Szanowny użytkowniku kasy fiskalnej.
Gdy już przebrnąłeś przez poszukiwania i zakup kasy fiskalnej i jesteś jej „szczęśliwym" posiadaczem musisz się liczyć z faktem, iż jak każde urządzenie elektroniczne, kasa fiskalna podlega także wszelkim fizycznym prawom. Cóż to stwierdzenie znaczy w praktyce? To bardzo proste, kasy fiskalne również mogą się popsuć. Ale naturalne jest, iż wszyscy zakładamy, że kasa fiskalna, którą kupiliśmy nigdy się nie zepsuje. Pozytywne myślenie, czy też ślepa wiara?
I jedno i drugie nie da nam poczucia bezpieczeństwa. Trzeba być realistą. A co kiedy jednak kasa fiskalna się zepsuje, panika? Oczywiście w pierwszej kolejności telefon do serwisu, który zajmuje się opieką na twoją kasą fiskalną. Awaria może być prosta, np. błąd operatora, coś się zablokowało, nie kontaktuje wtyczka zasilacza, itp. Takie awarie można załatwić „od ręki". Przyczyna awarii może też być bardziej skomplikowana, np. zepsuty wyświetlacz, uszkodzenie klawiatury, zablokowana drukarka. Wówczas, jeśli szybka naprawa nie pomoże i serwis nie posiada na miejscu części zamiennych ( co trzeba zaznaczyć jest dość częste w praktyce, gdyż każda część, to znaczny wydatek ), trzeba będzie poczekać na naprawę przynajmniej jeden dzień. Jednodniowy postój w handlu jeszcze można przeżyć, choć nie jest to miłe, ani dobre dla naszej kieszeni. Najgorszy wariant awarii występuje wówczas, gdy na naprawioną kasę fiskalną będziemy musieli poczekać kilka dni, albo i dłużej. Każdy serwis na reakcję ma wg rozporządzenia dotyczącego kas fiskalnych 48 godzin. Jednak pamiętajmy, że jest to jedynie czas zareagowania na zgłoszenie awarii i podjęcia pierwszych działań. Natomiast rzeczywiście na naprawę ma obligatoryjnie 14 dni! I co wtedy zrobić? Zamknąć swoją firmę na tak długi okres czasu? Toż to absurd. Nasze straty będą wtedy zbyt duże. Spokojnie moglibyśmy za te pieniądze kupić sobie nową kasę fiskalną. Normalnie dalej pracować i nie stresować się. A najważniejsze, zarabiać. Cóż każda firma posiada stałe miesięczne koszty utrzymania, plus koszty zmienne. A do tego, każdy z nas chce jeszcze zarobić. Przecież po to zakładało się swoją firmę. W tym wypadku potrzebna jest zimna kalkulacja.
Samo Ministerstwo Finansów ten problem „rozwiązało". Wprowadziło na rynek fiskalny pojęcie - rezerwowe kasy fiskalne. Umożliwiło w prawie zakup każdemu podatnikowi kasy rezerwowej. Inaczej mówiąc, w wypadku awarii podstawowej kasy, podatnik może ( o ile posiada) w jej miejsce wstawić rezerwową kasę fiskalną.
Kasa rezerwowa to taka sama kasa jak podstawowa. Gdy masz awarię, to zastępuje się nią urządzenie podstawowe
i jest to zgodne z wymogami Urzędowymi i można dalej pracować bez przerywania cyklu sprzedażowego.
Firmy sprzedające i serwisujące kasy fiskalne powinny powiadamiać klientów o ewentualności kupienia kasy, jako rezerwowej. Należy pamiętać, iż serwisy nie odpowiadają za to, że podatnik nie posiada kasy rezerwowej, to obowiązek podatnika, aby w trakcie awarii nie prowadzić sprzedaży lub zastąpić kasę podstawową, kasą rezerwową. Wszystko pięknie, ale druga kasa fiskalna to podwójny wydatek. To fakt.
Jednakże Ministerstwo Finansów podatnikom, którzy zakupią kasę rezerwową w tym samym czasie, co kasę podstawową przyznają taką samą ulgę, jak na kasę podstawową. Jest to 90% wartości netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Przy kasach tańszych dostaniemy pełne 90%. To bardzo ważna uwaga. Tak naprawdę każda kasa fiskalna będzie nas kosztowała jedynie 10% swojej wartości netto. Jeśli do tego jeszcze jesteśmy VAT-owcami, wówczas odpisujemy sobie również VAT zakupu.
Jednak pamiętajmy, takie fory dostaje się tylko jeden raz, przy pierwszym zgłoszeniu kas fiskalnych w Urzędzie Skarbowym. Ilość urządzeń podana w tym zgłoszeniu podlega prawu umożliwiającemu nam dostanie ulgi na każde
z nich. Jest jeszcze jeden warunek, wszystkie kasy wpisane w tym zgłoszeniu muszą być zainstalowane w wymaganych terminach. Wszystkie kasy można wprowadzić od razu lub wg prawa co miesiąc, przy czym w każdym kolejnym nie mniej niż zostało zainstalowanych kas w pierwszym miesiącu.
Posiadając kasę rezerwową można liczyć także na zniżki (kwestia dogadania się ze swoim serwisem) w trakcie awarii lub przeglądu technicznego.
Przytoczmy teraz zgoła całkiem inny przypadek.
Posiadamy dwie kasy fiskalne Tychy na odrębnych stanowiskach i jedną z nich chcemy zlikwidować. Zlikwidować tę kasę?
O nie! Tę właśnie kasę fiskalną, która ci zostanie można spokojnie przekwalifikować na kasę rezerwową!
Za darmo mamy urządzenie rezerwowe.
Jednak należy powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy. Wtedy jeżeli nowym przeznaczeniem tej kasy będzie praca rezerwowa, to należy zmienić jej nagłówek i ewentualnie przystosować bazę towarową , stosowną do punktu, w jakim będzie pracować zamiast kasy podstawowej. O fakcie zmiany nagłówka i miejsca instalacji kasy też musimy powiadomić Urząd Skarbowy.
Pamiętajmy! Każda operacja związana ze zmianami w kasie lub awariami musi być odnotowana w książce serwisowej kasy. Książka serwisowa kasy to jej książeczka zdrowia!
Prawa rządzące rezerwowymi kasami fiskalnymi.
Stosowanie rezerwowej kasy fiskalnej obłożone jest takimi samymi warunkami, jak stosowanie kasy podstawowej. Musi ona spełniać te same wymogi techniczne, a paragony przez nie drukowane powinny zawierać wszystkie wymagane informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadzona była sprzedaż ewidencjonowana na kasie rezerwowej, należy drukować raporty dobowe i miesięczne.
Pamiętaj! Nie ma obowiązku drukowania raportów za okresy, w których kasa nie była używana.
Prawdą jest, iż mając fiskalną kasę rezerwową zapewniamy sobie komfort ciągłości swojej pracy i brak problemów
z Urzędami Skarbowymi.
Niestety, nie jest możliwe szybkie przenoszenie kasy pomiędzy punktami sprzedaży. Należy zauważyć, że kasa rezerwowa pracuje w takim samym systemie jak kasa podstawowa. Paragon musi spełniać wszystkie warunki określone dla kasy podstawowej. Oznacza to, że na paragonie musi zostać uwidoczniony adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku, gdy w punkcie sprzedaży mamy więcej niż jedno stanowisko kasowe, paragon powinien zawierać informację o kolejnym numerze kasy i oznaczenie kasjera.
W przypadkach opisanych wyżej Urząd Skarbowy nie może zakwestionować niczego, ponieważ to jest zgodne
z prawem. Nie posiadając kasy rezerwowej w momencie awarii Urząd Skarbowy nakłada na podatnika czyli właściciela kasy karę, a nie jest ona malutka. Wiadomo to Skarb Państwa.
Podsumowując, spokojnie można stwierdzić, iż zakup rezerwowej kasy fiskalnej to bardzo praktyczne i pragmatyczne podejście, przede wszystkim ma się spokojne nerwy w trakcie jakiejkolwiek kontroli Urzędu Skarbowego. Jesteś pewny, że nie nałożą mandatu za brak kasy i kontynuujesz sprzedaż, a przecież to priorytet.
Na koniec przypomnijmy objaśnienie artykułu 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, który nakłada na podatników zobowiązanych do prowadzenia ewidencji obrotu przy zastosowaniu kas fiskalnych przymus stosowania kasy rezerwowej, jeśli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja na kasie podstawowej. Zauważmy, że przepis ten nie zobowiązuje bezwzględnie podatników do zakupu kasy rezerwowej. Dopuszcza on bowiem jej brak, nakazując jednak w takim przypadku zaprzestanie sprzedaży w przypadkach, w których ewidencjonowanie na kasie podstawowej nie jest możliwe.
P.S. Wszystko pięknie i ładnie. Nawet mając kasę rezerwową, którą kupimy na samym początku możemy ponieść niewielkie koszty. Jednak jest jedno ale! Tak naprawdę to wszystko jest jednym wielkim wymuszeniem. Dlaczego? Zaraz na początku musimy kupić więcej, niż zamierzaliśmy.
Uważam, że każdy powinien mieć prawo wyboru. A wyborem tutaj powinien być moment, w którym zdecyduję się na zakup kasy rezerwowej. I co najważniejsze, w każdym takim momencie powinna istnieć możliwość dostania ulgi za zakup takiej dodatkowej kasy fiskalnej. To byłoby sprawiedliwie. A nie tylko podczas pierwszego zakupu urządzeń fiskalnych do mojej firmy.
Ale to jest tylko moje skromne zdanie, a prawo jest, jakie jest.
Autor: Agata Ryglewska
