Rodzaj specjalistycznych programów zależny jest oczywiście od samego charakteru działań, jakie dominują w firmie, istnieje jednak grupa programów stanowiąca absolutną podstawę.
Istnieją trzy sposoby nabycia oprogramowania dla firm. Jest to zakup komercyjnego oprogramowania, wraz z którym otrzymujemy prawo do korzystania z programu, w opcji drugiej – korzystanie z programów typu open source, czyli darmowych, a także wykorzystywanie biznesowych aplikacji dostępnych online, poniekąd dzierżawionych.
Należy pamiętać, że kopiowanie programów z komercyjnego oprogramowania jest nielegalne. Licencja najczęściej uściśla liczbę komputerów, na których zainstalowany może być program.
Do podstawowych programów, które potrzebne są w absolutnie każdej firmie, należą edytory tekstów. To za ich pomocą tworzy się dokumenty tekstowe, listy, raporty, oferty. Do najpopularniejszych należy pakiet Microsoft Office. Z podstawowej wersji Worda, można korzystać całkowicie bezpłatnie, po stworzeniu konta na Hotmailu. Pakiet Office zawiera również program Microsoft Exel, czyli arkusz kalkulacyjny, który jest niebywałym ułatwieniem w przypadku tworzenia finansowych dokumentacji i baz danych. Posiada on wiele funkcji tworzenia obliczeń, które dostosowujemy indywidualnie do potrzeb.
Absolutną koniecznością jest wyposażenie każdego z firmowych komputerów w dostęp do poczty elektronicznej. Usprawni to przepływ danych w obrębie wewnętrznej sieci firmy. A ułatwiony przepływ zapewni program Microsoft Office Outlook, który umożliwia również tworzenie i współdzielenie własnych kalendarzy i harmonogramów z innymi pracownikami w firmie.
Do tworzenia prezentacji statystycznych, jak i tych bardziej skomplikowanych, zawierających elementy interaktywne, niezwykle pomocny okaże się program Microsoft Office PowerPoint. Tworzenie baz danych, zestawień, raportów bazujących i innych tego typu, możliwe jest dzięki programowi Microsoft Office Access.
Korzystanie z internetu nie jest możliwe bez zainstalowania przeglądarki internetowej. Posłuży ona, jako narządzie do przeglądania stron internetowych, a także prowadzenia jakichkolwiek działań online.
Jak widać gołym okien, z powyższego zestawienia najpopularniejszych programów ułatwiających organizację prac biurowych jasno wynika, że zakupienie pakietu Microsoft Office dla każdego rodzaju firmy, okaże się bardzo rozsądnym rozwiązaniem. Szczególnie, że właśnie ta firma posiada bardzo wiele korzystnych wariantów zakupu, kierowanych również do właścicieli małych firm i przedsiębiorstw.
Dodatkowo, bardzo przydatne może okazać się oprogramowanie umożliwiające pracę księgowości, czyli konfigurowania i zarządzania kontami i systemem płac.
Programy typu CRM (np. Microsoft Dynamics CRM) usprawnią wszelkie działania związane z marketingiem, sprzedażą i usługami. Tworzy się w nich bazy danych wszelkich możliwych informacji na temat każdego z klientów.
Właściciel każdej, nawet najmniejszej firmy, która dopiero rozpoczyna swoją działalność, szybko zorientuje się, że posiadanie odpowiedniego oprogramowania dla firm, stanowi absolutną konieczność dla usprawnienia jej działania.
