Obecnie w firmach jak najszybsza komunikacja jest niezbędna. Zwłaszcza wtedy, jeśli nad jednym projektem pracuje większa ilość osób, lub gdy jednocześnie kilka osób pracuje nad konkretnym dokumentem. Jeszcze dziesięć lat temu, do wymiany danymi między pracownikami, do takich projektów przydatne, a wręcz niezbędne były dyskietki (od 8 cali do najpopularniejszych 3,5 cala). Problem zaczynał się wtedy, gdy waga pliku przekraczała półtora megabajta. Kilka lat temu problem ten rozwiązała pamięć USB, która mogła pomieścić pliki o wiele większych rozmiarach. Z biegiem lat zwiększa się ona coraz bardziej.
Wraz z rozwojem poczty elektronicznej, możliwe jest dodawanie załączników o coraz większej pojemności, dzięki czemu nie trzeba zgrywać danych na dysk, który następnie trzeba zanieść współpracownikowi, aby z kolei ten mógł nad nimi pracować. Obecnie można, nie ruszając się ze stanowiska, wysłać plik za pomocą e-maila, a odbiorca otrzyma go po chwili. Dzięki czemu można zaoszczędzić znaczną ilość czasu, którego przecież w firmach zawsze brakuje. A niezbędny do tego jest jedynie dostęp do sieci i program pocztowy. Ten drugi ma już wbudowany każdy system operacyjny Windows, więc nie jest to problemem.
Dzięki poczcie elektronicznej możliwe jest przesyłanie nie tylko danych, ale również wszelkich informacji, które mogłyby się zagubić poprzez natłok dokumentów lub mogłyby być zapomniane, jeśli byłyby przekazane ustnie.
Aby odpowiednio nad tym zapanować, wystarczy tylko odpowiednio skonfigurować klienta poczty – utworzyć odpowiednie foldery odpowiedzialne za poszczególne projekty, działania i informacje. Dzięki temu w firmie można w prosty sposób zapanować nad obiegiem dokumentów i informacji.
Przykładowo, osoba pracująca nad jednym projektem, może zlecić drugiej naniesienie poprawek lub opracowanie dokumentu na podstawie danego pliku wysyłając ten plik i wytyczne dotyczące projektu. Odbiorca może je szybko przerzucić do dedykowanego folderu, dzięki czemu nie musi sobie zapisywać zlecenia w osobnym pliku lub na kartce. Może do niej wrócić w każdej chwili. Poczta elektroniczna będzie w takim razie służyła funkcji przechowywania danych.
Należy zauważyć, że obsługa klienta pocztowego jest bardzo prosta i intuicyjna. Dlatego właśnie poradzi sobie z obsługą jej każdy, o czym nie można powiedzieć w przypadku zaawansowanych programów do komunikacji.
