To tu wszystko się integruje
Uczelnie mogą wyodrębniać wiele jednostek organizacyjnych ze ściśle określonymi zadaniami i podziałem odpowiedzialności, ale jedno jest pewne – na pewnym etapie potrzebna będzie konkretna współpraca z dziekanatem. I to rodzi pewne problemy, ponieważ przy relatywnie niewielkiej obsadzie i zwykle ograniczonym finansowaniu dziekanat musi koordynować nie tylko procesy wewnętrzne, ale też współpracować ze studentami, organizacjami zewnętrznymi z własnej inicjatywy oraz odpowiadać na zewnętrzne pytania.
Jest to ogrom pracy, który coraz częściej jest fizycznie niemożliwy do wykonania, jeśli korzysta się tylko z klasycznych systemów obiegu dokumentów albo skostniałych procedur. Kluczem do usprawnienia działania dziekanatu jest odpowiednie oprogramowanie, które pozwoli zebrać w jednym miejscu dane z różnych kierunków i systemów oraz przekazać je dalej po odpowiedniej obróbce. Systemy takie jak webdziekanat z jednej strony zastępują niektóre stare systemy obiegu dokumentów, a z drugiej, dają też zupełnie nowe możliwości interakcji z podmiotami wewnątrz organizacji i na zewnątrz.
Ograniczyć straty czasu: zebrać dane i usprawnić komunikację
Dwa procesy są uznawane za wąskie gardła, które ograniczają wydajność pracy dziekanatu. Jest to zbieranie danych, ponieważ są one rozrzucone po różnych systemach, a często w ogóle nie są gotowe i trzeba poprosić o surowe dane i dopiero poddać je obróbce na konkretne żądanie. Drugie ograniczenie to komunikacja, która nie jest zautomatyzowana. A to problem, ponieważ przy tak dużej liczbie kontaktów, jakie musi utrzymywać dziekanat na każdym kierunku, ręczne kontrolowanie całego procesu staje się już wysoce nieefektywne.
Stąd też webdziekanaty mają przede wszystkim dwie funkcje:
- zebranie, integracja i udostępnianie z odpowiednimi uprawnieniami danych zarówno z wewnątrz uczelni, jak i informacji zewnętrznych;
- automatyzacja i usprawnienie komunikacji poprzez wykorzystanie szablonów i większej liczby środków porozumiewania się z grupami odbiorców, w tym przez SMS-y czy maile.
Jeśli chodzi o dane, to trzeba tu podkreślić również fakt, że spora część dokumentów generowanych przez uczelnie, nie ma dowolnej formy, tylko jest zdefiniowana z większą lub mniejszą szczegółowością w odpowiednich przepisach, a te mogą zmieniać się bardzo często. Jeśli wybierze się odpowiedni system obsługi dziekanatu, to wzory będą aktualizowane po stronie administratorów systemu, natomiast pracownicy, choć będą pewnie zobowiązani do śledzenia zmian, będą mogli temu nadać niższy priorytet niż faktycznym sprawom administracyjnym związanym z codziennym funkcjonowaniem uczelni.
Dziekanat przyjazny studentom
Studenci, mając olbrzymie możliwości wyboru oferty edukacyjnej, często też zwracają uwagę na to, w jakim standardzie będą obsługiwani. I dziekanaty stały się już wręcz antytezą dobrej uczelni. Znów – nie wynika to z niczyjej złej woli, ale skutki i tak mogą być takie, że da się zauważyć odpływ studentów. Usprawnienie komunikacji pozwoli opanować przynajmniej część problemów, które do tej pory zaprzątały głowę pracownikom administracyjnym, tym samym zostawiając więcej czasu na zajęcie się problemami, których nie da się w pełni zautomatyzować.
To naprawdę ważne nie tylko ze względów wizerunkowych, ale też dlatego, że pojedyncze nierozwiązane sprawy często i szybko się nawarstwiają, jeszcze bardziej angażując dziekanat. Warto więc ułatwić pracę poprzez automatyzację przynajmniej niektórych procedur i poziomów komunikacji.
