W pracy czyhają na nas miliony obowiązków i terminów „na wczoraj”, ciągle tylko stres, gonitwa i brak wolnej chwili na odpoczynek. Nie musi tak być. Za wszystko odpowiadamy my sami i to my jesteśmy kreatorami swojego czasu. Jak to zrobić, żeby mieć go trochę więcej?
Czym jest zarządzanie czasem?
Definicja tego pojęcia brzmi: zarządzanie czasem to szereg narzędzi i metod; ich wykorzystanie prowadzi do bardziej zrównoważonego i zadowalającego życia oraz skuteczniejszego wykorzystywania czasu. W praktyce to po prostu organizacja pracy, dostosowanie swojego trybu życia i zajęć do tego, abyśmy wreszcie czuli, że żyjemy, a nie tylko egzystujemy, bo tak trzeba. Tylko od czego by tu zacząć…
Parametry pomogą w planowaniu
Przede wszystkim należy sobie odpowiedzieć na pytania: CO, KIEDY i JAK? Mają nam one pomóc przy organizacji swojego czasu, porządkując wszystkie aktywności, które wymagają poświęcenia im jakiejkolwiek uwagi. Parametry te, to część trzeciej generacji planowania czasu. Bogu dzięki pomyślano także o tym, że ludzie nie tylko działają zadaniowo, ale również potrzebują trochę zadowolenia z życia, czyli czegoś, co odpręża i powoduje, że ma się dodatkową energię na kolejne zadania. Tym właśnie cechuje się nowa czwarta generacja zarządzania czasem. Taką aktywnością może być na przykład hobby czy rytuały, które powtarzamy w określonych porach – przyjemne długie kąpiele, spotkania z przyjaciółmi.
Cel uświęca środki
Aby rozsądnie regulować upływ swojego czasu, należy wyznaczyć sobie cele. Jeżeli planujemy zmienić coś w swoim życiu, powinniśmy po kolei rysować ścieżkę, która krok po kroku doprowadzi nas do tego upragnionego celu. Bardzo przydatna jest w takim wypadku mapa myśli. Warto ją sobie od czasu do czasu sporządzać, nie tylko przy dużych projektach, ale także po to, aby weryfikować postępy i monitorować na co tak naprawdę tracimy czas.
Metoda kalendarzyka
Dobrze jest planować sobie poszczególne aktywności, zadania i notować je w kalendarzu. Zazwyczaj jesteśmy w wstanie określić, ile poszczególne aktywności mogą zabrać nam czasu, dlatego też warto sobie je wszystkie czytelnie rozplanować. Trzeba być realistą i nie sporządzać listy zadań niewykonalnych w odstępach czasowych przez nas wyznaczonych. Pomiędzy zadaniami najlepiej wyznaczać sobie 30 minutowe odstępy, które gwarantują nam przerwę, a jeżeli wykonamy szybciej dane zadanie, będziemy mieli dodatkowy czas tylko dla siebie.
Sowa czy skowronek?
Planowanie aktywności, spotkań czy ważnej pracy powinno zależeć od znajomości nas samych. Jeżeli lepiej działamy o poranku, powinniśmy tak układać sobie pracę i spotkania biznesowe, aby podczas nich być w pełni sprawnymi umysłowo i fizycznie. Ta sama reguła tyczy się wtedy, kiedy lepiej funkcjonujemy w godzinach popołudniowych.
Typy priorytetów
Zadania do wykonania warto sobie pogrupować w zależności od tego, jak ważne są w danej chwili. Wyróżnia się zatem 4 typy priorytetów:
- Ważne i pilne – zadania z terminem, spotkania, sytuacje kryzysowe, niektóre rozmowy telefoniczne i maile (15%)
- Mało ważne i pilne – pełen wypoczynek, wyszukiwanie informacji, interakcje społeczne, nauka, nowe bodźce, rodzina (20%)
- Ważne i niepilne – mało skuteczne spotkania, niektóre rozmowy telefoniczne, mało ważne czy trudne zadania (65%)
- Mało ważne i mało pilne –czwartej grupy powinniśmy oczywiście unikać.
Kierując się takimi zasadami segregacji problemów i pracy możemy w łatwy sposób pozbyć się zapychaczy czasu i zneutralizować niepotrzebne aktywności.
Cisza i skupienie kluczem do sukcesu
Ważne jest, żeby się po prostu nie rozpraszać i nie zapychać czasu czymś, co tak naprawdę nam nie jest w tej chwili potrzebne - na przykład Facebook podczas pracy czy telewizor w tle, bo każdy z nas dobrze wie jak to się kończy. Takie „czasopochłaniacze” działają podstępnie. Każdy sobie obiecuje – tylko na chwilkę, a potem zostaje na godzinkę, może dwie i tak marnuje czas, w którym już dawno skończyłby wykonywać zadanie. Ważne, żeby nie dać się rozproszyć i działać dalej. To jest klucz do sukcesu.
