W tym artykule przyjrzymy się kwestii wyboru organizatora konferencji. Co zwycięża, doświadczenie, czy świeżość? Na co zwrócić uwagę, wybierając koordynatora?

Data dodania: 2009-06-12

Wyświetleń: 1735

Przedrukowań: 0

Głosy dodatnie: 0

Głosy ujemne: 0

WIEDZA

0 Ocena

Licencja: Creative Commons

Słysząc hasło „konferencja” myślimy: dobre jedzenie, czas wolny, dobra zabawa, nudne wykłady. Kolejność nie jest tutaj przypadkowa. Organizatorzy konferencji często starają się budować swój dobry wizerunek zapewniając wyśmienity catering, składający się z wielu dań, poczęstunków, przerw kawowych, kuchni na świeżym powietrzu, gdzie uśmiechnięte hostessy nieustannie roznoszą kieliszki z przednimi trunkami, a kelnerzy donoszą coraz to nowe półmiski. Kiedy wszyscy goście dobrze się najedzą czeka na nich bogaty program imprez towarzyszących, składający się z lekkich form, jak wieczór przy ognisku, czy występy artystyczne, oraz serii mocnych przeżyć, z gatunku wspinaczki skałkowej i survivalu w ciężkim terenie. Po tym wszystkim, nie tylko najedzeni, ale też porządnie wymęczeni, goście z uśmiechami na twarzach mogą wrócić do wysokiej klasy pokoi hotelowych lub skorzystać z kolejnego programu rozrywek, przygotowanego na późny wieczór. Wszystko to tylko po to, żeby nuda całodniowych wykładów nie przyćmiła wspaniałości organizatora. Czy jednak po to robimy konferencje?

W jednym z poprzednich artykułów zaznaczałem, że celem konferencji może być owszem budowanie wizerunku, jednak jeżeli już ktoś decyduje się na część merytoryczną, to pewnie dlatego, iż ma coś ważnego do przekazania. Dlaczego więc panuje powszechne przyzwolenie na zanudzanie gości wykładami?

Większość organizatorów konferencji to osoby specjalizujące się w eventach. Nie bez przyczyny. Słusznym jest przecież stwierdzenie, że z punktu widzenia organizatora, do wykonania są podobne zadania. Należy zaprosić gości, zaplanować program, wykonać niezbędne przygotowania, zadbać o obsługę techniczną i modlić się o brak wpadek. Jest jednak subtelna różnica między konferencją, a eventem. Celem eventu jest zachwycić formą, pokazując ograniczoną treść. Zadaniem konferencji jest zafascynować treścią, dzięki atrakcyjnej formie. Jak zatem wybrać dobrego organizatora, dzięki któremu konferencja stanie się hitem?

Przede wszystkim nie wstydźmy się pytać, kim jest osoba lub zespół, której powierzamy zorganizowanie wydarzenia. Jeżeli chwali się bogatym portfolio eventów, to znak, że potrafi zadbać o atrakcyjną oprawę. Istotna jest jednak także jego przeszłość. Dobry wpływ na organizatora konferencji mają studia. Jest to niewątpliwie okres w życiu człowieka, który uczy jak odróżnić dobry wykład od złego. Przemyślenia wynikające z takich doświadczeń, pozwalają unikać błędów przy planowaniu części merytorycznych konferencji. Zapytajmy też o pomysły, dzięki którym ma on zamiar ożywić wydarzenie. Taki test na kreatywność przeprowadzają czołowe firmy konsultingowe, przy rekrutacji nowych pracowników. Jeżeli przyszły koordynator przedstawi kilka ciekawych rozwiązań na samą część merytoryczną, najprawdopodobniej jest godny zaufania.
Paradoksalnie zbyt duże doświadczenie także może być przeszkodą. Osoba, która chwali się zorganizowaniem setek konferencji może mieć zbyt rutynowe podejście i nie zapewni rozwiązań szytych na miarę. Dlatego też, lepiej jest wybrać firmę, która przyśle rozsądnie młodego menedżera projektu, niż tę, gdzie naszą konferencją zajmie się właściciel-wyjadacz.

Nie ma oczywiście jednej recepty na uczynienie konferencji ciekawą. Najwięcej może dać oczywiście ciekawy mówca, jednak o takich trudno. Poza tym, często wybór prelegentów nie leży w gestii organizatora, dlatego też powinien on skupić się na rozwiązaniach w innych obszarach. Niewątpliwie tak skomplikowaną sprawę, jak organizacja konferencji powinno się dobrze przemyśleć.

W następnym artykule postaram się przedstawić temat metod poszukiwać najlepszego organizatora konferencji. Zapraszam na naszego bloga, gdzie znajdziesz odnośniki do poprzednich artykułów, a także wiele informacji o nas.

Licencja: Creative Commons