Nie zawsze musi to tak wyglądać. Sprawna i kreatywna księgowość pomoże Ci zapomnieć o koszmarze biurokracji i wysokich podatkach.
Kiedy kilka lat temu zaczynałem myśleć o założeniu firmy, rozglądałem się za księgową, podpytywałem znajomych o formę działalności, jaką powinienem prowadzić, jakie podatki płacić. Nie wiedziałem, ile muszę zarobić, by wyjść na swoje. Wiedziałem już, że moje usługi są wystarczająco dobre, by rynek mnie nie odrzucił, obawiałem się raczej o koszty związane z prowadzeniem działalności. Szukałem kogoś, kto mi pomoże.
Rozmawiałem z wieloma osobami, które prowadziły działalność. Stworzyłem listę potencjalnych księgowych, którzy mogliby poprowadzić mój biznes od strony papierkowej.
Podzieliłem listę według kilku kryteriów. Jednym z nich była cena i dostępność usług i pomocy:
- księgowość przez internet - kosztuje grosze, nie masz tam szans na ludzkie traktowanie przez człowieka, co najwyżej przez maszynę,
- tania księgowa, bez własnej działalności, znajoma znajomej - coś tam wie, ale papierów do ZUS-u nie nosi,
- niedrogi księgowy - prowadzi kilku znajomych, podpowie, zaniesie papiery do ZUS i US,
- biuro rachunkowe z ponad setką klientów, kilkoma księgowymi, gdzie panuje porządek, ale nie można spodziewać się pomocy telefonicznej w banalnych sprawach.
Ok. Odrzuciłem od razu księgowość internetową oraz duże biuro rachunkowe, bo oczekiwałem niedrogiej usługi księgowej, ale o ludzkiej twarzy. Dłuższy czas wahałem się nad księgową "znajomą znajomej", która w zasadzie pracowała jako księgowa w jakiejś firmie, a wszystko co oferowała, to prowadzenie książki (co dałbym radę sam robić w Excelu) i ewentualne obliczanie ZUS-u, jeśli trafię na chorobowe, co też nie wymaga tajemnej wiedzy. Wizyty w ZUS i US to przyjemność zarezerwowana dla mnie osobiście. Niska cena nie wygrała z lenistwem i strachem przed papierkami, dlatego finalnie odrzuciłem tę opcję.
Postanowiłem spotkać się z księgowymi z trzeciego zakresu cenowego - tu miałem na liście dwie oferty. Pierwsza oferta to dwie miłe starsze panie. Bardzo konkretne i skrupulatne. W zasadzie nie rozstawały się z ołówkiem i notesem. Na każde moje pytanie związane z typem działalności czy podatkami, ołówek szedł w ruch i wyskakiwały na kartce cyferki. To mi się podobało. Zacząłem dopytywać o możliwości generowania kosztów w firmie, zakupu auta na firmę czy innych akcesoriów związanych z prowadzeniem działalności. Tu nie zawsze dostawałem jasne odpowiedzi. Lokal na prowadzenie działalności należy odpowiednio zgłosić do skarbowego i płacić za niego horrendalne podatki, zyskując minimalnie na kosztach - a co w wypadku problemów z wypłacalnością firmy? Co z lokalem? Samochód w leasing nie do końca spodobał się moim niedoszłym księgowym. Kreatywna księgowość to był temat jakby im obcy. Nieco odżegnywały się od noszenia dokumentów do ZUS i US, w końcu podniosły cenę i zgodziły się na to. Hmm. Idę do następnego biura rachunkowego!
Z moim nowym księgowym spotkaliśmy się pierwszy raz w drodze, w pobliżu biura jednego z jego klientów. Piękna pogoda i brak czasu spowodował, że to było najlepsze wyjście. Ponad godzinna rozmowa na świeżym powietrzu pokazała mi jedno: ten człowiek wiedział, czego mi potrzeba. Od razu odradził korzystanie z własnego lokalu do celów firmowych, podał mi kilka sposobów finansowania zakupu samochodu firmowego. Szybko wyliczył mi całkowite miesięczne koszty prowadzenia działalności i podał, ile faktycznie będę płacił ZUS i podatków. Uchylił rąbka tajemnicy związanej z pojęciem kreatywnej księgowości. Od razu zaproponował też pewne ramy czasowe, w których moja firma powinna się rozwinąć. Ujął mnie ludzkim podejściem do moich problemów.
Po niedługim czasie przyszedł czas założenia działalności. Wszystko przebiegało tak, jak zapewnił mnie mój księgowy. Podpisaliśmy umowę, z której wynikało, że jego biuro rachunkowe jest ubezpieczone i w razie problemów ubezpieczenie ponosi straty wynikające z błędów w dokumentacji. Nasza współpraca okazała się czystą przyjemnością. Moim zadaniem było kolekcjonowanie papierków i raz w miesiącu dostarczanie ich do biura rachunkowego. Całą korespondencję z ZUS lub urzędu skarbowego skanowałem i przekazywałem drogą mailową księgowemu. Przez kilka lat raz byłem w ZUS i to z księgowym, i nie odezwałem się tam ani razu, tylko złożyłem podpis. Nie wiem natomiast, gdzie znajduje się urząd skarbowy w moim mieście. Co więcej - księgowy prosił mnie, bym wcześniej ostrzegał go, gdy wystawiam większe faktury - wspólnie decydujemy, kiedy je wystawić, by rozłożyć obciążenia związane z podatkami w czasie. Czasem zdarza się, że moje biuro rachunkowe dzwoni i podpytuje, czy czasem nie powinienem kupić nowego komputera czy monitora, bo unikniemy w ten sposób wysokiego VAT-u. Dostaję też szereg innych wskazówek, które pozwalają na to, by nie płacić nadmiernych podatków, a zarazem nie wykraczać poza ramy prawa. Dla przykładu - księgowy zakwestionował część moich wydatków "na ubrania robocze", które chciałem wrzucić w koszty: "Masz w 100% czystą dokumentację Twojej firmy, skarbowy w razie kontroli przyczepi się do marynarki za kilka stówek, po co nam to?". Takie rady kreatywnego księgowego niejednokrotnie uchroniły mnie od problemów.
Kilka lat współpracy zaowocowało przyjaźnią z księgowym. Wspólne hobby i pasje pozwalają nam rozmawiać nie tylko o papierkach i ZUSach. Okazuje się, że ja też mogę czasem pomóc księgowemu w drobnych sprawach! Z czystym sumieniem mogę polecić taką współpracę i tego typu biura rachunkowe. Indywidualne podejście do klienta, a nie tylko sucha papierkologia oraz szeroka wiedza praktyczna z zakresu prawa podatkowego to podstawa dobrej kancelarii podatkowej. Wybierając księgową czy biuro rachunkowe, koniecznie zwróćcie na to uwagę!
