U podstaw prowadzenia cudzych spraw bez zlecenia powinny leżeć pobudki zasługujące na uznanie ze społecznego punktu widzenia. Wyraz temu daje art. 752 k.c., stanowiąc, że ten, kto prowadzi cudzą sprawę bez zlecenia powinien działać z korzyścią osoby, której sprawy prowadzi. Dodatkowo powinien on także działać w zgodzie z prawdopodobną wolą tej osoby i w trakcie działań zachowywać należytą staranność. Ten bardzo ogólny termin należytej staranności należy rozumieć w zgodzie z art. 355 § 1 k.c., który przybliża jego znaczenie jako staranność ogólnie wymagana w stosunkach danego rodzaju. Mowa zatem o pewnym abstrakcyjnym modelu powszechnie akceptowanej staranności, której w trakcie wykonywania cudzych spraw bez zlecenia powinna dochować osoba się tymi sprawami zajmująca.
Wspomnieliśmy już o tym, że prawo wymaga od prowadzącego cudze sprawy bez zlecenia, którego można też określić łacińskim mianem negotiorum gestora, aby działał zgodnie z prawdopodobną wolą osoby, której sprawę prowadzi. Tą kwestię niejako rozwija art. 753 § 1 k.c. Według tego przepisu, negotiorum gestor powinien, jeśli jest taka możliwość, zawiadomić osobę, której sprawy wykonuje o tym fakcie. Następnie prawo stawia przed nim alternatywę czekania na konkretne zlecenia lub prowadzenia spraw dopóki osoba, której sprawy się prowadzi sama nie będzie się nimi mogła zająć. Kodeks cywilny uzależnia wybór jednej z tych opcji od okoliczności całej sytuacji. W pewnych sprawach właściwym będzie czekanie na konkretne polecenia, w innych – dalsze prowadzenie cudzych spraw bez zlecenia, wg opisanych powyżej założeń działania z korzyścią osoby, której sprawę się prowadzi i zgodnie z jej prawdopodobną wolą. W każdym jednak razie, zgodnie z art. 756 k.c., potwierdzenie działań zastępującego dokonane przez osobę, której sprawy się prowadzi, nadaje prowadzeniu sprawy skutki umowy zlecenia. Wówczas zastosowanie znajdą przepisy tytułu XXI księgi trzeciej kodeksu cywilnego, zawarte w artykułach od 734 do751.
Niezwykle istotna jest sprawa wzajemnych rozliczeń pomiędzy osobą prowadzącą cudze sprawy bez zlecenia, a osobą, której sprawy są tak prowadzone. Podstawę tych rozliczeń stanowi zobowiązanie, które rodzi się z momentem rozpoczęcia wykonywania cudzych spraw bez zlecenia. Zobowiązanie to ma charakter pozaumowny. Doktryna prawnicza wyraźnie podnosi, że aby doszło do takiego wykonywania cudzych spraw bez zlecenia, po stronie negotiorum gestora musi istnieć świadomość tego, że nie prowadzi on swoich spraw, a cudze. W tym pierwszym przypadku, a więc mylnym wyobrażeniu, polegającym na tym, że prowadzącemu dane sprawy wydaje się, że prowadzi on swoje sprawy, kiedy w istocie prowadzi sprawy innej osoby wchodzi inny zakres regulacji prawnej co do rozliczeń między tymi osobami – instytucja bezpodstawnego wzbogacenia, mająca swoje ustawowe zakotwiczenie w art. 405-414 k.c.
O wzajemnych rozliczeniach z tytułu prowadzenia cudzych spraw bez zlecenia mówi wprost art. 753 § 2 k.c. a szczegółową regulację w tym zakresie stanowi art. 754 k.c. Negotiorum gestor, a więc osoba prowadząca cudzą sprawę bez zlecenia powinna ze swych czynności złożyć rachunek. Kodeks cywilny nie precyzuje dokładnie, jak wyglądać na taki rachunek. Z pewnością jednak powinien on obejmować spis konkretnych czynności faktycznych i prawnych, jakie negotiorum gestor dokonał na i w związku z majątkiem osoby, której sprawy prowadził. Powinien on, oprócz złożenia rachunku, wydać wszystko, co przy prowadzeniu sprawy uzyskał dla osoby, której sprawę prowadził. Osoba prowadząca cudze sprawy bez zlecenia może żądać zwrotu uzasadnionych wydatków i nakładów wraz z ustawowymi odsetkami. Pojęcie „odsetek ustawowych” odsyła do art. 359 k.c., ogólnie regulującego kwestie odsetek oraz do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 roku w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych. Zgodnie z tym rozporządzeniem, od 15 grudnia 2008 roku wysokość odsetek ustawowych wynosi 13% w stosunku rocznym. Oprócz zwrotu uzasadnionych wydatków i nakładów wraz z odsetkami, negotiorum gestor może żądać zwolnienia od zobowiązań, które zaciągnął przy prowadzeniu sprawy. Oba powyższe żądania osoby prowadzącej cudze sprawy bez zlecenia są prawnie uzasadnione wówczas, kiedy osoba ta działała zgodnie ze swoimi obowiązkami. Zakres tych obowiązków wyznacza w pewnym stopniu art. 752 k.c., mówiący o działaniu z korzyścią osoby, której sprawę się prowadzi, zgodnie z jej prawdopodobną wolą i przy zachowaniu należytej staranności. Działanie zgodnie ze swoimi obowiązkami przez negotiorum gestora to z pewnością również działanie w zgodzie z zasadami współżycia społecznego.
Szczególna regulacja rozliczeń stron stosunku prawnego powstałego przez prowadzenie cudzych spraw bez zlecenia wyrażona w art. 754 k.c. dotyczy działania wbrew woli zastąpionego. Jeśli wykonujący cudzą sprawę bez zlecenia wie, że prowadząc te sprawy działa w sprzeczności z wolą zastępowanego, to nie tylko nie może on żądać zwrotu poniesionych wydatków, ale jest również odpowiedzialny za szkodę. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wola zastępowanej osoby sprzeciwia się ustawie lub stoi w sprzeczności z generalną klauzulą zasad współżycia społecznego.
Jak już była mowa, u podstaw instytucji prowadzenia cudzych spraw bez zlecenia leży założenie altruistycznych pobudek zastępującego. W wykonywaniu cudzych spraw powinien on zachowywać stosowny umiar i działać z korzyścią dla zastępowanego. Wyrazem tego jest art. 755 k.c. W myśl tego przepisu, prowadzący cudzą sprawę dokonujący zmian w mieniu osoby, której sprawę prowadzi, jest obowiązany przywrócić stan poprzedni, jeżeli dokonał tych zmian bez wyraźnej potrzeby lub korzyści tej osoby albo wbrew wiadomej mu jej woli. Gdyby natomiast przywrócenie stanu poprzedniego nie było możliwe, zobowiązany jest do naprawienia wyrządzonej szkody. Nakłady, które negotiorum gestor sam poczynił w ramach prowadzenia czyiś spraw może zabrać dla siebie z powrotem tylko, jeśli może to uczynić bez uszkodzenia rzeczy.
Na koniec warto zauważyć, że prawo ogranicza odpowiedzialność osoby prowadzącej cudzą sprawę bez zlecenia i nie uzależnia skuteczności żądania zwrotu uzasadnionych wydatków od skuteczności i pomyślności prowadzonych czynności, jeśli zajdą odpowiednie okoliczności, świadczące o tym, że w danym przypadku zastępujący działa z pobudek zasługujących na szczególne uznanie społeczne. Taką mobilizującą funkcję prawa odnajdziemy w art. 757 k.c. Zgodnie z tym przepisem, ten, kto w celu odwrócenia niebezpieczeństwa grożącego drugiemu ratuje jego dobro, może żądać od niego zwrotu uzasadnionych wydatków, chociażby jego działanie nie odniosło skutku. W ramach swoich działań taka osoba, ratująca cudze dobra, jest odpowiedzialna tylko za winę umyślną lub rażące niedbalstwo, a więc stopień odpowiedzialności jest znacznie ograniczony.
