Jednak nawet najlepszemu profesjonaliście może zdarzyć się gorszy dzień, a poza tym zawsze tam, gdzie pracują ze sobą zlecający i usługodawca, mogą pojawić się nieporozumienia i różnice zdań. W tym przypadku jest to o tyle bardziej prawdopodobne, że ślub zdarza się raz w życiu i zwyczajnie nie będzie możliwości poprawki.
Dlatego tak ważne jest spisanie umowy pomiędzy fotografem a młodą parą. Jeżeli potencjalny wykonawca zdjęć odmawia jej podpisania, powinien być to sygnał do zrezygnowania ze współpracy. Osoba pewna swoich umiejętności i szanująca klienta nie będzie miała problemu ze złożeniem swojego podpisu.
Wbrew pozorom umowa taka chroni interesy obu stron. Roszczeniowi klienci, nie do końca wiedzący, czego tak naprawdę chcą, nie są wcale rzadkością. W takiej sytuacji fotograf może podeprzeć się umową. Oczywiście wciąż pozostaje interpretacja jej zapisów, ale jeżeli punkty są jasno sformułowane, nie ma zbyt wiele miejsca na niedopowiedzenia.
Poza oczywistymi informacjami, jak dane osobowe obu stron, czas i miejsce odbywania się uroczystości ślubnej i weselnej, w umowie powinny znaleźć się szczegółowe zapisy dotyczące wykonania usługi. Są to między innymi:
- czas pracy fotografa (ilość godzin), ilość zdjęć, które mają podlec obróbce, a także zakres tej obróbki
- co obejmuje usługa: same zdjęcia, album ślubny (jaki), sesja plenerowa (trzeba podać maksymalną odległość od miejsca zamieszkania fotografa lub miejsca odbywania się wesela), jeżeli plener ma być wykonany w inny dzień, trzeba podać jaki
- czas oczekiwania na gotowe zdjęcia (i album) oraz miejsce ich odbioru, warunki rozpatrzenia ewentualnej reklamacji, zastrzeżeń
- koszt wykonania usługi, co jest wliczone w cenę, czy wpłacony zostanie zadatek, w jakiej wysokości, kiedy zostanie uregulowana pozostała należność, gotówką czy przelewem
-uregulowanie kwestii praw autorskich oraz zgoda usługodawców na wykorzystanie ich wizerunku (w praktyce chodzi o możliwość zaprezentowania fotografii na witrynie fotografa)
- czy fotograf zgadza się na obecność więcej niż jednego kamerzysty oraz innych osób robiących zdjęcia, a jeżeli tak, zastrzeżenie, że może wpłynąć to na jego pracę (jakość zdjęć)
- czy fotograf zwróci zamawiającym surowe pliki ze zdjęciami
- czy zamawiający zapewnia fotografowi posiłki i w razie potrzeby nocleg, a także zwrot kosztów uszkodzeń sprzętów wykonawcy, jeśli nie wyniknęły one z jego winy.
Są to zapisy najistotniejsze, ale im bardziej szczegółowa jest umowa między fotografem a zamawiającym, tym mniejsze ryzyko pojawienia się nieporozumień
