Zarządzanie czasem jest szczególnie ważne gdy pracujesz w domu lub starasz się wykroić trochę wolnego czasu na np. pisanie ebooka lub prowadzenie bloga. Nie wystarczy się tylko mobilizować, lecz tek ułożyć sobie czynności aby praca była jak najbardziej efektywna.
Zaplanuj to co masz robić
Planowanie pozwoli ci uniknąć chaotycznego zastanawiania się co zrobić. Myślenie “za co się zabrać, może to a może tamto” zabiera zbyt wiele cennego czasu. Dlatego poprzedniego dnia zrób listę zadań na następny dzień.
Zapisz listę zadań na papierze lub w komputerze a nie tylko wymyśl ją. Bardzo przydatny do tego celu jest kalendarz googla. Można również wpisywać sobie zadania do arkusza kalkulacyjnego np. w dokumentach googla lub excelu. wybierz zadania priorytetowe.
Duża ilość zadań do wykonania może przytłoczyć. Potem możesz mieć poczucie winy, że nie udało się ich wykonać. Dlatego najlepiej posegregować zadania na: ważne i pilne, ważne i nie pilne, pilne i nieważne oraz nieważne i niepilne. Zadania ważne i pilne wstaw na początku listy.
Przy każdym priorytetowym zadaniu na następny dzień zapisz sobie “Dlaczego”. Odpowiedź na pytanie: dlaczego mam to zrobić zmotywuję cię. Gdy postawisz sobie pytanie dlaczego twój umysł zacznie wymyślać powody do zabrania sie do pracy.
Wybierz 3 ważne i pilne zadania które muszą być zrobione. Dobrym pomysłem jest przygotowanie sobie poprzedniego dnia potrzebnych instrumnetów. Np. jeśli masz zapłacić rachunki, odnieść książkę do biblioteki. Zgromadź te rzeczy poprzedniego dnia i połóż je na biurku. Unikniesz w ten sposób pokusy żeby znowu odłożyć to zadanie, bo nie chce ci sie szukać tych rachunków a masz jeszcze pare dni na zapłacenie.
Na każde zadanie wyznacz sobie rozsądny czas tak abyś nie miał/a poczucia winy, że robisz za mało. Dostosuj ten czas do siebie. Jeśli wyznaczysz sobie mniej czasu twój mózg przystosuje się i wykona zadanie szybciej. Jeśli jednak wyznaczysz za mało czasu będziesz mieć poczucie winy, że nawalasz.trzymaj się wyznaczonego czasu. Na przykład postaw na biurku kuchenny timer i nastawiaj go na określony czas. Twój mózg przystosuje się do wyznaczonego czasu.
Kończ zaczęte zadania. Wykreślanie wykonanych zadań z listy działa bardzo motywująco. Jeśli robisz listę na komputerze np. w excelu, możesz wykonane zadania zaznaczyć kolorem, wyciąć i wkleić na dół listy do zadań wykonanych. Będziesz wtedy widzieć jak dużo robisz. Natomiast nic tak nie stresuje jak piętrzące się niewykonane zadania. Dlatego nie przerywaj w połowie i nie odkładaj na jutro. Co możesz zrób do końca. zacznij od tych zadań, które są nieprzyjemne i najbardziej nie chce ci się ich robić. Myślenie że musisz to zrobić zepsuje ci nastrój na cały dzień. Lepiej zrobić je od razu i nie stresować się.
Dobrze jest wyważyć ilość zadań i czas według własnego trybu działania. Lepiej wyznaczyć sobie mniej zadań i więcej czasu, wykonać je i wykreślić z listy zadań. Zbyt ambitny plan - za dużo zadań i za krótki czas - spowoduje stres, że ciągle nawalasz i niczego nie udaje ci się zrobić. Z kolei bardziej napięty grafik zadań powoduje, że jesteś bardziej zorganizowany/a i udaje ci się więcej zrobić.
Jak się lepiej skoncentrować?
Unikaj nieplanownanych przerw. Każda przerwa spowoduje że przestaniesz się koncentrować. Zanim się ponownie skupisz minie cenny czas. Dlatego nie pozwól aby cokolwiek przerywało ci pracę:wyłącz telefon, poproś rodzinę aby nie przeszkadzała ci przez określony czas. Dobrym pomysłem jest stworzenie sobie profilu w windowsach. Ma to być profil bez emaila, facebooka itp.
Jeśli przychodzą ci do głowy wspaniałe pomysły zapisuj je. Trzymaj pod ręką notes papierowy lub w komputerze aby zawsze zapisać sobie przychodzące pomysły. Jeśli oderwiesz się i zaczniesz robić coś co ci akurat przyszło do głowy, niczego w końcu nie zrobisz.
Aby uniknąć pokusy odrywania się wyznacz sobie godzinę dziennie, lub 2 razy po pół godziny na wykonywanie rzeczy zabierających czas np. sprawdzanie maili, zaglądanie na facebooka, przeglądanie stron internetowych. Po prostu wyznacz sobie na to godzinę i rozkoszuj się tym bez żadnego poczucia winy.
Rób sobie planowe przerwy na odpoczynek. Na przykład stosuje podział 50/10 - 50 minut pracujesz a 10 minut odpoczywasz.Ważne jest aby również zaplanować sobie co będziesz robił/a w czasie tych przerw. Nie może to być odpowiadanie na maila lub dzwonienie bo w ten sposób z 10 minut zrobi się godzina. Najlepiej robić coś co nie wciąga - pare ćwiczeń, pogłaskać psa lub kota, zrobić sobie kawę lub kanapkę, pomedytować.
Zarządzenie czasem jest sprawą indywidualną. Warto dostosować te zasady do swoich upodobań. Np. jedna osoba woli jednorazowo zrobić większe zakupy aby nie tracic czasu na chodzienie po sklepach. Inna osoba, z kolei, woli chodzić do sklepu codziennie i kupować produkty, które będą potrzebne tylko tego dnia.
Warto te Zasady dostosować do siebie. W czasie przerw rób to co ci sprawia największą przyjemność, a jednocześnie nie wciąga.
Jeśli zastosujesz te pare zasad twój dzień pracy będzie bardziej efektywny. Pozbędziesz się także poczucia winy, że robisz ciągle za mało.
