Komunikacja międzyludzka to pewnego rodzaju rytuał. Żeby ten rytuał był sprawnie przeprowadzony, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów, które mogą tę komunikację ulepszyć. Często bowiem jesteśmy nieświadomi błędów, jakie popełniamy jako rozmówcy i mówcy i przez to nasz przekaz może być źle odebrany – odbiorca może nie wiedzieć, o czym tak naprawdę mówimy i co chcemy mu w ten sposób zakomunikować. I nic dziwnego, że zamiast nas wysłuchać i przemyśleć to, co właśnie powiedzieliśmy, „wyłącza się” albo wycofuje się z rozmowy. Co w takim razie zrobić, żeby do tego nie doszło?
Kilka praktycznych porad
Przede wszystkim dobrze jest wiedzieć, co się chce powiedzieć. Niby to oczywiste i proste, a jednak nie do końca tak jest. Jeśliby to było proste, to nikt nie miałby problemów z przekazaniem informacji ani ze zrozumieniem drugiego człowieka. Dlatego warto najpierw przemyśleć, co się chce powiedzieć, zamiast mówić „co ślina na język przyniesie”. Najlepiej odbierana przez odbiorcę jest treść, która jest logicznie ułożona i ma jakąś sensowną ciągłość – co nie powinno dziwić. Nasze umysły lubią mieć wszystko ułożone, także taki sposób przekazywania treści jest dla nich wygodniejszy. To pewnego rodzaju komfort, gdyż podczas rozmowy i słuchania występuje inna sytuacja niż np. przy czytaniu książki. Czytając, można powrócić do przeczytanego zdania czy rozdziału wielokrotnie, żeby go lepiej zrozumieć. Takiej możliwości nie ma przy wysłuchiwaniu przemówień czy w zwykłych rozmowach. Oczywiście można mówcę czy rozmówcę poprosić o powtórzenie tego, co przed chwilą powiedział. Jeśli taka sytuacja zdarzy się raz, to jeszcze to przejdzie. Niemniej robiąc to raz za razem, straci to sens. Obie strony się najzwyczajniej zamęczą. Z tego względu powinno się szanować odbiorcę i przemyśleć to, co się chce powiedzieć. Podejrzewam, że dla Ciebie również jest lepiej, jeśli osoba, której wysłuchujesz, mówi w zrozumiały dla Ciebie sposób. Zapewne przyznasz, iż nie lada wyzwaniem jest wychwycenie sensu wypowiedzi i zrozumienie kogoś, kto przeskakuje z wątku na wątek i przy okazji te wątki nie są ze sobą powiązane. „Rwane” wypowiedzi, zbyt duży natłok informacji jak na jeden raz i zagmatwanie treści nie sprzyjają ani rozmówcy, ani odbiorcy. Toteż zachęcam Cię do myślenia jak odbiorca. To przyniesie tylko korzyść.
Być może zapytasz teraz: A co zrobić, kiedy nie mamy czasu przygotować swojej wypowiedzi lub odpowiedzi? Owszem, że zdarza się często, iż nie mamy tego komfortu, żeby się chwilę zastanowić. W szczególności nasze codzienne rozmowy są zazwyczaj spontaniczne, nieplanowane, improwizowane. Można za to poświęcić sekundę czy dwie na przemyślenie odpowiedzi albo tego, co zamierza się komuś powiedzieć. Zawsze będzie to lepsze niż „wypalenie jak z armaty”. Lepiej się chwilę zastanowić niż później żałować. Chcąc skuteczniej się komunikować, rozsądniej jest mieć to na uwadze.
A co jeszcze zrobić, żeby usprawnić komunikację? Dopasować się do odbiorcy. Co to oznacza? Kiedy już ma się pojęcie o tym, co zamierza się przekazać oraz jest to ułożone w sensowną całość, należy pójść krok dalej; należy zacząć przemawiać „językiem odbiorcy”. Wyjaśnię to na hipotetycznym przykładzie. Realizujesz jakieś naukowe przedsięwzięcie i chcesz zainteresować nim przyjaciela lub przyjaciółkę, żeby uzyskać jego/jej pomoc. Jednak ta bliska Ci osoba nie wie za wiele na temat dziedziny, jaką się zajmujesz. Zainteresowania tej osoby są zupełnie inne niż Twoje. Jak myślisz, czy przedstawiając tej osobie wizję całego naukowego przedsięwzięcia, używając przy tym fachowego dla tej dziedziny naukowej słownictwa, pomoże Ci ją zainteresować? Wątpliwe. Dla tej osoby Twój przekaz będzie brzmiał dziwnie. Dlaczego? Zna Cię od innej strony, jako przyjaciela/przyjaciółkę, a nie „profesora”, i mówienie do niej fachowym i w dużej mierze niezrozumiałym naukowym słownictwem będzie dla niej czymś nienaturalnym. Dla niej będzie to zwykły „bełkot”. Małe szanse, że Cię zrozumie, a co za tym idzie, pomoże. W takim przypadku rozsądniejszym wyjściem jest dopasować treść do odbiorcy. Zrezygnować z fachowego słownictwa i używać „języka” tej osoby. Zmienić treść – która najwyraźniej brzmi jak instrukcja jakiegoś urządzenia w języku chińskim – na taką, która będzie bardziej przyjazna. Zadać sobie też trud i dowiedzieć się nieco więcej na temat dziedziny, jaką zajmuje się ta osoba. I tak dobrać słownictwo, żeby odnosiło się do pojęć znanych Twojemu odbiorcy, a nie wyłącznie Tobie. Np. mówiąc o swoim przedsięwzięciu, możesz używać słownictwa z dziedziny tej osoby i wywołać u niej wyobrażenie, jakby to było, gdyby ona realizowała podobne przedsięwzięcie w swojej dziedzinie. Będzie to wtedy dla niej zrozumiałe i nawet bliskie, ponieważ przekazywana treść rezonuje z jej zainteresowaniami, sposobem myślenia i tym, czym się zajmuje. Poza tym Twój przyjaciel/przyjaciółka oczekuje też od Ciebie, że będziesz mówił jako przyjaciel, a nie „profesor”. Z całą pewnością woli się przy Tobie czuć na luzie, a nie jak na wykładzie. Także w takiej sytuacji dobrze jest porozmawiać jak przyjaciele i dopasować się z treścią do odbiorcy. Takie podejście zwiększa możliwość zrozumienia przez odbiorcę Twojego przekazu. To z kolei przynosi korzyści w postaci obopólnego zrozumienia. Ty nie zastanawiasz się, czy rozmówca Cię zrozumiał, a rozmówca nie zastanawia się, co tak naprawdę miałeś na myśli.
W ramach uzupełnienia powyższych słów posłużę się jeszcze kilkoma przykładami. Polityk, który chce sobie zaskarbić łaski potencjalnych wyborców, musi zadbać o to, żeby ludzie, do których przemawia, zrozumieli go i zagłosowali na niego. W takim razie inaczej będzie mówił do rolników, inaczej do ludzi mieszkających w miastach a jeszcze inaczej do biznesmenów. Przemawiając do rolników, nie będzie używał biznesowego słownictwa i na odwrót. Przemowa do biznesmenów raczej nie będzie zawierała takich słów jak: plony, żniwa czy uprawa itd. Wyobraź sobie przemowę do biznesmenów takimi oto słowami: „Nasza Polska to nasza rodzima ziemia. Dbając o nią jak o własne uprawy, możemy naszą gospodarkę dźwignąć w górę i sprawić, że urośnie i zakwitnie jak drzewa i zboże. A kiedy już to się stanie, wszyscy zbierzemy obfite plony i zapełnimy nimi nasze domostwa”. To co prawda prosty przykład. Daje jednak niejaki obraz tego, o czym jest mowa. Być może zgodzisz się, że takie słowa nie do końca trafiłyby do biznesmenów? W ich przypadku lepiej byłoby używać słów takich jak: zyski, pieniądze czy inwestycje itd. Np. „Polska to dobry kraj do rozwijania przedsiębiorczości i przyjazny ludziom sukcesu. Inwestując tutaj i zakładając biznesy, można zwiększyć własne obroty i dzięki temu postawić gospodarkę na nogi oraz – co też ważne – uzyskać wysoki zwrot z włożonych inwestycji”. Mam nadzieję, że te przykłady, choć niezbyt wyszukane, pokazują, jak komunikowanie się z określoną grupą odbiorców powinno wyglądać. Dopasowanie się do odbiorcy to ważny czynnik w komunikacji międzyludzkiej i nie należy go ignorować. Zastosuj to w swoich przemowach i rozmowach. Jeśli jesteś np. fizykiem, a chcesz przekonać do czegoś biologa, to mów jego językiem. Zresztą ta zasada jest uniwersalna i mądrze byłoby ją stosować także w związkach, rodzinie, pracy, biznesie czy jakimkolwiek innym przedsięwzięciu. Żeby słuchacz nas zrozumiał, trzeba włożyć nieco wysiłku i wejść w jego „skórę”, a nie oczekiwać, że on wskoczy w naszą – to może się skończyć jedynie rozczarowaniem. On wskoczy w naszą, jeśli my wskoczymy najpierw w jego. Pamiętaj o tym, bo dzięki temu zyskają wszyscy; Ty i Twoi odbiorcy.
Następną czynnością, którą tutaj opiszę i która stanowi nieodzowny element komunikacji międzyludzkiej jest mowa ciała – to komunikacja niewerbalna. To rozległy temat, więc tutaj ograniczę się do ogólnego wyjaśnienia, w czym rzecz. Mimika twarzy czy gesty podczas przemówień i rozmów towarzyszą nam stale. Niekiedy są one bardziej wyraziste i niekiedy mniej. Niezależnie jednak od tego, są one stałym elementem komunikacji międzyludzkiej. Rozmawiając o czymś wesołym mamy zazwyczaj uśmiechniętą twarz. Mówiąc o problemach mamy smutną. A żywo o czymś opowiadając, potrafimy energicznie gestykulować rękoma itd. W wielu przypadkach gesty i mimika występują naturalnie. Mimo wszystko można się baczniej przyjrzeć sobie i sprawdzić, czy czasem się nie przesadza. Np. nazbyt gwałtowna gestykulacja rękoma może sprawiać nieco negatywne wrażenie. To tak, jakby chciało się kogoś lub coś zmłócić. Jednakże człowiek to nie kombajn czy inna maszyna, żeby coś zmłócić. Gwałtowna gestykulacja przy omawianiu czegoś miłego bądź próbach uspakajania ludzi przyniesie rezultat odwrotny od zamierzonego. Nad gestykulacją dobrze jest popracować i sprawić, żeby była ona adekwatna do przekazywanych treści. Z resztą ciała jest podobnie. Jeśli np. przy omawianiu planu biznesowego ciało kołysze się jak na wietrze, to będzie wyglądało to komicznie, jak nieudany taniec. Potencjalnego słuchacza to rozproszy, albowiem nie będzie to współgrało z przekazywaną treścią. Za to stanie jak przysłowiowy słup soli przy próbach rozbawienia publiczności również nie przyniesie pożądanego efektu. Śmianie się przy mówieniu o tragedii albo smutna mina przy obwieszczaniu radosnych wieści też nie będą razem współgrały. Wobec tego zwróć baczną uwagę na własne ciało, ponieważ ono też mówi. To temat, którym koniecznie trzeba się zainteresować. Dlaczego to takie ważne? Mowa ciała w 55% wpływa na odbiór przekazu, brzmienie głosu w 38% i słowa w 7%. Daje do myślenia. Zgodzisz się?
Skoro już napomknąłem o brzmieniu głosu. Z głosem jest podobnie jak z mową ciała. Im lepiej dopasowany do przekazu, tym lepiej treść jest przyswajana przez odbiorcę. Nikt przecież nie rozbawi publiczności dowcipem, opowiadając go głosem hipnotyzera. Jednostajny i miarowy ton głosu uśpi odbiorców i zamiast śmiechu będzie słychać chrapanie – co poniektórzy mogliby nawet zapaść w trans. Hipnotyzer celowo używa takiego tonu głosu, żeby wywołać efekt senności. Dla komika, który chce rozbawić publiczność, używanie usypiającego tonu głosu nie jest wskazane. Nie inaczej będzie przy dzieleniu się dobrymi informacjami. Ogłaszając je smutnym głosem, odbiorca może odnieść wrażenie, że te informacje wcale nie są dobre. Odbiorca prędzej zwróci uwagę na to, jakim tonem głosu coś się przekazuje niż na samą treść. Przypomnij sobie, co było napisane powyżej: brzmienie głosu w 38% wpływa na odbiór przekazu a słowa zaledwie w 7%. Modulacja głosu, dostosowanie go do treści i jego tempo odgrywają znaczącą rolę w komunikacji międzyludzkiej i wzięcie tego pod uwagę byłoby rozsądne. Krzyczenie przy próbach uspokojenia kogoś, monotonny głos obwieszczający coś zabawnego a radosny smutnego itd. to tylko niektóre przykłady niewłaściwego użycia głosu. Tempo również ma znaczenie. Mówienie szybko i głośno albo cicho i wolno wtedy, kiedy nie pasuje to do sytuacji i treści, z pewnością wpłynie negatywnie na odbiór przekazu. Pomyśl, jakie wrażenia słuchowe miałby odbiorca, gdyby komentator ekscytującego meczu piłki nożnej mówił cicho, wolno i jednostajnie o tym, co dzieje się na boisku. Niektórych by to pewnie uśpiło, a co poniektórzy wyłączyliby dźwięk w telewizorze i oglądali mecz bez dźwięku, żeby nie usnąć. Albo odwrotna sytuacja. Na warsztatach z medytacji i wyciszania się prowadzący krzyczy, jest głośny, mówi szybko i robi harmider. Przez takie prowadzenie na warsztatach nie ma potrzebnej ciszy i skupienia, za to wkradła się wrzawa. Proponuję więc dostosowywanie brzmienia, tempa i głośności głosu adekwatnie do sytuacji i przekazywanych treści.
Według mnie opisane powyżej cztery elementy pomagające w usprawnieniu komunikacji międzyludzkiej są kluczowe. Świadomość tego, co chce się powiedzieć, dopasowanie do odbiorcy, mowa ciała i brzmienie głosu mogą, i na pewno, przyczynią się do budowania lepszych relacji i lepszego zrozumienia. Zadbaj o to, a doświadczysz poważnych zmian w sposobie komunikowania się. Rzecz jasna tematu skutecznego komunikowania nie opisze się w jednym artykule, dlatego zalecam sięgnięcie po literaturę i materiały video z tej dziedziny. Są one dostępne bardzo łatwo i dla osoby, która chce się rozwinąć w tym zakresie, będą nieodzowną pomocą. Niech Twoje umiejętności komunikacyjne poszybują w górę!
