Dodatkowy bałagan powstaje w momencie tworzenia dodatkowych kopii tego samego dokumentu (przeciętnie około dwudziestu!). Na jeden z dwudziestu rożnych dokumentów, najczęściej jeden się gubi. A co w momencie, gdy był to dokument niezwykle ważny? Dołączmy do tego jeszcze ogólne poddenerwowanie spowodowane szukaniem, rozproszenie i poziom efektywności pracy gwałtownie spada.
Co zrobić, aby zapanować nad chaosem w dokumentacji? Z pewnością należy wprowadzić pewien system ich segregacji i archiwizacji. Na szczęście żyjemy w czasach komputeryzacji i dokumenty przechowywać możemy w postaci elektronicznych plików tekstowych. Wyeliminowaliśmy więc bałagan na biurku, teraz trzeba rozsądnie zagospodarować przestrzeń firmowych dysków.
Idealnym rozwiązaniem dla firm będzie wykorzystanie jednego z pakietów firmy Microsoft.
Usługa Microsoft Office 365, w tym Office Professional, to jedno z nowszych rozwiązań tego typu. Jego innowacyjność polega na dostosowaniu licencji poszczególnych programów pakietu według elastycznego planu miesięcznych subskrypcji. Wykorzystanie usługi uzależniamy od indywidualnych potrzeb firmy, ilości pracowników oraz przewidywalnych kosztów rocznych.
W skrócie, firma Microsoft zarządza oprogramowaniem, a klient (firma) dostępem poszczególnych pracowników do konkretnych programów.
Usługa Office 365 działa na zasadzie wykorzystania narzędzia zarządzania w chmurze. Znaczy to, że administrator danej sieci komputerów w firmie, może na bieżąco kontrolować i zarządzać dostępem użytkowników do poszczególnych funkcji pakietu Office 365.
Pracownicy mają więc dostęp do wszystkich, niezbędnych w organizacji pracy biurowej programów pakietu Microsoft Office, a dodatkowo dzięki usłudze przetwarzania w chmurze, możliwość szybkiej i łatwej komunikacji oraz możliwości elektronicznego obiegu dokumentów.
Nie musimy znajdować się w siedzibie firmy, aby mieć dostęp do wszystkich ważnych dokumentów, dostępu do służbowej poczty czy bazy dokumentów i kontaktów.
Tego typu oprogramowania dla firm zdecydowanie ułatwiają prowadzenie firmowych dokumentacji i nie tylko. Pracownicy posiadający dostęp do konkretnych programów mogą tworzyć zestawiania, podsumowania, rozliczenia w czytelnych i przejrzystych dokumentach, które później za pomocą jednego kliknięcia, mogą udostępnić innym pracownikom.
Poza tym, o wiele łatwiejsze stanie się tworzenie szkoleniowych prezentacji, materiałów marketingowych i innych.
Wykorzystanie pakietów biurowego oprogramowania jest obecnie absolutnie niezbędne do zachowania porządku nie tylko na biurku, ale także na dyskach i pulpitach służbowych komputerów.
