Przedsiębiorcy coraz częściej wybierają załatwianie spraw drogą elektroniczną i również prowadzą księgowość swojej firmy przez internet. W związku z tym dobrze jest wiedzieć jak wygląda e-faktura, fakturowanie przez internet, przechowywanie takich faktur oraz ich kontrola przez podmioty do tego uprawnione.
Pierwsze oczywiście musisz wiedzieć co to jest faktura elektroniczna, otóż to nic innego jak dokument elektroniczny, który podobnie jak zwykła faktura w formie papierowej posiada podobne wytyczne co do posiadanych danych.
Faktura elektroniczna musi zawierać:
dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia ,
strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca,
specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,
dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
podsumowanie: cyframi i słownie,
informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne.
Warunkiem na to aby móc wystawiać taką fakturę, musisz uzyskać na to zgodę twoich kontrahentów, a oprócz tego posiadać odpowiedni program do wystawiania faktu, komputer oraz dostęp do internetu.
Jeżeli prowadzisz księgowość przez internet, to musisz pamiętać o tym że, przechowywanie e-faktur tak jak zwykłych faktur jest obowiązkowe zarówno dla Ciebie jak i odbiorcy. Przechowywać musisz fakturę elektroniczna w takim formacie jakim została ona przesłana, czyli w sposób gwarantujący jej autentyczność, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Organy podatkowe i skarbowe maja prawo, do kontroli twoich dokumentów finansowych zarówno tych w formie papierowej jak i elektronicznej. Do twoich obowiązków w razie kontroli należy:
umożliwienie kontrolującym bez zbędnej zwłoki dostęp pełny i bez przerw drogą elektroniczną do faktur;
udostępnienie sprzętu, programu do faktur umożliwiającego odczyt e-faktur;
udostępnienie informacji dotyczących certyfikatów;
udostępnienie oświadczeń o akceptacji odbiorcy faktur na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
dowody dopełnienia obowiązków dotyczących informacji i zgłoszenia - wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego;
dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową ;
Księgowość przez internet, jest o wiele tańsza i masz możliwość dostępu do dokumentów przez cały czas. Mimo że, ilość dokumentów i obowiązków może cie przerażać, to jak wystawiasz fakturę w formie tradycyjnej, to również musisz posiadać masę papierów od których uginają się półki w twoim biurze. A prowadząc księgowość za pomocą programu księgowego, nie tylko zaoszczędzasz miejsce, ale czas i pieniądze.
