Zamiast ton papieru czy nieskończonej liczby teczek zalegających po szafkach i półkach często wybieramy możliwość zapisu na nośnikach płytowych (dyskietki to już historia) bądź dyskach przenośnych. Możliwości jest wiele, a wszystko to w celu ułatwienia wykonywania poszczególnych zadań.
W przypadku dokumentów prywatnych wystarczy, że nasze archiwum elektroniczne będzie znajdowało się z dala od dzieci, wody czy ognia. Jeśli chodzi o kopie dokumentacji biurowej, sprawa jest nieco trudniejsza. Podobnie jak w przypadku papieru, takie archiwum powinno być przede wszystkim dobrze katalogowane i kategoryzowane. Wprawdzie nie trzeba już przewalać setek teczek w poszukiwaniu jednej ważnej kartki, ale wertowanie poszczególnych plików też zajmuje cenny czas. Zatem odpowiednie przygotowanie zapewni nam w przyszłości sprawne działanie.
Drugą ważną kwestią jest zapisywanie plików w formatach możliwie uniwersalnych. Wprawdzie producenci oprogramowania mają na uwadze to, że wiele plików jest zapisywanych w starszych wersjach, ale po kilku latach może się okazać, że jakiegoś dokumentu nie da się edytować czy nawet otworzyć, ponieważ został zapisany w nietypowy sposób.
Trzecią sprawą, chyba najważniejszą ze wszystkich, jest bezpieczeństwo i ochrona danych. Wprawdzie najczęściej całe wyposażenie biura objęte jest ochroną, jednak w przypadku danych elektronicznych, zwłaszcza tych trzymanych na dyskach komputerowych, trzeba uważać na włamania hakerów i wirusy komputerowe. Dlatego lepiej tę najważniejszą część archiwum trzymać poza bezpośrednim połączeniem z Internetem bądź korzystać ze sprawdzonych zabezpieczeń. Ciekawą opcją są też wirtualne serwery, zabezpieczone na wszelkie możliwe sposoby przed różnymi włamaniami, gdzie dostęp mają tylko osoby znające hasło. Jest to dodatkowe ułatwienie dla osób, które dużo podróżują i mają dostęp do takiego archiwum praktycznie w każdym miejscu na świecie.
Archiwizowanie to dobry nawyk, a możliwości obecnie jest wiele. Wystarczy tylko pamiętać o opisanych wyżej zasadach.
