Wydawanie certyfikatów, znakowanie czasem lub wykonywanie innych usług związanych z korzystaniem z narzędzia jakim jest podpis elektroniczny, zgodnie z ustawą jest przypisane do konkretnych podmiotów. Są to tzw. Podmioty świadczące usługi certyfikacyjne: przedsiębiorcy, Narodowy Bank Polski oraz organy władzy publicznej jakimi są np. organy samorządu terytorialnego. Mają możliwość wystąpienia z wnioskiem do ministra właściwego do spraw gospodarki o wpisanie do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. Jest to zaświadczenie o tym, że dany podmiot jest właściwe przystosowany do wystawiania kwalifikowanych certyfikatów i spełnia wszystkie warunki określone w przepisach. Lista podmiotów, w których można uzyskać bezpieczny podpis elektroniczny, wpisanych do rejestru jest jawna. Podmioty te zobowiązane są do opublikowania zasad przyjętej polityki certyfikacyjnej.
Odbiorcami usług certyfikacyjnych są osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne, które nie posiadają osobowości prawnej. Zostaje zawarta umowa o świadczenie usług między tymi podmiotami, a danym urzędem certyfikacyjnym, który wypełnia swoje zobowiązania w granicach określonych w polityce certyfikacyjnej.
Podpis elektroniczny używany jest do identyfikacji osoby składającej podpis droga elektroniczną. Dzięki niemu można potwierdzić autentyczność dokumentu przesyłanego w taki sposób. Jest więc gwarantem tożsamości, autentyczności i integralności wymienianych droga elektroniczna informacji.
Podpis elektroniczny pozwala zapewnić unikalność oznaczania dokumentu. Na podstawie oznaczenia gwarantuje niezaprzeczalną identyfikacje osoby która podpisała dany dokument. Dzięki temu podpis elektroniczny można uznać za równoważny z tym własnoręcznie złożonym pod dokumentem. Dane opatrzone takim podpisem są możliwe do zweryfikowania. Dokonuje się tego za pomocą specjalnych aplikacji. To właśnie odróżnia inne dokumenty przesyłane drogą elektroniczna, które nie są podpisane podpisem elektronicznym. Nie można mieć wtedy pewności co do autentyczności danego dokumentu. Zweryfikowanie takiego dokumentu może nastąpić tylko w powiązaniu z systemami informatycznymi w których istnieją i w których musiały powstać. Podpis elektroniczny ma też funkcje wykrywania zmian wprowadzonych po podpisaniu dokumentu. Dzięki temu podpis staje się powiązany z danymi do których został przyporządkowany.
Podpis elektroniczny wnosi wiele pozytywnych rozwiązań w obrocie prawnym i gospodarczym. Ułatwia wiele czynności, a także dzięki swym funkcjom chroni dane opatrzone podpisem. Jest tez to bezpieczna forma podpisywania dokumentów. Bowiem podpis elektroniczny dużo trudniej jest podrobić niż tradycyjny podpis własnoręczny.
