Konferencja w kryzysie

Zacznijmy jednak od samego początku. W jakim celu w ogóle organizować konferencję? W przypadku przedsiębiorstw motywacją może być reklama nowych usług, czy produktów. Tego typu spotkanie jest również dobrą metodą na budowanie wizerunku. Zapraszając na swoją konferencję znane osobistości, ma się duże szanse na darmowe miejsce w gazetach, w szczególnych przypadkach, wydarzeniem mogą się zająć nawet stacje telewizyjne. Stosunkowo małą uwagę w działaniach PR przywiązuje się jeszcze do Internetu, jednakże niebawem się to zmieni i właśnie to medium będzie jednym z głównych celów PR. Innymi przesłankami mogą kierować się stowarzyszenia, fundacje, ośrodki badawcze. Tutaj konferencja rzadziej będzie służyć promocji, a częściej wymianie doświadczeń, obchodom jubileuszy, czy inauguracji projektów.




Wiemy już po co organizuje się konferencje. Teraz powinniśmy zadać pytanie czy w czasach kryzysu firmy stać na taką formę promocji? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jeżeli przedsiębiorstwo do tej pory często korzystało z tej formy przekazu, utrzymując pracowników dedykowanych do tego rodzaju marketingu, to niewątpliwie będzie musiało przemyśleć swoją strategię. Koszt wynagrodzeń dla pięciu osób organizujących konferencję, może wahać się w przedziale 30 – 50 tys. zł, co oznacza stanowi znaczny koszt. Biorąc pod uwagę, że przeciętna firma nie organizuje więcej niż czterech, a najczęściej jedną lub dwie konferencje rocznie, daje to od 360 do 600 tys. zł na rok, czyli 180 – 300 tys. zł na konferencję. Przypomnijmy, że są to same wynagrodzenia. Pozostałe koszty organizacji konferencji, to hotele, sale konferencyjne, materiały reklamowe, transport i inne. Dla trzydniowej konferencji na około 200 osób, daje to dodatkowych 150 tys zł.
Podsumowując koszt organizacji całego przedsięwzięcia to minimalnie 330 tys zł. Czy jest to opłacalne? Pozostaje to kwestią dyskusyjną.




Można jednak skutecznie zredukować koszty. Organizacja konferencji to obecnie domena wyspecjalizowanych firm usługowych, które posiadają duże doświadczenie. Dzięki korzyściom skali mogą one zaoferować swoim klientom korzystne ceny. Dla omawianego wcześniej przykładu, koszt wynagrodzenia profesjonalnej firmy może wynieść od 15 do 30 tys. zł, czyli o ponad 300 tys. zł mniej.

Wnioskiem z powyższych rozważań jest wskazówka dla firm. Nieopłacalne jest obecnie organizowanie konferencji własnymi siłami. Dużo korzystniejszym rozwiązaniem okazuje się korzystanie z firm zajmujących się organizacja konferencji.