Obowiązek ten spoczywa najczęściej na właścicielu firmy lub osobie specjalnie w tym calu zatrudnionej, czyli administratorze wewnętrznej sieci.
Co rozumie się przez „wysoką wydajność” komputera? Przede wszystkim sprawne jego działanie, a co za tym idzie odpowiednia ilość wolnego miejsca na dysku, dostępność pakietu niezbędnego oprogramowania, jego ciągłe aktualizacje i zabezpieczenie danych przed wirusami.
Coraz częściej w firmach dokonuje się zakupu oprogramowania na zasadzie wykupowania licencji na określony czas, który oczywiście w ramach potrzeb, można wydłużać. Problem pojawia się jednak w momencie, gdy tracimy kontrolę nad hasłami i kluczami do nich. Gdy nie pamiętamy, które z aplikacji zostały nam udostępnione. Okazać się również może, że zapłaciliśmy za coś, czego zupełnie nie wykorzystujemy lub nie dokonaliśmy koniecznych aktualizacji i korzystamy z danej aplikacji nielegalnie.
Istnieje kilka sposobów, w jakich producenci udostępniają swoje oprogramowanie. Są to przede wszystkim licencje grupowe, a także hosting czy dzierżawa. O ile firma nie dokona jednorazowego zakupu produktu, okazać się może, że brak odpowiedniego zarządzania różnorodnymi umowami licencyjnymi może wywołać spore zamieszanie.
Po pierwsze, taka sytuacja może wpłynąć negatywnie na ciągłość pracy. Wszelkie działania nie będą bowiem możliwe, gdy komputer będzie w trakcie naprawy, a okaże się że zainstalowanie aplikacji na innym jest niemożliwe ponieważ gdzieś zawieruszył się klucz licencyjny czy płyta instalacyjna.
Brak kontroli nad legalnością oprogramowania, czyli jego użytkowania zgodnie z licencją, spowodować może również znaczne obniżenie bezpieczeństwa danych firmy. Poza tym inne utrudnienia chociażby w zakresie komunikacji i przepływu danych pomiędzy pracownikami.
W jaki sposób uniknąć tych nieprzyjemnych ewentualności? Najlepiej skorzystać z systemu audytu oprogramowania. Dzięki niemu osoba zarządzająca komputerami będzie na bieżąco z informacjami na temat aktualnych licencji oraz efektywnego wykorzystania konkretnych aplikacji w danym czasie.
Taki system zarządzania proponuje firma Microsoft, z której to oprogramowania korzysta przecież najwięcej firm. Aby chronić bezpieczeństwo danych i płynność działania w firmie, zaleca się wykonanie audytu wykupionych licencji oraz ich zarządzania za pomocą bezpłatnej usługi Microsoft Software Asset Management.
Główny cel? Porządek w oprogramowaniu i jego optymalne wykorzystanie zgodnie z licencjami. Główne korzyści? Problem z głowy. Wszelkie czynności związane z nadzorowaniem oprogramowania wykonywane są bowiem przez system audytowy. Dla firm korzystających z tego typu usług korzyścią będzie więc także redukcja kosztów.
