I właśnie dlatego, tak istotne jest, by w firmach różnej wielkości przeprowadzać audyt oprogramowania. A co to właściwie oznacza?
Audyt oprogramowania to, w prosty sposób wyjaśniając, szczegółowa analiza oprogramowania zainstalowanego na wszystkich firmowych komputerach, dogłębne sprawdzenie każdej aplikacji, uporządkowanie lub uzupełnienie zaległych, brakujących licencji, a także zasugerowanie dobrania wydajniejszych systemów, które zwiększą efektywność pracy i zarządzanie nią.
W wielkich korporacjach znajdziemy działy IT, które zajmują się regularnym sprawdzaniem, czy na wszystkich firmowych komputerach zainstalowane jest legalne oprogramowanie, używane zgodnie z licencją oraz czy jest ono optymalnie wykorzystywane. I takie jest również zadanie audytu oprogramowania zleconego zewnętrznym firmom. Taki audyt składa się z kilku części, które wyjaśnimy poniżej.
1. Na początku zbiera się szczegółowe informacje o wszelkim oprogramowaniu na wszystkich komputerach, stosuje się w tym celu specjalne narzędzia do audytu.
2. Kolejnym krokiem jest zgromadzenie wszystkich licencji w jednym miejscu.
3. Następnie, zbiera się informacje od poszczególnych osób w firmie o potrzebach i funkcjach niezbędnego oprogramowania.
4. Kolejno, sprawdza się, czy zainstalowane na komputerach firmowych programy są wydajnie wykorzystywane.
5. W tym momencie tworzy się szczegółowy raport, w którym zestawia się programy, licencje i zapotrzebowanie. Dokupuje się brakujące programy i licencje, a odinstalowuje zbędne lub takie, które były wykorzystywane niezgodnie z licencją.
6. Ostatnim punktem jest uświadomienie użytkowników komputerów i wdrożenie procedur zarządzania programami. W tym celu podpisuje się również odpowiednie dokumenty.
Właściwie taki audyt nie jest jednorazową usługą, ponieważ firmy czuwające nad oprogramowaniem regularnie sprawdzają, czy jest ono odpowiednio użytkowane, firma taka zapewnia więc stały monitoring.
Taki audyt można również zrobić samemu, poprzez korzystanie ze specjalistycznych narzędzi do badania oprogramowania.
Dzięki odpowiedniemu audytowi, firma może widocznie zwiększyć swoją efektywność, co bezpośrednio przekłada się na wzrost jej zarobków. Wszystko to stanie się za sprawą optymalizacji programów (maksymalnego wykorzystania go) i świadomego użytkowania ich. Widocznie zaoszczędza się również środki, które byłyby przeznaczone na wezwanie pomocy technicznej. Uniknie się również problemów prawnych związanych z nieświadomym nieprawidłowym użytkowaniem licencji lub korzystania z nielegalnego oprogramowania.
