Oznacza to, że startujące firmy najczęściej chcą wydać jak najmniej pieniędzy na komputery i oprogramowanie. Wszyscy wiedzą, że to musi być, ale najlepiej niech będzie jak najmniejszym nakładem finansowym. I dlatego też korzysta się w takich sytuacji z darmowego oprogramowania, które nie do końca spełnia wszelkie oczekiwania, do tego często jest dziurawe, więc niebezpieczne.
Takie myślenie jest błędne, ponieważ w skrajnych przypadkach może nawet prowadzić do zbankrutowania firmy. Nieodpowiednie oprogramowanie lub takie, które nie będzie wystarczająco bezpieczne może spowodować wyciek danych lub ich utratę, a to oznacza klęskę firmy.
Dlatego właśnie bardzo istotne jest to, by do kupna oprogramowania dla firm podejść rzetelnie. Nie warto oszczędzać, bo to może przysporzyć tylko więcej kłopotu. Dobre programy w firmie to takie, które zwiększą jej efektywność.
W tym miejscu należy się zastanowić nad tym, jakie dokładnie programy są niezbędne i w jaki sposób będą one współgrać z pozostałymi. Dla przykładu, w firmie, w której bardzo ważny jest obieg dokumentów i praca wielozadaniowa, bardzo istotne jest to, by w prosty i szybki sposób wszyscy pracownicy mogli pracować nad jednym dokumentem. Bardzo często korzysta się jeszcze w tym celu z poczty elektronicznej, ale nie do końca zdaje ona egzamin w przypadku różnych specyfik różnych branż. W przykładowej firmie najlepszym rozwiązaniem będzie zdecydowanie się na oprogramowanie w chmurze, do której dostęp będą mieli wszyscy, również zdalni pracownicy. Najlepiej w tej sytuacji spisze się pakiet Microsoft Office w połączeniu z SharePoint Serverem. Dużym plusem tego rozwiązania jest możliwość płacenia w ratach, co znacznie odciąża.
Dzięki przemyślanym rozwiązaniom związanym z oprogramowaniem, firma znacznie zwiększy swoje dochody poprzez bezpieczne i sprawne oprogramowanie, na które udzielane jest wsparcie, usprawnienie obiegu dokumentów w firmie (co przełoży się na większą efektywność pracowników), lepszy kontakt z kontrahentami i szybszy odezw.
Jak widać, nie ma sensu oszczędzać na oprogramowaniu i decydować się na rozwiązania najtańsze lub darmowe, ponieważ to, co jest najtańsze, wcale się takie w praktyce nie okazuje. Nie bez powodu znane jest przysłowie, że „oszczędny dwa razy traci”.
