Twoje własne centrum zarządzania plikami

Jeśli twoim problemem jest noszenie plików między komputerami lub szukanie plików na dysku, warto zainteresować się dokumentami google. Dokumenty google to jakby pakiet office online w miniaturze, posiada podobne funkcje jak inne programy do pisania. Właściwie zawierają wszystko co jest potrzebne na codzień do pracy, tak jak microsoft word. Nie trzeba kupować drogiego oprogramowania, instalować nic na komputerze. Ponadto masz wszystko pod ręką wszędzie gdzie jest dostęp do sieci.

Podobnie jak w innych pakietach office google dokumenty  oferują edytor tekstu typu Word, arkusz kalkulacyjny typu Excell, możliwość tworzenia prezentacji jak w Power Point, oraz możliwość tworzenia formularzy i rysunków. Oczywiście funkcje w dokumentach google są dużo bardziej ograniczone niż w pakietach office, ale zawierają to co jest najważniejsze w codziennej pracy. W gruncie rzeczy w programach do pisania wiekszości zaawansowanych funkcji i tak się nie wykorzystuje.

Dzięki dokumentom google można przechowywać swoje pisma, dokumenty, arkusze kalkulacyjne, ebooki i raporty w pdf w jednym miejscu. Wszystko masz pod reką i nie musisz się zastanawiać gdzie jest twój plik - na nowym komputerze, na starym, w domu, w biurze czy na pendrivie. Ile razy zdarzyło ci się szukać jakiegoś pisma napisanego pół roku temu. Potem się okazało, że napisałeś go na komputerze u kogoś z rodziny bo akurat był pod ręką.

Obecnie bardzo popularnym formatem jest pdf. Nawet CV przesyła się do potencjalnego pracodawcy w tym formacie. Dokumenty google pozwalają łatwo zapisać pismo jako pdf. Po prostu z menu Plik wybierasz opcję Pobierz jako i możesz wybrać format w jakim ten dokument ma być zapisany na dysku. Dokument można zapisać jako pdf, plik tekstowy, plik microsoft word, plik Open office lub stronę internetową w html.

Podobnie jak inne programy do pisania dokumenty googla zawierają edytor tekstu pozwalający wybrać rodzaj i wielkość czcionki, kolorować tekst, wstawić zdjęcie, tworzyć listy wypunktowane, tabelki, wstawić link. Edytor tekstu przypomina microsoft word dlatego osoby przyzwyczajone do tego programu do pisania bardzo łatwo się zorientują. W dokumentach google pisanie tekstu jest tak samo łatwe jak w programach do pisania typu microsoft word.

Swoje dokumenty możesz udostępniać znajomym online, możesz wysłać mailem. Masz możliwość udostępnienia swojego pisma w sieci tak aby był ogólno dostępny lub tylko dla osób, którym podasz link. Kliknij Udostepnij w prawym górnym rogu lub w menu Plik i możesz wybrać czy wysłać swój tekst emailem czy udostępnić go w sieci.

Czy zdarzyło ci się, że wysyłasz do kogoś pismo napisane np. w open office a Twój znajomy dzwoni do ciebie, żebyś mu przysłał jeszcze raz w innym formacie bo nie może tego otworzyć. Musisz ten plik przekonwertować i znowu wysłać znajomemu. Tracisz czas, denerwujesz się. Dokumenty googla pozwalają na przekonwertowanie plików. Kliknij Prześlij - wbrew nazwie oznacza to przesłanie dokumentu z dysku na dokumenty googla. Dokument zostanie skonwertowany i możesz go odczytać.

Kolejną funkcją dokumentów google jest arkusz kalkulacyjny, który działa podobnie jak excel. Dlatego osoby przyzwyczajone do excela świetnie sobie poradzą. Klikając na Utwórz nowy możesz wybrać: dokument, prezentacja, arkusz, formularz, rysunek.

Jeszcze do niedawna by wydrukować plik należało otworzyć go najpierw jako pdf i dopiero wtedy wydrukować. Teraz zostało to zmienione i można drukować bezpośrednio. Po kliknieciu na Drukuj otwiera się panel drukrki jak w innych programach do pisania.

Dokumenty googla mają wygodny panel administracyjny pozwalający zarządzać swoimi pismami. Na stronie głównej pojawia sie lista pism począwszy od najnowszego. Można też pogrupować pisma w katalogi czyli kolekcje. Aby utworzyć katalog kliknij Utwór nowy, a następnie wybierz Kolekcja. Nadaj jej nazwę. Aby przenieść pliki do kolekcji zaznacz je w kwadaraciku po lewej stronie, a następnie rozwiń opcje Czynności (nad listą dokumentów). Kliknij na opcje Organizuj. Pojawi się ramka z klekcjami gdzie zaznaczasz do której kolekcji ma wejść dane pismo. To pismo nadal pojawia się na liście wszystkich pism.

W dokumentach googla można przechowywać plik jak na dysku. Pojemność konta googla jest bardzo duża. Można je odpłatnie zwiększyć a opłata za rok jest symboliczna.