Co musi fundacja, czego nie musi stowarzyszenie?
Między fundacjami a stowarzyszeniami zachodzi dość istotna różnica, jeżeli chodzi o przygotowywane dokumenty. Dla fundacji obowiązkiem jest przygotowanie sprawozdania merytorycznego, które oczywiście należy przekazać do właściwego ministra (a zatem stowarzyszenia ekologów do ministra właściwego do spraw środowiska itd.). W przypadku stowarzyszenia przygotowanie takiego dokumentu jest jedynie dobrym zwyczajem, ale może stać się konieczne w dwóch przypadkach: kiedy stowarzyszenie ma status OPP (wtedy tak samo jak fundacja musi je przekazać we właściwym terminie do KRS i US) lub wtedy, kiedy ubiega się o jakąkolwiek dotację.
Co muszą stowarzyszenia, czego nie muszą firmy
W przypadku stowarzyszeń i fundacji pojawia się jeden obowiązek, którego nie nałożono na większość przedsiębiorców, a jest to złożenie specjalnego raportu statystycznego. Wypełnia się go z interwałem dwuletnim, a obowiązującą wciąż formą składania jest forma pisemna (GUS przesyła osobie odpowiedzialnej za sprawozdawczość właściwy druk).
Obowiązkiem wszystkich stowarzyszeń i fundacji jest przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego (zwanego potocznie bilansem, choć to nazwa nieco myląca, bo bilans jest jedynie jedną z trzech części tego sprawozdania). Dokument ten musi być przesłany w określonych terminach do wskazanych instytucji (zależnie od zakresu prowadzonej działalności).
Terminy podstawowe
Jeśli chodzi o czas przechowywania dokumentacji, to w ogólnym zarysie nie zmienia się tutaj nic w stosunku do przedsiębiorców: zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale, księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne przez okres 5 lat, podobnie karty wynagrodzeń, przy czym tutaj dokumenty umożliwiające naliczenie podstawy emerytalnej muszą być przechowywane przez 50 lat. Dokumenty związane z rękojmią lub gwarancją przechowuje się najkrócej, bo jedynie przez rok od zakończenia postępowania, dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej co najmniej do zatwierdzenia sprawozdania za okres, których dotyczą, a dowody związane ze środkami trwałymi przez pięć lat od zakończenia związanych z nimi operacji. Przez pięć lat trzeba przechowywać również dokumentację przyjętego sposobu rachunkowości i ten sam termin obowiązuje dla innych dowodów i dokumentów. Całość jest więc dość prosta, ale po uwzględnieniu ilości dokumentów w obrocie rodzi się inne pytanie: gdzie to wszystko przechowywać?
Nie ma lokalu, nie ma miejsca
Fundacja nie ma prawnego obowiązku posiadania lokalu, w którym prowadzi działalność. Musi mieć siedzibę, lecz jest to tak naprawdę wyłącznie adres rejestrowy. Dokumentację finansową i pozostałe dokumenty można przechowywać w dowolnym miejscu, jednak – i to jest ważne – musi ono zapewniać możliwość bezpiecznego przechowywania. Na przechowywanie dokumentacji nadaje się więc lokal będący siedzibą, siedziba biura rachunkowego albo nawet magazyn. Jedyne, o co pozostaje się zatroszczyć, to zabezpieczenie dokumentów przed wilgocią, zbroszurowanie tych z nich, dla których taka forma jest albo przewidziana prawem, albo zwyczajnie wygodniejsza i upewnienie się, że dokumenty będą osiągalne o dowolnej porze przez okres konieczny ze względów administracyjnych czy podatkowych.
