Życzeniem każdego menedżera jest, aby firma była powszechnie znana oraz aby jej wizerunek był lepszy od konkurentów. Unikalny wizerunek odróżnia firmę od konkurencji oraz prezentuje jej indywidualny styl i charakter, informuje czym się zajmuje i co wyjątkowego oferuje klientom.
Wysoka świadomość firmy kształtowana jest przez konsekwentnie stosowaną identyfikację werbalną (nazwa, slogan firmowy, hasła) oraz identyfikację wizualną (corporate identity). Im częściej otoczenie styka się z naszą marką tym firma jest lepiej znana. Ważne jest nie tylko ilość prezentacji naszego logo i nazwy ale i jakość tej prezentacji. Systemy identyfikacji wizualnej obejmują projekty unikalnego logo firmowego w formie znaków graficznych oraz markowania elementów działania firmy oznaczeniami firmowymi. Unikalne i sugestywne logo będzie łatwo zauważone i zapamiętane przez klientów.
Księga Corporate Identity to katalog wiedzy na temat sposobów i zasad stosowania logo firmowego, znaków towarowych, graficznych oznaczeń marek. Celem opracowania księgi jest jak najlepsze zaprezentowanie logo. Zawiera ona wszelkie niezbędne informacje, zalecenia i wskazówki na temat stosowania symboliki firmowej (nazwy, logo, znaków towarowych), używania kolorów i typografii firmowej.
Księga SIW jest wewnętrznym dokumentem katalogującym projekty oznakowania wszystkich nośników identyfikacji, opakowań produktów, materiałów reklamowych. Rozbudowane księgi zawierają ponadto katalogi zdjęć, opisy technologii produkcji nośników identyfikacji, formularze zamówień, procedury realizacji prac. Zawarte w księdze identyfikacji wizualnej wytyczne powinny obejmować komplet materiałów i nośników oznakowujących działania firmy. Papeterie, oznakowanie firmy, oznakowanie placówek, pojazdy firmowe, projekty gadżetów i upominków, ubrania pracownicze, materiały biurowe, to tylko niektóre grupy elementów opisane w manualu identyfikacji. W przypadku dużych systemów podzielona jest na rozdziały grupujące poszczególne nośniki pod względem ich funkcji i przeznaczenia. Integralną częścią jest księga znaku, definiująca nazewnictwo firmy oraz budowę zasady stosowania logo firmy.
Księga znaku (księga marki, logobook, logo manual) jest dokumentem:
a) ułatwiającym zarządzanie systemem identyfikacji wizualnej firmy,
b) prezentującym budowę i zasady stosowania wszystkich dozwolonych form logo,
c) umożliwiającym projektowanie elementów identyfikacji wizualnej,
d) narzędziem kontroli jakości produkcji elementów identyfikacji i reprodukcji logo.
Dokumentacja może występować w formie elektronicznej lub tradycyjnej, drukowanej. Najwygodniejszą formułą jest elektroniczny podręcznik dostępny przez internet. Ta forma dokumentacji może być na bieżąco aktualizowana, więc nie ma problemów z dystrybucja niepoprawnych lub zdezaktualizowanych wzorców. Elektroniczna forma księgi daje szerokie możliwości w zarządzaniu identyfikacja firmy. Poczynając od nadawania uprawnień i dostępu do wiedzy, można zbudować wokół ksiąg forum i gromadzić informacje i opinie o logo firmy i jego zastosowaniach. Dobrze zaprojektowana dokumentacja jest efektywnym narzędziem marketingowym, wpływa na jakość reprodukowania symboliki firmowej. Dobrze odwzorowywane logo firmy to podstawa budowania świadomości marki. Dodatkowym argumentem za opracowaniem księgi identyfikacji i księgi logo jest znaczne obniżenie kosztów produkcji elementów identyfikacji. W pełnej księdze znajdują się pełne opisy technologii, zalecenie co do materiałów i technik reprodukcji. W najbardziej zawansowanych opracowaniach znajdują się opisy i procedury realizacji zamówień wraz z pełna dokumentacją. Firmy posiadające zapisaną w tej formie dokumentację nie mają kłopotów z utrzymaniem jakości reprodukcji logo, właściwym jego pozycjonowaniem na materiałach informacyjnych i marketingowych. Wpływa to na skrócenie czasu prac przygotowawczych i projektowych, dzięki czemu personel marketingowy może poświęcać czas na inne działania.
