Jak zoptymalizować proces rekrutacyjny?

   Optymalny proces rekrutacyjny oznacza maksymalnie efektywny przy istniejących ograniczeniach oraz preferencjach. Efektywność należy rozpatrywać w trzech wymiarach: wyboru, zasobów oraz kontroli.
   Efektywność wyboru oznacza zatrudnienie osoby, która wniesie do firmy maksymalną wartość przy obiektywnych ograniczeniach takich, jak oferowane wynagrodzenie czy pula kandydatów wynikająca  z charakteru lokalnego rynku pracy. Każdy nowozatrudniony pracownik powinien przynieść firmie co najmniej tyle dochodu, ile wynosi jego wynagrodzenie.
   Efektywność zasobowa to w szczególności czas poświęcony na rekrutację oraz zaangażowanie osób w podjęcie decyzji o zatrudnieniu. Najczęstszym ograniczeniem jest pilne zapotrzebowanie na pracownika, wynikające m.in. z wysokiej rotacji, nagłego wypowiedzenia umowy, choroby lub innych zdarzeń losowych. W przypadku zatrudnienia wynikającego z długoterminowego planowania kadr, proces rekrutacyjny również musi zamknąć się w odpowiednich ramach czasowych, często nie więcej niż jeden miesiąc. Proces rekrutacyjny jest efektywny w wymiarze czasowym, jeżeli nie przekracza narzuconych ograniczeń oraz nie angażuje niepotrzebnych czynności.
   Efektywność kontroli polega na obiektywnym porównaniu kandydatów oraz udokumentowaniu całego procesu, tak aby można było wyciągnąć wnioski na przyszłość oraz umotywować wybór. 

   Krok po kroku...
   Modelowanie optymalnego procesu rekrutacyjnego stanowi interdyscyplinarny proces, który łączy w sobie znajomość specyfiki biznesu oraz wiedzy HR. Wiedza biznesowa jest niezbędna do zdefiniowania oczekiwań wobec kandydatów do pracy. Wiedza HR, z kolei, stanowi podstawę weryfikacji predyspozycji do wykonywania określonego zajęcia.
   Poniżej znajduje się siedem kroków do optymalnego procesu rekrutacyjnego.

1. Określ wskaźniki sukcesu...
   Na początku należy określić kiedy i w jakich okolicznościach będzie można mówić o rekrutacji zakończonej sukcesem. Pomocne mogą okazać się wskaźniki sukcesu. Powinny być one mierzalne i obiektywne.
   Przykładowe wskaźniki sukcesu to:
   - pierwsza ocena pracownicza zatrudnionej osoby będzie oscylować wokół 80% punktów,
   - pracownik zrealizuje cele sprzedażowe w ciągu pierwszych 6 miesięcy,
   - pracownik dokona co najmniej trzech akcji korygujących procesy w firmie / wdrożeń,
   - zatrudniony pracownik przepracuje co najmniej jeden rok,itp.
  
   Jeżeli po zatrudnieniu okaże się, że cel rekrutacji został osiągnięty, jest to dowód na to, że proces rekrutacyjny prawidłowo selekcjonuje kandydatów.

2. Dowiedz się kogo szukasz...
   Dobra znajomość struktury organizacyjnej oraz zależności zachodzących pomiędzy poszczególnymi działami to pierwszy krok do zdefiniowania profilu idealnego kandydata. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie modelu organizacyjnego z matrycą zależności oraz funkcji. Stworzenie takiego modelu powinno być poprzedzone wywiadami na różnych szczeblach organizacyjnych, obserwacją pracy w poszczególnych działach, a także syntetycznym spojrzeniem na proces kreowania wartości w firmie.
   Wywiady mają służyć poznaniu rzeczywistych potrzeb, natomiast obserwacja w pracy to w szczególności sprecyzowanie odpowiedniego profilu osobowościowego.
   Zdefiniowanie głównych źródeł i zależności warunkujących zyskowność firmy nabiera sensu przy analizie istotności danego stanowiska lub grupy stanowisk. Znaczenie stanowiska w procesie kreowania wartości pomaga określić optymalną wielkość zasobów dedykowanych danej rekrutacji.
   Ukończony model powinien zawierać:
   - wymagania dotyczące życiorysu: wykształcenie, doświadczenie zawodowe ukończone kursy, itp.;wymagania
   - osobowościowe: kompetencje, umiejętności, sposób zachowania się w określonych sytuacjach. 
   
   Stworzenie profilu osobowego stanowi punkt wyjścia do zdefiniowania etapów rekrutacyjnych.

3. Wybierz etapy rekrutacyjne...
   Wybór etapów procesu rekrutacyjnego stanowi odpowiedź na pytanie jak weryfikować doświadczenie, wiedzę oraz umiejętności. Liczba etapów uzależniona jest od stopnia kompleksowości pracy na danym stanowisku. Poszczególne etapy mogą być przeprowadzone w ciągu jednego dnia lub nawet jednego spotkania.
   Zalecane jest wprowadzenie etapów wspólnych dla wszystkich bądź większości stanowisk, co ułatwia koordynację rekrutacji w całej firmie oraz zapewnia większe zrozumienie pracy działu HR. Etapy wspólne powinny zajmować minimum 20% czasu poświęconego na każdą rekrutację. Przykładowo, testy logiczne mogą być wykorzystywane w rekrutacjach na większość stanowisk, jednak z odpowiednio dostosowanym poziomem trudności.
   Wyjściowym etapem rekrutacji jest oferta pracy. Oferta powinna dotrzeć do jak największej ilości kandydatów z grupy docelowej, czyli osób które w pełni spełniają wymogi. Za sukces uważa się sytuację, w której ponad połowa odpowiedzi na ofertę kierowana jest od osób z grupy docelowej. Istotność oferty polega przede wszystkim na pełnym wykorzystaniu lokalnego rynku pracy.
   Kolejny standardowy etap to analiza życiorysów. Jeżeli ilość odpowiedzi przekracza 10 osób, z których każda należy do grupy docelowej, rekruter staje przed sporym problemem decyzyjnym. W zależności od zasobów czasowych dedykowanych rekrutacji, proces może przewidywać ograniczoną ilość rozmów rekrutacyjnych. Jeżeli ilość możliwych rozmów jest ograniczona, etapy rekrutacyjne następujące po analizie CV powinny wyselekcjonować odpowiednich kandydatów, a przede wszystkim umożliwić obiektywne porównanie ich wiedzy oraz umiejętności. Jeżeli jednak zasoby czasowe umożliwiają odpytanie wszystkich kandydatów, dobrym rozwiązaniem jest równoległe wprowadzenie pozostałych etapów rekrutacyjnych, będących uzupełnieniem rozmów. Dodatkowe etapy rekrutacyjne mogą mieć miejsce w dzień rozmowy kwalifikacyjnej, jednak najczęściej występują kilka dni wcześniej.
   Niezależnie od sposobu wykorzystania dodatkowych etapów rekrutacyjnych, powinny być one selektywne oraz umożliwiać obiektywne porównanie kandydatów.
   Zaleca się weryfikację kluczowych umiejętności na danym stanowisku jak również kompetencji, które są ważne w całej firmie, w szczególności tych odzwierciedlających kulturę organizacyjną.
   Wybrane etapy rekrutacyjne powinny charakteryzować się następującymi cechami:
   - badane kompetencje są istotne na danym stanowisku,
   - same etapy są dostosowane do stanowiska (czas, poziom trudności, itp.),
   - umożliwiają porównanie kandydatów,
   - opierają się na obiektywnych kryteriach,
   - są selektywne oraz umożliwiają testowanie dużej ilości kandydatów.

   Zarówno stworzenie profilu kandydata, jak zdefiniowanie etapów rekrutacyjnych odnoszą się do efektywności procesu rekrutacyjnego w kontekście wyboru. Kolejne kroki nawiązują do efektywności zasobowej oraz kontrolnej.

4. Ustal kolejność etapów rekrutacyjnych...
   Kolejność etapów rekrutacyjnych powinna opierać się na hierarchii istotności kompetencji oraz łatwości ich weryfikacji. Przykładowo, jeżeli istotną kompetencją jest znajomość języka angielskiego, a test językowy łatwo przeprowadzić pośród dużej grupy kandydatów, taki test powinien mieć miejsce od razu po analizie życiorysów.
   Jednym z możliwych podejść do kolejności etapów rekrutacyjnych jest metoda „wisienki na torcie”. Taką „wisienką” jest z reguły pożądana kompetencja, którą można zbadać u niewielkiej ilości kandydatów jako zwieńczenie procesu rekrutacyjnego.
   Jako przykład może służyć sytuacja, w której po zweryfikowaniu wszystkich kluczowych kompetencji takich jak np. szybkie wnioskowanie, ma miejsce panel współpracy, który bada umiejętność rozwiązywania problemów w grupie.

5. Ustal czas procesu...
   Czas procesu rekrutacyjnego należy rozpatrywać w dwóch aspektach: czas od umieszczenia oferty do podpisania umowy z wybranym kandydatemilość roboczogodzin poświęconych rekrutacji.
    Każda rekrutacja ma pewien termin, który determinuje liczbę spotkań rekrutacyjnych, liczbę etapów w ramach każdego spotkania oraz odpowiednie odstępy czasowe między nimi. Znajomość terminu pozwala również na wstępne określenie ilości dostępnych roboczogodzin.
   Ilość roboczogodzin odnosi się do pracy specjalistów HR, kierowników działów oraz innych osób zaangażowanych w rekrutację.
   Poniżej znajduje się lista rzeczy, które należy określić, aby skutecznie uporać się z ograniczeniami czasowymi:
   - czas trwania każdego spotkania,
   - czas trwania każdego etapu w ramach spotkania,
   - czas przerw pomiędzy etapami, jeżeli mają one miejsce w tym samym dniu,
   - ilość osób testowanych podczas jednego etapu,ilość grup przechodzących dany etap,
   - stopień selekcji dla każdego etapu,
   - czyli ilość osób wyłonionych do dalszej weryfikacji,
   - czas dedykowany na analizę wyników oraz sporządzenie raportów podsumowujących.

   Optymalnie wykorzystany czas rekrutacji świadczy o skuteczności Działu HR.

6. Dostosuj proces do preferencji czasowych..
   Wszystkie etapy rekrutacyjne powinny być dostosowane do preferencji czasowych. Oznacza to, że każda czynność w rekrutacji powinna trwać określoną ilość czasu. Jeżeli okaże się, że niektóre czynności okażą się być zbędne w danym etapie rekrutacyjnym, należy je wyeliminować, skupiając się na tych najważniejszych.
   Jeżeli sam etap rekrutacji, np. test analityczny, trwa zbyt długo, należy dostosować go do potrzeb rekrutacji, np.: zmniejszyć ilość pytań, zautomatyzować ocenę wyników, podwyższyć stopień selekcji na etapie poprzednim itp.

7. Zbuduj system raportowania rekrutacji...
   Raportowanie rekrutacji odnosi się do następujących czynności: ocena i analiza wyników poszczególnych etapów, zdefiniowanie i weryfikacja wskaźników sukcesu rekrutacji.
   Aby rekrutacja była efektywna w kontekście kontroli, każdy etap powinien być podsumowany i przeanalizowany. W tym kontekście znaczenia nabiera agregacja danych oraz porównywalność. Przykładowo, po odbytym teście rekrutacyjnym, ważne jest szybkie skalkulowanie wyników oraz porównanie ich w kilku wymiarach. Dobrze przygotowane dane są podstawą dobrych decyzji. Zaleca się, aby każde podsumowanie etapu stawało się formalnym dokumentem.
   Wskaźniki sukcesu badają efektywność rekrutacji w długim okresie. Niejednokrotnie należy poczekać kilka miesięcy zanim okaże się czy rekrutacja okazała się być sukcesem, czy może należy wprowadzić odpowiednie zmiany do modelu rekrutacyjnego. Niemniej jednak, to wskaźniki sukcesu mogą okazać się ostatecznym dowodem na to, że zamodelowany proces jest efektywny.

   Optymalne procesy rekrutacyjne stanowią podstawę sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tylko takie procesy dostarczają biznesowi najlepszych ludzi, którzy wnoszą wartość dzięki swojemu potencjałowi intelektualnemu, umiejętnościom oraz doświadczeniu.
   Zamodelowanie optymalnego procesu rekrutacyjnego nie należy do rzeczy łatwych ze względu na kompleksowość oraz interdyscyplinarny charakter. Niemniej jednak, coraz więcej firm zaczyna poszukiwać źródeł swojego sukcesu w sprawnie prowadzonej rekrutacji.