Branża rolno–spożywcza obejmuje różnorodne firmy przetwórcze. Dostarczają one na rynek między innymi pasze, zboża, mięsa, nabiał oraz gotowe produkty spożywcze. Branża ta wyróżnia się krótkim okresem ważności produktów oraz krótkim czasem realizacji zamówień. Stąd kluczową rolę w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw w tym sektorze odgrywa możliwość dokładnego planowania zaopatrzenia i sprzedaży. Ważne jest także sprawne zarządzanie produkcją.
Procesy sprzedażowe - od ofertowania, po obsługę posprzedażową, czy elementy związane z organizacją transportu, mogą być wspierane przez rozwiązania takie jak systemy informatyczne. Ważny jest dobór takiego narzędzia, które będzie odpowiedzią na potrzeby danej branży. Istotne są zarówno standardowe funkcjonalności systemu do zarządzania, ale także jego elastyczność i możliwość rozbudowy. Na przykładzie wdrożenia programu dla firm u dostawcy komponentów paszowych, wskażemy kluczowe aspekty wyboru systemu do zarządzania.
W przypadku branży rolno–spożywczej nacisk powinien być kładziony na kilka elementów. Pierwszy to usprawnienie zakupów i sprzedaży. Produkty wymagające szybkiego obrotu muszą podlegać sprawnemu łańcuchowi dostaw i dalszej sprzedaży. W firmie, o której mówimy system do zarządzania pozwala usprawnić proces przygotowywania ofert, wystawiania dokumentów handlowych i magazynowych, a także procesy posprzedażowe. Ten ostatni punkt uwzględnia także wsparcie w zakresie zarządzania kontaktami z klientami, czyli CRM (Customer Relationship Management). Umożliwia to dokładne dokumentowanie transakcji i kontaktów z Klientami. Udogodnieniem w zakresie sprzedaży jest też możliwość aktywnego zarządzania cennikami i promocjami.
Kolejnym ważnym elementem, wspieranym przez system informatyczny, jest zarządzanie gospodarką magazynową. Obejmuje ono m.in. planowanie i prognozowanie popytu, poprzez analizę dotychczasowych wyników. Zarządzanie procesami logistycznymi przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych przekłada się pozytywnie na rotację towarów, a tym samym zwiększa zyski firmy. Dodatkowo system do zarządzania może zostać zintegrowany z czytnikami kodów kreskowych, co usprawnia pracę magazynu. Istnieje też możliwość połączenia programu dla firm z wagami samochodowymi i elektronicznymi, co ułatwi przygotowywanie towarów do transportu.
Trzecim ważnym aspektem jest właściwa organizacja transportu, w tym bilansowanie kontraktów zakupu i sprzedaży. W omawianym przedsiębiorstwie specjalne aplikacje pozwalają na powiązanie zamówienia sprzedaży z zamówieniem zakupu. Usprawnia to dalsze planowanie transportu i realizację transakcji. Dodatkowo pozwala to na sprzedaż określonej, wcześniej zakontraktowanej ilości towaru, we wskazanym przedziale czasowym. To ogromne ułatwienia przy produktach, które mają krótki czas ważności.
W przypadku firm produkcyjnych system do zarządzania może dodatkowo objąć także zarządzanie produkcją. Umożliwia to m.in. zarządzanie kosztami produkcji, planowanie czasu pracy i niezbędnych zasobów do obsłużenia danego procesu produkcyjnego. Pozwala to na utrzymywanie zapasów surowców produkcyjnych na optymalnym poziomie.
W tym przypadku zarząd przedsiębiorstwa zdecydował także, by system do zarządzania wzbogacić o rozbudowane narzędzia analityczne, co przekłada się na lepsze możliwości raportowania i otrzymywania informacji zarządczych. Analizy objęły wiele obszarów w tym sprzedaż, zakupy, koszty transportu, czy obroty poszczególnych handlowców. Umożliwia to lepsze planowanie zamówień i szacowanie sprzedaży, minimalizując tym samym, nieopłacalne w każdej branży, zaleganie towarów. Informacja zarządcza jest dostępna w każdej chwili, więc można na bieżąco korygować działania firmy. Nie ma konieczności oczekiwania na miesięczne, czy roczne zestawienia z księgowości. Sam proces tworzenia raportów analitycznych może zostać skrócony, dzięki nowoczesnym systemom do zarządzania, z kilku dni do kilku minut.
W większości przypadków system do zarządzania to także program księgowy. Dzięki temu poza obsługą procesów unikalnych dla danej branży stanowią one wsparcie w codziennej pracy, w zakresie prowadzenia księgowości, czy płac i kadr. Wykorzystując systemy informatyczne można skorzystać m.in.: z ułatwień w postaci schematów księgowych, operacji seryjnych, automatycznego przetwarzania części informacji. Istotnym elementem jest też usprawnienie całego obiegu dokumentów w firmie.
System do zarządzania to niezwykle cenne narzędzie zwłaszcza dla firm wielodziałowych. Możliwość integracji danych z centrali i oddziałów przedsiębiorstwa znacząco usprawnia pracę i eliminuje pomyłki. Praca na jednej bazie pozwala na gromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza przy odległych geograficznie lokalizacjach oddziałów.
Opisane powyżej funkcjonalności mogą być dostosowywane do potrzeb danego przedsiębiorstwa, tak by maksymalizować wydajność firmy. Informatyzacja w branży rolno–spożywczej to szansa na znaczące podniesienie efektywności funkcjonowania biznesu oraz zwiększenie konkurencyjności na rynku.
