Niestety, często okazuje się, że dotacyjna rzeczywistość wcale nie jest taka różowa. Jakie pułapki czyhają na potencjalnych beneficjentów?
Wniosek
Jego wypełnienie i złożenie jest pierwszym krokiem w procesie zdobywania wsparcia finansowego. Do formularzy wniosków dołączane są instrukcje wypełniania, jednak nie zawsze stanowią one faktyczną pomoc. Osoba rozpoczynająca przygodę z unijnymi procedurami styka się ze specyficznym językiem. Jeżeli wniosek ma zapewnić finansowanie, należy go napisać z uwzględnieniem unijnej nowomowy – trzeba na przykład wiedzieć, jakie wskaźniki należy uwzględnić i jak mają być one kwantyfikowane. Konieczne jest także skrupulatne sprawdzenie, czy spełnia się wszelkie warunki uzyskania pomocy.
Sama koncepcja inwestycji musi być naprawdę starannie przemyślana. Należy zanalizować między innymi jej mocne i słabe strony, źródła finansowania, liczbę pracowników, przewidywane korzyści. Szczególnie newralgiczne jest opisywanie celu inwestycji. Jeżeli np. w zakładzie pracy nie ma pomieszczenia socjalnego, celem nie powinna być jego organizacja i wyposażenie, ale poprawa komfortu pracy pracowników, możliwość nawiązywania kontaktów itp.
Do wniosku często należy dołączyć całe mnóstwo załączników. Przygotowanie tak obszernej dokumentacji zajmuje oczywiście mnóstwo cennego czasu. Niezbędne jest także dokładne zapoznanie się ze specyfiką aktualnie obowiązujących programów operacyjnych, aby wybrać ten najwłaściwszy dla swojego wniosku.
Czas
We wniosku zawarte są dane i informacje aktualne na dzień jego wypełniania. Jednak unijne procedury zajmują trochę czasu i na faktyczne otrzymanie pomocy trzeba poczekać kilka miesięcy. W tym czasie na rynku mogą pojawić się nowsze modele potrzebnych urządzeń, przez co z jednej strony starsze, ujęte we wniosku, mogą potanieć, a z drugiej – właściwsze byłoby wykorzystanie najnowocześniejszych technologii. Niestety, należy sztywno trzymać się wniosku i o żadnych odstępstwach nie może być mowy. Rozwiązaniem może być podawanie jak najogólniejszych specyfikacji. Pamiętać też należy, że należy ściśle przestrzegać założonego we wniosku harmonogramu – z każdego odstępstwa czasowego trzeba się będzie tłumaczyć.
Rozliczanie
Rozliczanie dotacji unijnych jest tak skomplikowane, że powstało mnóstwo firm zajmujących się tylko tym zagadnieniem. Osoby próbujące na własną rękę się z tym zmierzyć niemal zawsze popełniają jakieś błędy. Najczęstsze nieprawidłowości to błędne księgowanie zakupów oraz kierowanie środków na cele, które nie mogą być finansowane z dotacji (np. VAT). W tym miejscu trzeba wspomnieć też o rozliczaniu osiągania wskaźników produktu i rezultatów zawartych we wniosku. Jeżeli nie zostaną osiągnięte lub się je przekroczy – można się spodziewać pytań ze strony stosownej instytucji.
Jednym słowem, dofinansowanie z Unii jest oczywiście wielką szansą dla wielu przedsiębiorstw. Jednak warunkiem powodzenia jest ścisłe przestrzeganie zaleceń unijnych urzędników. Bardzo często nie warto samodzielnie walczyć z procedurami, lecz nawiązać współpracę z firmą, która ma za sobą setki wypełnionych wniosków i wysoką skuteczność w zdobywaniu wsparcia finansowego z funduszy strukturalnych.
