Najważniejszą kategorię wyposażenia stanowią tzw. urządzenia biurowe, czyli drukarki, kopiarki, fax, niezbędny jest także komputer, niszczarka, telefon, materiały eksploatacyjne do wszystkich urządzeń, papier, artykuły piśmiennicze, segregatory, teczki, koszulki, spinacze itd.
Tworzenie, gromadzenie, przetwarzanie, wysyłanie, niszczenie różnego rodzaju dokumentów wymaga wielu urządzeń, z których najważniejsze to:
- Komputer – podstawowe wyposażenie każdego biura o niezliczonej ilości funkcji i zastosowań. Począwszy od prowadzenia korespondencji elektronicznej, a skończywszy na projektowaniu materiałów reklamowych. Za pomocą rozmaitych specjalistycznych programów jesteśmy w stanie tworzyć dokumenty, bilanse, raporty, arkusze kalkulacyjne, obliczać i analizować dane, tworzyć prezentacje itd.
- Drukarka – umożliwia drukowanie wszelkich dokumentów firmowych, umów, faktur, zestawień itp., czarno-biało lub w kolorze.
- Kopiarka – urządzenie do kopiowania dokumentów.
- Fax – urządzenie umożliwiające przesyłanie dokumentów za pośrednictwem linii telefonicznej, w dzisiejszej dobie komputerów i internetu rzadziej używane, ale niezbędne w sytuacjach awaryjnych np. gdy zabraknie internetu.
- Niszczarka – urządzenie pozwalające chronić poufne dane związane z działalnością firmy, trwale niszczące niepotrzebne dokumenty firmowe.
- Bindownica – urządzenie służące do spinania i oprawiania dokumentów
- Frankownica – urządzenie służące do masowego wysyłania listów. Przydaje się w biurach, w których rzeczywiście wysyłka korespondencji odbywa się na masową skalę. Oszczędza się czas na stanie do okienka na poczcie i przyklejanie znaczków. Frankownicy można używać tylko pod kontrolą Poczty Polskiej (konieczna jest rejestracja i zawarcie stosownej umowy). List wygląda jak ostemplowany przez pocztę. Urządzenie waży każdą przesyłkę, dostosowując odpowiednią wartość opłaty, może być wyposażone także w dodatkowe funkcje, jak np. kopertowanie czy drukowanie etykiet. Frankownica automatyzuje proces przygotowania przesyłek, pozwalając na skrupulatne zarządzanie kosztami.
Dzisiejsze biuro jest więc naszpikowane nowoczesnymi urządzeniami spełniającymi ważną funkcję w codziennym funkcjonowaniu biura.
