Czynnik ludzki
Po pierwsze i najważniejsze to musi mieć ludzi, którzy pomogą mu w organizacji wydarzenia. Tutaj trzeba zmierzyć się z problemem jakim jest dobrowolność działalności w organizacji studenckiej. Zadanie zlecone przez koordynatora może zostać nie wykonane lub wykonane za późno, zdarza się również, że ktoś zadeklaruje się i nie poinformuje, że potrzebuje pomocy. Najwięcej problemów pojawia się jeśli ktoś zadeklaruje się, że zrobi coś i… nie daje znaku życia, nie wiadomo czy w ogóle rozpoczął pracę, nie wiadomo czy to zrobi i kiedy zrobi. Kolejny przypadek to osoby, które coś zadeklarują i rezygnują z tego po jakimś czasie. Tutaj przynajmniej wiadomo, że trzeba znaleźć nową osobę, która to wykona lub zrobić to samemu. Bywa i tak, że ktoś wykona zadanie, ale pozostają niedociągnięcia, takie jak źle wystawione faktury, brak kopii pisma wysłanego do kogoś i inne. Najbardziej optymistyczna wersja zakłada wykonanie szybkie i poprawne powierzonego zadania.
Promocja
Kto jest celem organizacji studenckiej? Oczywiście studenci. Pozostaje odpowiedzieć sobie na pytanie w jaki sposób dotrę do studentów i do jakich studentów. Czy to są studenci z danego kierunku, wydziału, uczelni, czy może studenci z całej Polski? Najbardziej popularną formą promocji są plakaty. Cenną osobą w organizacji jest ktoś kto potrafi wykonać dobry plakat, a ponadto przygotować go odpowiednio do wydruku. Warto również zainteresować się osobą, która wymyśli hasło promocyjne na plakat. W końcu należy poszukać odpowiedniej drukarni, która spełni nasze wymagania finansowe, jakościowe i czasowe (np. wpisując w google.pl „drukarnie Kraków”). Oprócz plakatów można również zadbać o ulotki. Na końcu trzeba znaleźć osoby, które rozniosą ulotki lub rozwieszą plakaty. Czasami warto zrobić specjalną stronę internetową poświęconą wydarzeniu.
Media
Przy promocji nie można zapomnieć o mediach: radio, telewizja, prasa lokalna, studencka, ogólnopolska. Po więcej szczegółów odsyłam do fachowych publikacji.
Zaplecze techniczne
Tutaj bardzo ważne jest znalezienie odpowiedniego pomieszczenia, sali, miejsca, w którym będzie mogło odbyć się wydarzenie. Trzeba uzbroić się w dużo cierpliwości i przedrzeć się przez biurokrację, czyli składanie odpowiednich podań, próśb, wszelkiego rodzaju pism. Ważne: nie wolno zapomnieć o pozwoleniu na organizację wydarzenia (zwłaszcza jeśli patronuje temu uczelnia). Drobne, aczkolwiek ważne sprawy, to odpowiedni rzutnik, laptop na prezentację (najlepiej automatycznie odpalaną, bez pokazywania wszystkim pulpitu) i mikrofon. Oczywiście należy również zebrać odpowiednie materiały potrzebne przy danym wydarzeniu. W końcu jeśli przewidziana jest nagroda, należy zadbać o to, żeby ją wysłać lub kupić przed wydarzeniem, aby można ją było od razu dać. Zdarza się również, że trzeba zapewnić catering.
Na koniec chciałam przypomnieć, że dobry koordynator musi również zrobić kosztorys i dostosować się do budżetu, którym dysponuje (bądź poszukać sponsorów).
