Wybija również w wielu przypadkach telefony, ponieważ rozmowa telefoniczna nie pozostawia żadnych „dowodów” ustaleń przeprowadzonych podczas dyskusji. W przypadku e-maila mamy „czarno na białym” napisane, o czym była mowa, co bywa również podstawą do umów i roszczeń.
E-mail jest elementarną funkcją dla każdego, kto używa internetu, a używa go coraz więcej osób. Ważne jest więc to, aby pisać je prawidłowo. O tyle, o ile nie musimy się starać w przypadku e-maili do znajomych, czy do rodziny, to powinniśmy się zastanowić nad prawidłowym zapisem listu elektronicznego do szefa, wykładowcy czy innego miejsca, w którym do ludzi należy odnosić się z szacunkiem, tak, jakbyśmy to zrobili w przypadku tradycyjnego listu (urzędy, organizacje, potencjalni klienci, można by tak długo wymieniać). Poniżej napiszę, w jaki sposób powinno się formułować e-maile.
Poczta elektroniczna kieruje się takimi samymi zasadami, jak tradycyjny list. Wysyłając za jej sprawą e-maila do osoby, do której odnosimy się z szacunkiem, powinniśmy więc zacząć od tradycyjnego przywitania, jakim jest „Dzień dobry”, „Dobry wieczór”, czy „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”. Nie powinniśmy stosować formuły „Witam”, która jest nad wyraz często używana przez Polaków w internecie, ponieważ jest to niejako spoufalanie się z odbiorcą listu. Możemy jej użyć dopiero wtedy, gdy nasz interlokutor użyje jej jako pierwszy. To znak z jego strony mówiący o tym, że wolno.
Ważna jest też kwestia pożegnania. Jeśli piszemy do osoby postawionej wyżej od nas, nie powinniśmy pozdrawiać, co internauci również często i nagminnie robią. E-mail kończymy tak, jak list: „Z poważaniem”, „Z góry dziękuję za odpowiedź” i podpisujemy się imieniem i nazwiskiem. W tej sytuacji również czekamy aż odbiorca „wyciągnie do nas rękę” i sam, jako pierwszy, pozdrowi. Wtedy możemy również śmiało stosować ten zabieg estetyczny.
Warto też zwrócić uwagę na treść tytułu. Powinien on zawierać jak najwięcej informacji o treści e-maila w jak najkrótszy sposób, na przykład „Przypomnienie o książce” przypomni wykładowcy o tym, że umawiał się ze studentem na pożyczenie książki. Tytuły typu „Prośba” czy „Witam” są karygodne, ponieważ odbiorca nie wie, czego się może spodziewać i może, na przykład, przeczytać list w późniejszym terminie.
To najważniejsze elementy e-maila, które powinny być zawarte w oficjalnych listach. Nie zapominajmy o tym.
