W dzisiejszych czasach skuteczny przepływ informacji w firmie, czyli angielski workflow, jest na wagę złota. Bo przecież dzięki szybkiemu obiegowi dokumentów zwiększa się wydajność pracy i generuje zyski. Właściciele firm stają nierzadko przed dylematem, w jakie urządzenie zainwestować, aby podołać oczekiwaniom prowadzonej przez siebie działalności. Nieważna jest w zasadzie branża, w jakiej działają, bo każda wymaga przetwarzania i rozpowszechniania dokumentów. Dlatego prędzej czy później na wyposażeniu biura musi pojawić się drukarka, a znacznie częściej urządzenie wielofunkcyjne, czyli potocznie mówiąc kserokopiarka z dodatkowymi funkcjami. I nie mówimy tutaj o urządzeniach atramentowych, bo te, z racji drogiej eksploatacji, nadają się wyłącznie do postawienia w zaciszu domowym i chwalenia się przed znajomymi „bajeranckim gadżetem”.
Znacznie lepszym rozwiązaniem są kserokopiarki laserowe, które charakteryzują się dużo większą wydajnością, szybkością pracy i niskimi kosztami eksploatacji. Ale tutaj pojawia się problem, ponieważ przeciętna kserokopiarka kolorowa z pakietem opcji dodatkowych to już koszt ok. piętnastu tysięcy złotych i inwestycja w takie urządzenie dla wielu firm leży poza zasięgiem marzeń. Oczywiście można pomyśleć o zakupie kserokopiarki poleasingowej, która posłuży nam przez kilka lat, lecz to także wydatek rzędu kilku tysięcy złotych.
Najprostszym rozwiązaniem wydaje się dzierżawa kserokopiarek. To idealna metoda na to, aby zapewnić własnej firmie prawidłowe funkcjonowanie ponosząc przy tym niewielkie nakłady finansowe. Wynajem kserokopiarki zaczyna się od kilkudziesięciu, ale rzadko sięga 500 zł miesięcznie (w przypadku kserokopiarek z najwyższej półki). Dzięki takiemu zabiegowi można pozyskać rozbudowane urządzenie wielofunkcyjne za niewielkie pieniądze, otrzymując w pakiecie umowy pełną obsługę serwisową, możliwość kopiowania i drukowania pewnej ilości stron za darmo w miesiącu oraz dostawę materiałów eksploatacyjnych. Dodatkowo, jeżeli kserokopiarka będzie posiadała funkcje np. skanera i faksu, wtedy można kompleksowo wyposażyć swoje biuro, wynajmując tylko jedno urządzenie.
Dzierżawa kserokopiarek jest zatem najlepszym sposobem na usprawnienie działania firmy przy małych środkach finansowych, które dzięki zastosowaniu takiej formy szybko powinny się zwrócić. Najważniejszymi atutami wyboru takiej opcji są: profesjonalne urządzenie, często podnoszące prestiż w oczach klientów, serwis, gwarantujący ciągłość działania wynajętego urządzenia (zwłaszcza jeśli działa sprawnie i szybko), brak kosztów związanych z eksploatacją urządzenia oraz możliwość zapewnienia własnej działalności niezbędnego dzisiaj przepływu informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.
