Formularze urzędowe
Od czasu jak komputery stanęły na urzędniczych biurkach, prawie każdy szanujący się urzędnik, postawił sobie za punkt honoru opracowanie wzorcowego formularza dla spraw przez siebie załatwianych. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie przerost ambicji i chęć unifikacji, czyli stworzenia formularza właściwego dla wszystkich rodzajów spraw, jakie w danej komórce, przez tego urzędnika są załatwiane. Spowodowało to radosną twórczość i dążenie do rozbudowywania formularzy do tego stopnia, że niekiedy jedynie jego twórca wie, jak go wypełnić i co było u podstaw jego tworzenia.
Właściwie to formularze urzędowe miały na celu ułatwienie obsługi petentów i ułatwienie gromadzenia informacji związanych ze sprawami, których dotyczą. Petent, wypełnia formularz i w miejsca do tego przewidziane wpisuje jedynie informacje potrzebne do załatwienia jego sprawy, wymagane przez urząd. W ten sposób nie dość, że już w chwili sporządzania pisma urzędowego, na formularzu urzędowym, podaje informacje potrzebne do załatwienia jego sprawy, to dodatkowo nie musi zastanawiać się, jak napisać takie pismo.
Kiedyś w szkołach uczono pisać podania, a teraz mało, kto wie, co to jest podanie i do czego służy. Wobec tego, świeżo upieczony obywatel, mógłby sobie z napisaniem podania nie poradzić, aczkolwiek i w takiej sytuacji zawsze jest wyjście. Może zażądać od urzędnika sporządzenia protokołu. Petent mówi, urzędnik spisuje i oboje podpisują się pod pismem. Ale prawo prawem, a jakiemu urzędnikowi będzie chciało się sporządzać protokół? Prościej dać takiemu natrętowi kartkę i niech pisze. A jeśli źle napisze, to będzie pisał jeszcze raz.
Skoro urzędy wymyślają formularze i każą je wypełniać swoim petentom, to petenci dostosowują te formularze do użytkowania. W ten sposób powstają aktywne formularze, które mają za zadanie ułatwić życie osobom, którym przychodzi je wypełniać. Aktywny formularz ma to do siebie, że można go wypełnić w komputerze i następne wydrukować. Przecież komputery zawędrowały już prawie do każdego domu i nie koniecznie muszą służyć do zabawy. Można je także zaprząc do pracy.
W aktywnym formularzu można wpisać informacje jedynie w miejsca do tego przeznaczone, bez obawy o zmianę układu graficznego, a w tych bardziej zaawansowanych formularzach można także sprawdzić, czy wszystkie wymagane informacje zostały wpisane. Dodatkowo taki formularz ułatwia pracę z nim poprzez uniknięcie powtarzania tych samych informacji w wielu miejscach, a co niektóre także same są w stanie wykonać obliczenia na podstawie wprowadzonych danych. W niektórych formularzach, zwłaszcza tych bardziej skomplikowanych, wbudowany jest system podpowiedzi, co gdzie należy wpisać i dlaczego.
Sporządzony w komputerze formularz jest znacznie czytelniejszy od wypełnionego odręcznie, a także możliwy do zapisania i po zmianach do ponownego wykorzystania. Wypełniony formularz można wydrukować w takiej ilości egzemplarzy, ile jest potrzebnych.
Formularze pism urzędowych w wersji komputerowej znacznie ułatwiają ich wypełnianie, przyczyniają się do uniknięcia wielu błędów, a także zaoszczędzają czas potrzebny do ich sporządzenia.
