No cóż — z telefonu, poczty, otrzymywanych różnego rodzaju paczek, maili, faksów, SMS‑ów czy komunikatorów. Nasuwa się pytanie: jak sobie z tym potopem poradzić? Oto trzy najważniejsze kroki:
Krok 1: Selekcja — jakie informacje naprawdę są potrzebne?
Krok 2: Zakręć kurek — powstrzymaj napływ informacji o małej wartości.
Krok 3: Eliminuj — wyrzuć, co nie daje ci żadnych korzyści.
Usuń subskrypcje, prenumeraty, biuletyny i newslettery.
Wyobraź sobie, że wypoczywasz nad jeziorem. Czy wówczas pozwalasz na to, by komary na tobie siadały, gryzły cię i dopiero wtedy reagujesz? Moim zdaniem raczej nie. Co zatem robisz? Prawdopodobnie zakładasz siatki ochronne na okna, włączasz różnego rodzaju „odstraszacze” elektroniczne, aby owady nie wpadały do twojego mieszkania, a na koniec używasz środków chemicznych, które zniechęcają owady do siadania na twoim ciele.
To samo musisz zrobić z informacjami! Zatkaj kurek przed nadchodzącymi informacjami i będziesz dostawał ich znacznie mniej. Jak będzie ich mniej, to znacznie szybciej sobie z nimi poradzisz. Usuń wszystko, co nie przyczynia się do poprawy jakości twojego życia. Aby to lepiej zobrazować, pozwól, że przytoczę ci pewną anegdotę.
Kiedy do jednostki przychodzą nowi żołnierze, to uczy się ich podstawowych rzeczy. Nieustannie dowiadują się, jak mają słać łóżko, jak polerować buty, jak utrzymać porządek oraz jak wyczyścić broń. Czynności te powtarzają nieustannie. Ćwiczą się w tym tak długo, aż ta umiejętność doprowadzona będzie do perfekcji. Co ciekawe, dobry dowódca wie, że dokładność w sprawach podstawowych czyni z żołnierza prawdziwego wojownika. Dlatego taką ogromną wagę przykłada się do tego, jak żołnierze zachowują się w małych sprawach. Ponieważ to właśnie po tym, jak załatwiają małe sprawy, można się dowiedzieć tego, w jaki sposób podejdą oni do spraw naprawdę ważnych. Czyszczenie i konserwacja np. broni to podstawa. Dlaczego? Dlatego, że żołnierze, którzy nie są maksymalnie zorganizowani, nie dbają o broń, najzwyczajniej w świecie nie mają racji bytu i zginą na polu bitwy.
Dlatego, aby uniknąć tortur związanych z przytłoczeniem, zrób porządki. Pamiętaj jednak, że przytłoczenie informacyjne to nie tylko skutek stale napływających informacji, ale też często brak umiejętności radzenia sobie z tymi przypływami. Duży wpływ na chaos i przytłoczenie informacyjne ma nasze bałaganiarstwo! Totalny brak organizacji! Widoczny jest on np. po tym, że płaszcz leży na krześle, a nie wisi na wieszaku czy w szafie. Płyty CD są porozrzucane w każdym możliwym miejscu. Papiery zalewają wszystkie miejsca, gdzie normalnie się pracuje. Jeśli tak jest właśnie u ciebie, to prawdopodobnie będziesz sobie radził dużo gorzej niż osoba, która ma wszystko zorganizowane i od razu wie, gdzie i czego ma szukać.
Mamy do czynienia z takim paradoksem, że ludzie dorośli bardzo często chcą, aby ich dzieci miały porządek w pokoju, ale niestety sami mają totalny chaos w swoich biurach. Brak organizacji może także świadczyć o ludziach. Bałagan na zewnątrz ujawnia bałagan w głowie. Jeżeli bowiem ktoś jest niezorganizowany, to prawdopodobnie jego myśli również są chaotyczne. I na odwrót — bałagan w myślach staje się przyczyną bałaganu na zewnątrz.
Dlatego, jeśli ktoś ma wszystko zaplanowane, zorganizowane, wie, czego chce, zna swoją wizję, jest świadom swoich planów i ma zaplanowane następne kroki swojego działania, to prawdopodobnie jego otoczenie będzie odpowiednio dostosowane.
Jak dotrzeć do takiego obrazu swojego otoczenia? Wystarczy pamiętać o tym, by wyznaczyć miejsca, gdzie należy trzymać rzeczy. Dobrze, jeśli te podobne będziesz zawsze trzymał razem. To pierwszy krok. Zorganizuj szufladę na takie rzeczy jak: kable, pendrive’y, karty pamięci itp. Możesz też stworzyć osobne pudło na narzędzia biurowe oraz czyste kartki. Dodatkowo, wszystko wyraźnie oznacz, żebyś natychmiast wiedział, gdzie i czego należy szukać.
Według „Wall Street Journal” pracownicy biurowi tracą sześć tygodni na szukanie rzeczy, które się gdzieś zapodziały! Teraz wyobraź sobie, ile każda z tych osób mogłaby wypracować zysku dla firmy, gdyby te sześć tygodni przeznaczyła na konkretną pracę czy rozmowy z klientami. Następna sprawa to zakłócenia wywołane przez samych ludzi. Wie o tym dobrze ten, kto pracuje w dużej firmie i swoje biurko ma na wprost drzwi. Często może być tak, że kiedy ktoś będzie przechodził, ty spojrzysz na tę osobę, ona spojrzy na ciebie, uśmiechnie się i wejdzie, by z tobą porozmawiać.
To bardzo zakłóca pracę, dlatego mam dla ciebie jedną wskazówkę, która spisuje się doskonale. Ustaw biurko tak, żeby przed sobą mieć ścianę albo okno — nigdy drzwi. Tylko ta jedna rzecz może w znaczny sposób poprawić twoją wydajność. Dlatego zrób jak najszybciej małe przemeblowanie i ustaw biurko przodem do ściany. Sprawdź, czy wszystkie twoje narzędzia są sprawne. Przejrzyj szuflady i pudła. Może się okazać, że w różnych miejscach masz jeszcze spore zapasy spinaczy, zszywaczy, kartek, tuszy i innych rzeczy. Ludzie myślą, że wiedzą, gdzie coś leży, ale tak naprawdę tracą mnóstwo czasu na szukanie, bo okazuje się, że jednak nie wiedzą.
Jeżeli idzie o pracę na komputerze czy archiwizowanie danych, to problemem nie jest archiwizacja plików na komputerze, ale odnajdywanie tych plików. Problemem jest to, że dokumenty nie są odpowiednio pogrupowane i nazwane. Ludzie wrzucają różnego rodzaju zdjęcia oraz pliki i nazywają je np. „raport 17”. W nazwie folderu powinna być dokładna data oraz opis tego, co znajduje się w środku, np. „Raport sprzedaży, styczeń 2012”. Dzięki takiemu oznakowaniu szybciej można znaleźć to, czego potrzebujemy.
Dzięki telefonom komórkowym możemy być w stałym kontakcie. Czyż to nie wspaniałe? Niestety nie! Tak naprawdę jest to właśnie największa wada telefonu komórkowego. Dlatego pamiętaj o tym, że kiedy pracujesz nad projektem, który jest dla ciebie niezwykle istotny, to nie odbieraj telefonu. Oddzwaniaj dwa razy dziennie. Zacznij traktować telefon w podobny sposób, w jaki powinieneś traktować mail. Bardzo często, kiedy pracuję nad jakimś ważnym dla mnie projektem — mam wyciszony telefon. Nawet jeśli w tym czasie zadzwoni ktoś, kto jest zainteresowany ofertą moich szkoleń, nie odbieram telefonu natychmiast, ponieważ mam na to wyznaczone odpowiednie godziny. Kiedy przychodzi odpowiednia pora, oddzwaniam i nigdy nie spotkałem się z jakimś zarzutem, żeby było w takim zachowaniu coś złego. Równie dobrze mógłbym jechać samochodem lub prowadzić szkolenie. Dlatego nie sądzę, aby było coś niestosownego w tym, że nie jesteś dostępny 24 godziny na dobę.
