Obieg dokumentów w firmie może przyjąć dwie formy: papierową lub elektroniczną. Na tym etapie rozwoju technologii wielu przedsiębiorców decyduje się na obieg elektroniczny. Jest bardziej efektywny, szybszy, bezpieczniejszy. Również bardziej oszczędny, nie tylko w aspektach czasu i miejsca, ale także pod względem kosztów. Oczywiście żadna firma nie może zrezygnować całkowicie z wersji papierowych wersji dokumentów, choćby z obowiązku raportowania i kontroli dla urzędów. Ale może i we własnym interesie powinna go zminimalizować.
Rozwój technologii IT udostępnia bardzo przyjazne oraz intuicyjne programy, które wspierają przedsiębiorców zarówno w działaniach wewnętrznych, jak zewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów. Dostępne programy dla firm uwzględniają wszystkie aspekty tego procesu. Przyjmowanie i ewidencję, wewnętrzny obieg z możliwością współdzielenia i pracy grupowej, opracowanie i przetwarzanie, wysyłanie na zewnątrz oraz gromadzenie i archiwizację. Kompleksowe traktowanie tego złożonego procesu, zapewnia przedsiębiorcom szerokie możliwości w ich zastosowaniu. Mając dostęp do wielu funkcjonalności, mogą je zindywidualizować do własnych potrzeb lub korzystać tylko z części. Nie wpłynie to w żaden sposób na jakość zaproponowanych w programie rozwiązań.
Bardzo istotne jest, by na każdym z etapów pracy z dokumentami zachować nad nimi kontrolę. Jest to trudne, gdy nie mamy narzędzia diagnozującego proces i wskazującego potencjalne zagrożenia, a w przypadku papierowego obiegu praktycznie niemożliwe. Podobnie w sytuacji pracy grupowej nad wspólnym projektem. Ta w „analogowym” ujęciu sprowadza się do przedłużających się spotkań, dyskusji, poprawek i kolejnych spotkań. Jest czasochłonna i nieefektywna w porównaniu do np. systemu współdzielenia i udostępniania, który jest jednym z rozwiązań stosowanych w elektronicznym systemie.
Czas i dostęp do informacji to współcześnie dwie najważniejsze cechy charakteryzujące efektywny system pracy. Jeśli można je osiągnąć poprawiając działania operacyjne firmy za pomocą sprawdzonych narzędzi, powinno się je zastosować.
