Najczęstszym dokumentem wystawianym w obrocie gospodarczym, potwierdzającym dokonanie transakcji zakupu, nieodmiennie pozostaje faktura. Jeszcze do niedawna musiała ona mieć konkretną, materialną formę pisemną, ale już od 2013 roku jest dopuszczalna i coraz częściej stosowana tzw. faktura elektroniczna. Abyśmy mogli przesyłać do swych kontrahentów faktury w formie elektronicznej (szczególnie jako podatnicy VAT), zgodnie z wymogami prawa powinniśmy mieć akceptację na stosowanie takiego rozwiązania ze strony odbiorców. Jednakże forma uzyskania takiej zgody od kontrahenta nie jest przez przepisy ustalona czy też narzucona. Z pewnością niepodważalnym dowodem będzie potwierdzenie tego w wersji pisemnej. Wówczas (a zawsze możliwa do stworzenia jest podręczna kopia) taka pisemna akceptacja, dodatkowo zawierająca wszelkie dane, jednoznacznie identyfikujące nas jako wystawcę – ułatwi i uwiarygodni pochodzenie faktury dla każdego z naszych odbiorców.
System faktur papierowych oraz system faktur elektronicznych znacznie się od siebie różnią, chociażby ilością zużywanego papieru. Faktury papierowe muszą być zawsze wystawiane w dwóch egzemplarzach, oryginał dla odbiorcy, a kopia pozostaje u sprzedawcy. Natomiast w systemie faktur elektronicznych, jako sprzedawca wystawiamy fakturę w jednym z dopuszczalnych formatów i w tej samej formie przesyłamy ją do danego odbiorcy. Wykorzystujemy dostępne protokoły transmisji danych, a przesłane faktury zarówno my, jako wystawca, jak i ich odbiorcy – przechowujemy na elektronicznych nośnikach danych (płytach CD, dyskach czy serwerach).
Poza systemem papierowym oraz elektronicznym możemy stosować także system mieszany. Polega on np. na wystawianiu faktur w formie elektronicznej, a archiwizowaniu ich w formie papierowej. Może też być odwrotnie – wystawiać będziemy tradycyjne, papierowe faktury, ale przechowywać je – już w postaci elektronicznej. Uprzednio jednak będziemy musieli faktury takie zeskanować lub też zarchiwizować w systemie, w którym zostały wystawione.
Dopuszczalne są także inne systemy mieszane, na przykład stosowanie skanów faktur (wydrukowanych uprzednio papierowo) i nadanie im w ten sposób formy elektronicznej. Inną metodą może być faksowanie wydrukowanych faktur i wysyłanie ich do kontrahenta. Odbiorca, otrzymując zeskanowany plik czy też wydruk faktury z faksu, ma już prawo uznać te formy za pełnoprawne wersje faktur, bez konieczności dosyłania papierowych oryginałów.
Niestety w obrocie gospodarczym zdarzają się także przypadki nieuczciwości, podszywania się pod firmy czy też innych oszustw. Warto więc zachować ostrożność i dokonywać swoistej weryfikacji, szczególnie przy transakcjach o znacznej wartości. Zawsze mamy np. prawo wystąpić z wnioskiem do właściwego urzędu skarbowego o potwierdzenie rejestracji kontrahenta na potrzeby podatku VAT (za opłatą skarbową w wysokości 21 zł). Do weryfikacji rzetelności danych podawanych przez kontrahenta, służyć nam mogą także odpisy aktualnych wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego. Pamiętajmy, że powinniśmy zawsze wykazywać należytą staranność i działać w dobrej wierze, żeby nasze prawa wynikające z faktur VAT były przez urzędy skarbowe oraz orzecznictwo sądowe należycie respektowane.
