Jak bezpiecznie zorganizować wyjazd integracyjny i spać spokojnie?

Bez względu na to czy organizujemy imprezę integracyjną, szkolenie outdoorowe, teambuilding, wyjazd motywacyjny (incentive) czy „zwykły” piknik firmowy, zasady bezpieczeństwa są niezmienne.

Uczestnictwo w eventach outdoorowych zawsze niesie ze sobą pewien element ryzyka. W końcu w trakcie takich programów robimy rzeczy, których na co dzień nie powinniśmy robić sami w domu. Ten dreszczyk emocji jest właśnie tym, co najbardziej pociąga, dlatego bezpieczeństwo naszych pracowników podczas imprezy integracyjnej jest sprawą najwyższej wagi.

Jest kilka elementów, na które koniecznie musimy zwrócić uwagę przygotowując bezpiecznie teambuilding. Przede wszystkim warto szczególnie uważnie wybrać firmę organizującą dla nas program terenowy. To właśnie w ręce instruktorów tej agencji powierzymy zdrowie, a nawet życie naszych pracowników. Myśląc o bezpieczeństwie podczas eventu należy pamiętać także o innych aspektach takich, jak kadra instruktorska (uprawnienia), sprzęt (atesty), ubezpieczenie, pozwolenia oraz sprawy logistyczne (wybór miejsca oraz terminu pod kątem naszego wyjazdu firmowego). Spróbujemy teraz po kolei przyjrzeć się tym elementom i wskazać to co najistotniejsze..


Kogo wybrać?

Firm zajmujących się organizacją wyjazdów integracyjnych jest w Polsce ponad 300 i co roku powstają kolejne. W tym gronie jest wiele dobrych firm z dużym doświadczeniem, które świadczą usługi na wysokim poziomie. Jak to na rynku bywa, jest też sporo firm przypadkowych, które zajęły się eventami z braku innego pomysłu na biznes. Te ostatnie niestety niekorzystnie wpływają na ogólny wizerunek branży, ponieważ ich poziom profesjonalizmu pozostawia wiele do życzenia. I tutaj pojawia się odwieczne pytanie, jak wybrać?

Wydaje się, że najprostszym rozwiązaniem jest Internet. Podobno jak czegoś nie ma w Google’u to znaczy, że tego w ogóle nie ma. Dlatego wyszukiwarka internetowa na pewno będzie pomocna przy wytypowaniu potencjalnych partnerów do dalszych rozmów.

Ocena firmy tylko i wyłącznie na podstawie strony internetowej może być mylna. Stworzenie ładnego i ciekawego serwisu w dzisiejszych czasach nie jest ani specjalnie trudne, ani drogie. Dlatego powinniśmy być szczególnie ostrożni i zwrócić uwagę na następujące szczegóły:

- Jak długo firma istnieje na rynku, jakie ma doświadczenie?
- Czy są podane szczegółowe dane kontaktowe? Czy firma posiada biuro „z krwi i kości”, telefony stacjonarne, pracowników, czy może jest to bardziej wirtualna organizacja, do której kontakt jest ograniczony jedynie do numeru komórkowego? W takim wypadku jest wielce prawdopodobne, że firma ta działa na zasadzie pospolitego ruszenia z przypadkowymi pracownikami „z łapanki” i na pożyczonym sprzęcie.
- Kim są trenerzy i instruktorzy agencji? Czy są to konkretne osoby, czy enigmatyczna „grupa pasjonatów”?
- Jaka jest różnorodność programów: czy są to tylko zajęcia integracyjne, czy w ofercie są również programy szkoleniowe, motywacyjne (incentive), programy wieczorne?
- Jakie firma ma referencje i listę klientów? I tutaj uwaga: listę taką na późniejszym etapie należy zweryfikować dzwoniąc do wybranych osób. Telefony kontaktowe powinna udostępnić agencja.
- I wreszcie galeria zdjęć – chyba najbardziej wiarygodna wizytówka. Zwróćmy uwagę, czy są zachowane zasady bezpieczeństwa, takie jak kaski dla uczestników zajęć wysokościowych, kamizelki podczas zajęć na wodzie etc.

Inny bardzo dobry pomysł na wytypowanie właściwej firmy to osobiste referencje, czyli poczta pantoflowa. W czasach, gdy prawie każda korporacja organizuje przynajmniej jeden event rocznie nasi znajomi, bądź partnerzy biznesowi, będą cennym źródłem kontaktów. Warto ich zapytać o godne polecenia agencje eventowe.

Skoro już mamy wytypowanych kilka firm czas najwyższy wysłać do nich zapytanie ofertowe. Najważniejsze w tym momencie jest zdefiniowanie, jaki jest cel planowanego wyjazdu i czemu on ma służyć. Istotne jest przemyślenie i zastanowienie się, czego zleceniodawcy oczekują od tego wydarzenia. Warto pewne wytyczne organizacyjne ubrać w formę briefu. Pomoże to na pewno firmie eventowej przygotować dla nas dopasowaną ofertę. Dobrze przygotowany brief powinien zawierać następujące informacje:

- charakter spotkania (integracyjny, szkoleniowy, motywacyjny etc.),
- oczekiwania dotyczące programu (aktywny, spokojny, nastawiony na współpracę lub rywalizację),
- wielkość i charakterystyka grupy (średnia wieku, struktura płci, ogólna sprawność fizyczna uczestników),
- preferowane daty wyjazdu,
- sugestie dotyczące regionu, w którym ma się odbyć spotkanie,
- oczekiwania odnośnie standardu hotelu,
- informacje dodatkowe, czy potrzebny jest transport uczestników, pamiątkowa dokumentacja fotograficzna lub filmowa, etc.,

Tak napisany brief wysyłamy do wybranych firm integracyjnych i agencji eventowych. Czas odpowiedzi, forma kontaktu i pytania, z jakimi zwróci się do nas firma, jak również sama oferta – wszystko to pozwoli nam wyrobić sobie o nich zdanie i ostatecznie dokonać właściwego wyboru.


Formalności, czyli co firma powinna nam zagwarantować

Po stronie organizatora leży zapewnienie wszelkich możliwych pozwoleń na realizację naszego programu na wybranym terenie. Najczęściej dotyczy to Dyrekcji Lasów Państwowych lub Dyrekcji Parków Krajobrazowych, Urzędu Morskiego. W przypadku organizacji regat pozwolenia takie wydają Urzędy Żeglugi Śródlądowej lub Kapitanaty Portów.

W przypadku organizacji teambuildingu w Polsce nie ma formalnego obowiązku ubezpieczenia uczestników, ale dla własnego poczucia bezpieczeństwa i komfortu powinniśmy wyegzekwować od organizatora, aby nasi pracownicy zostali ubezpieczeni. Dobre firmy eventowe posiadają całoroczną polisę OC oraz NNW. Jeśli tego nie ma w standardzie zawsze można (i należy) dokupić taką polisę indywidualnie.


Ludzie – najważniejszy czynnik bezpieczeństwa

Zdecydowanie jednym z najistotniejszych elementów udanego, bezpiecznego programu integracyjnego są osoby prowadzące. To, w jaki sposób nawiążą kontakt z uczestnikami, jak przedstawią instrukcje zadań oraz zademonstrują, w jaki sposób korzysta się ze sprzętu, decyduje o tym, czy ćwiczenie zostanie wykonane bezpiecznie. Sprawa kwalifikacji i uprawnień jest oczywiście bezdyskusyjna. Według obowiązujących w Polsce przepisów osoby zabezpieczające zajęcia wysokościowe powinny posiadać co najmniej kartę wspinacza wydaną przez Polski Związek Alpinizmu – PZA, (Dz. U. Nr 145, poz. 1624). W przypadku zajęć na wodzie osoby prowadzące zadania muszą legitymować się uprawnieniami Ratownika WOPR. Czy w programie jest jazda na nartach wodnych albo pływanie na bananie? W takim razie za sterami motorówki powinien usiąść Starszy Sternik Motorowodny. Jeśli mamy dodatkowo wznieść się w przestworza na spadochronie ciągniętym za motorówką, to do wachlarza uprawnień osoby prowadzącej musi dojść licencja na holowanie statków powietrznych. Co istotne, w większości kursów przygotowujących do ww. licencji pojawiają się elementy pierwszej pomocy.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że nie wszystkie zajęcia wymagają wyspecjalizowanych instruktorów z uprawnieniami. Jeśli program to poszukiwanie skarbów w formie podchodów, wówczas do jego poprowadzenia w zupełności wystarczy zdrowy rozsądek oraz przeszkolenie z pierwszej pomocy BLS (Basic Life Support). Bez względu jednak na to, czy to będą zadania łatwe i niewymagające specjalnego sprzętu, czy skomplikowane zajęcia z elementami sportów ekstremalnych, za standard bezpieczeństwa podczas zajęć terenowych uważa się wyposażenie każdego prowadzącego w apteczkę. Zazwyczaj potrzeba jej użycia pojawia się w najmniej oczekiwanym momencie.

Równie ważne, jak uprawnienia są też osobowość i umiejętności interpersonalne instruktorów. Pomijając, czy to będą antyterroryści, harcerze, ratownicy górscy czy zapaleńcy siłą oderwani od skały, powinny to być osoby bezpośrednie, ciekawe, z pasjami, które wypełnią sobą czas, jaki z nimi spędzimy.

Instruktor nie tylko dba o bezpieczeństwo uczestników, ale również o ich komfort podczas programu. Gratulując wykonanego zadania buduje wartość pracy zespołowej, jeśli zaś zespołowi nie uda się ćwiczenie – wspiera i motywuje zespół, zachęcając do analizy sytuacji i podjęcia kolejnej próby.


Czym to się je – dwa słowa o sprzęcie

Prawie każdy program outdoorowy opiera się na specjalistycznym sprzęcie. Poczynając od lin i przyrządów alpinistycznych, przez różnego rodzaju pontony i tratwy na samochodach terenowych kończąc. Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że od jakości tego sprzętu zależy zdrowie, a czasem nawet życie uczestników. Dlatego tak ważne jest, aby był to sprzęt atestowany.

Są zajęcia i zadania outdoorowe, których bezpieczne wykonanie jest ściśle związane z użyciem odpowiedniego sprzętu. Niestety życie pokazuje, że nie wszystkie firmy realizujące programy teambuildingowe zdają się o tym pamiętać. Warto wiedzieć, że wszystkie zajęcia linowe wymagają użycia przez uczestników kasków. Przepisy BHP stwierdzają, że wszyscy wykonujący zadania powyżej 1m nad ziemią muszą ubrać kaski ochronne. Z kolei zadania na wodzie wymagają ubrania kamizelek asekuracyjnych oraz dodatkowo zabezpieczenia zajęć z łódki lub motorówki. Osoby decydujące się na grę w paintball muszą mieć ubrane maski całotwarzowe (najlepiej, jeśli również będą chroniły uszy), a dopełnieniem ubioru będzie kombinezon ochronny, rękawiczki oraz chusty na głowę. Jazda na quadach bezwzględnie wymaga użycia kasku oraz gogli. Dla większego bezpieczeństwa warto też pamiętać o wysokich butach, grubych spodniach oraz rękawicach.

W przypadku sprzętu linowego obowiązują chyba najsurowsze standardy bezpieczeństwa. Aby taki sprzęt mógł być wykorzystywany do prac na wysokości musi posiadać atest UIAA (Międzynarodowej Unii Organizacji Alpinistycznych), która ustala standardy dla sprzętu wspinaczkowego oraz dodatkowo atest CE (Europejski Certyfikat Jakości).

Każdy element sprzętu musi być zadbany, sprawny i czysty. Niedopuszczalne są przetarcia, stare zaschnięte błoto, czy ślady innych zanieczyszczeń. Producenci zalecają aby elementy sprzętu, takie jak liny, uprzęże, czy taśmy były wymieniane na nowe co 5 lat, a sprzęt noszący ślady intensywnej eksploatacji nawet częściej.

Wszystkie pozostałe elementy wyposażenia podczas zajęć outdoorowych, takie jak kamizelki asekuracyjne, kaski i gogle do jazdy na quadach, czy maski do gry w paintball powinny posiadać atest CE.


A co Ty możesz zrobić dla bezpieczeństwa swojej najbliższej imprezy integracyjnej?

Wbrew pozorom bardzo dużo. Przede wszystkim od osoby organizującej event zależy, w jaki sposób uczestnicy zostaną przygotowani do wyjazdu. Informacje, jakie zostaną im przekazane oraz forma przekazu wpłynie na to, czy uczestnicy przyjadą na imprezę z odpowiednim nastawieniem i wyposażeniem, czy trochę poczują się, jakby byli nie z tej bajki.

Do informacji podstawowych należą wszystkie szczegóły organizacyjne - kiedy jest program, gdzie (plan dojazdu), charakter imprezy i w związku z tym wymagany odpowiedni ubiór. Dokładna lista sugerowanych rzeczy do zabrania nie będzie przesadą. W ten sposób unikniemy sytuacji, kiedy uczestnicy wystrojeni w lakierki lub szpileczki wybierają się na intensywny program terenowy. Agencja eventowa z pewnością pomoże w przygotowaniu takiej informacji lub wręcz napiszę ją w naszym imieniu.

Jedną z najważniejszych spraw dotyczących bezpieczeństwa podczas zajęć terenowych jest zadbanie o wyłączenie alkoholu z menu bezpośrednio przed zajęciami oraz w ich trakcie. Pomijając już wszystkie nakazy zdrowego rozsądku, udział w zajęciach pod wpływem alkoholu jest czynnikiem wyłączającym działanie jakichkolwiek polis ubezpieczeniowych. Stosowna informacja na temat okresowej "prohibicji" powinna się znaleźć już w liście informacyjnym wysyłanym przed wyjazdem.
Aby nasi pracownicy podczas teambuildingu czuli się bezpiecznie i komfortowo warto zadbać o odpowiednie napoje stosownie do pory roku. W trakcie upalnych dni niezwykle istotne jest, aby na punktach zadaniowych nie zabrakło wody do picia. Natomiast podczas jesienno - zimowych programów uczestników rozgrzeje gorąca herbata z termosu.


Ostatnie przygotowania

Zakładając, że wybraliśmy odpowiednią firmę do realizacji naszej imprezy integracyjnej, nie powinniśmy się niczym przejmować. Jednak zadanie kilku oczywistych pytań upewni nas, że możemy spać spokojnie. Polecam zadać te pytania na 2 tyg przed planowanym wydarzeniem, aby zwrócić uwagę agencji na istotne dla nas sprawy i w razie czego mieć czas na ich dopilnowanie.

O co pytamy? O to co nam podpowiada wyobraźnia i zdrowy rozsądek:

- Kto jest odpowiedzialny na miejscu za bezpieczeństwo uczestników?
- Jakie doświadczenie ma kadra instruktorska realizująca nasz program?
- Jakie działania zostaną podjęte w przypadku załamania pogody?
- W jaki sposób instruktorzy utrzymują ze sobą łączność i koordynują program? Co się dzieje w przypadku wprowadzenia zmian do programu?
- Jaki jest środek ewakuacji z miejsca realizacji programu?

W przypadku większości profesjonalnych firm outdoorowych odpowiedzi na te pytania są standardem ich pracy. Jeśli jednak nasz partner nie ma gotowych rozwiązań na zadane pytania i zaistniała sytuacja wprowadza go w pewną konsternację, powinna nam się zapalić czerwona lampka. Być może agencja, którą wybraliśmy do realizacji naszego eventu nie spełni naszych oczekiwań. Tym bardziej w takim przypadku należy zwrócić uwagę na szczegóły organizacyjne proponowane przez firmę i wspólnie krok po kroku zastanowić się, czy to będą bezpieczne rozwiązania.

Organizacja programu outdoorowego to duże wyzwanie i ogromna odpowiedzialność dla zleceniodawcy. Na korzyść przemawia blisko 15 lat doświadczenia rynku imprez integracyjnych, które wyłoniło kilkanaście agencji godnych zaufania. Dlatego wybór bezpiecznego programu integracyjnego to wybór bezpiecznej i wiarygodnej agencji. Firmy te być może będą trochę droższe niż konkurencja, ale dzięki nim będziemy mogli spać spokojnie.