Jak skutecznie odbierać wiadomości?

- zarówno te, które Ty wykonujesz do potencjalnego klienta oraz te, które Ty przyjmujesz, odbierając telefon. Nieprecyzyjny przepływ informacji usłyszanych przez słuchawkę prowadzi do nieporozumień i przekazywaniu dalszym osobom wiadomości z istniejącym błędem. Należy przy rozmowie, jak i w pisaniu elektronicznym dokładnie zapisywać wszystkie dane, które pozwolą na swobodne skontaktowanie się w razie nieobecności. Gromadź wszystkie informacje, nawet jeśli uważasz, że zapisywanie jest tylko stratą czasu. Zbyt pewność siebie może zgubić Cię w ekstremalnej sytuacji, gdy nasz już szef potrzebuje tego adresu czy numeru telefonu. Niepotrzebnie tracisz nerwy, szef również zaczyna się niecierpliwić i powstaje zamieszanie. Jednak lepiej zapisywać takie rzeczy, by uniknąć podobnej sytuacji. Poza tym masz kontrolę nad informacją. Ty jesteś w stanie podać precyzyjnie dane szefowi. Dobrze jest też pytać dzwoniącego, w jakiej sprawie chce rozmawiać. Pozwoli Ci to dokładnie sformułować informację i przekazać ją dalej. Nie poprzestawaj na ogólnikach. Gdy dzwoni kolega szefa i chce, aby on zadzwonił do niego później i prosi o szybki kontakt, należy wyciągnąć od takiej osoby jak najwięcej informacji.
Jaki kolega? Jego nazwisko. Z jakiej firmy dzwoni? W jakim celu szef ma się szybko skontaktować? Kiedy ma zadzwonić? Takie informacje pozwalają na kompetentne przekazanie wiedzy drugiej osobie o sytuacji, która miała miejsce. Tak samo zasada dotyczy również informacji przekazywanej za pomocą krótkiego maila. Postaraj się o odpowiedź zwrotną, która pozwoli na przekazanie szczegółowej wiadomości Twojemu szefowi. Nie zapominaj też o napisaniu daty, kiedy ta rozmowa odbyła się albo kiedy przyszedł mail z informacją. To bardzo ważne, aby nie przegapić terminów umówionych spotkań oraz zaplanowania ich w grafiku firmy. Gdy odbierasz rozmowę telefoniczną, zawsze upewnij się, czy dobrze zrozumiałeś nazwisko osoby dzwoniącej. Na wszelki wypadek poproś o powtórzenie, gdy nie jesteś pewny, czy dobrze napisałeś. Niech Twoje robienie notatek będzie przejrzyste i bez problemów będziesz mógł te informacje odnaleźć. Słuchaj, co rozmówca mówi do Ciebie. Jak się przedstawia? Czy tytułuje się w momencie przedstawiania? Możesz spotkać na swojej drodze różne osoby, które reagują na posiadane przed nazwiskiem tytułów. Taka osoba może poczuć się urażona, jeżeli zbagatelizujesz informację o tym, jak przedstawił się Ci w rozmowie. Jeżeli w mailu napisane są tytuły przed nazwiskiem w swojej korespondencji, również tego nie pomijaj. Miej szacunek dla innych, a oni również szacunkiem odwzajemnią się Tobie. Ustal, kiedy można oddzwonić w przypadku, gdy Ty byłeś nieobecny oraz zapytaj, kiedy Ty możesz zadzwonić w sprawie kontaktu. Dokładnie zapisz wszystkie informacje, które rozmówca przekazuje. Uszanuj to i nie dzwoń lub nie pisz, gdy prosi o kontakt o konkretnej godzinie. Nie dopuszczaj do sytuacji, w której nie potraficie na siebie trafić, dzwoniąc na przemian. To buduje irytację i zniecierpliwienie po obu stronach. W komunikowaniu się z drugą osobą bądź przyjazny. Zaoferuj mu swoją pomoc, gdy czujesz, że masz do tego kompetencje, aby zastąpić nieobecnego szefa. Zaoszczędzisz czas na powtórnym przekazywaniu wiadomości szefowi i nadasz bieg sprawie. Szef na pewno to doceni i powie, że jesteś niezastąpiony w takich sytuacjach. Rozmówca też uzyskał to, co chciał dowiedzieć się od Twojego szefa i może spokojnie zabrać się za swoje sprawy, mając niezbędne informacje uzyskane od Ciebie. Przekazywanie informacji innej osobie powinno trwać nie więcej niż 30 sekund. Dlaczego? Zbyt rozbudowana informacja może zostać niedosłyszana w całości. Potem powstają sytuacje, które powodują nieporozumienia. Twoja wypowiedź musi być rzeczowa i krótka tak, aby szef mógł oddzwonić do tej osoby i wiedzieć, o czym ma rozmawiać