Bezsprzecznie, niezbędną czynnością, którą trzeba wykonywać w firmie jest kopia zapasowa. Są dwa rozwiązania z nią związane. Można wykonywać całkowitą kopię wszystkich plików lub tylko tych najważniejszych. Często jednak nie da się jednoznacznie stwierdzić, które są najistotniejsze, bywa i tak, że niezbędne są wszystkie informacje. Dlatego właśnie najlepszym rozwiązaniem jest wykonywanie kopii zapasowej całego systemu operacyjnego. Wiąże się to jednak z tym, że niezbędne są duże nośniki danych, na których będą przekonywane kopie. Najlepiej więc zastanowić się nad dyskami zewnętrznymi, na które można te dane nadpisywać. Popularne niegdyś płyty CD i DVD odchodzą dziś do lamusa.
Warto zastanowić się również nad usługami, które oferują duże koncerny komputerowe, takie jak Microsoft. Umożliwiają one regularne backupy danych, a zarządzanie nimi jest proste. Taką możliwość oferuje na przykład Windows Server lub Windows 7. W firmach przydatne może się również okazać oprogramowanie Microsoft System Center Data Protection Manager. Takie rozwiązania mają maksymalnie ułatwić pracę w przypadku utraty danych. Umożliwiają one taką konfigurację komputera, która w przypadku awarii umożliwi podłączenie kolejnego sprzętu i kontynuację pracy.
Należy również ustalić, w jakim miejscu przechowywać kopie zapasowe. Odpowiedź jest prosta – z dala od komputerów biurowych. Dzięki temu uniknie się sytuacji, w której komputer wraz z danymi spłonął w pożarze – takie sytuacje, mimo że niezwykle rzadko, zdarzaj się.
Jest jeszcze jedna kwestia związana z zabezpieczeniem danych w firmie. Niestety, ale czasem świadomie lub nie, wynoszą je pracownicy. Gdy jest to nieświadome, mogą nie zdawać sobie sprawy co oznacza ich wyciek. Gorsza jest jednak świadomość tego czynu – oznacza to, że trzeba podjąć inne kwestie związane z bezpieczeństwem danych w firmie. Przede wszystkim należy uświadamiać pracowników o zagrożeniach wynikających z wydostania się danych firmowych na zewnątrz. To podstawa, ponieważ często to nie komputery są winne utratom lub wyciekom danych poza należne im miejsce.
