Gdzie ja podziałem ten numer telefonu? Co zrobiłam z tym artykułem, który chciałam dzisiaj wysłać? Kiedy ostatnio rozmawiałem z szefem i co właściwie ustaliliśmy? Skąd mam wziąć czas, żeby pójść na to spotkanie w piątek?
Jeśli twój system organizacyjny składa się z samoprzylepnych karteczek ponaklejanych na całym biurku oraz komputerze z zapchanymi plikami właściwie nie wiadomo według jakiego klucza poukładanymi oraz zbyt długiej listy spraw do załatwienia, kartonu ulotek w rogu biura prawdopodobnie zadajesz sobie te pytania. Czas już wdrożyć jakieś lepsze systemy organizacyjne. Od dobrej organizacji dokumentów oraz czasu zależy twój sukces.
Zacznij od biurka przy którym pracujesz.
Pomyśl o swoim biurku jako o sercu gabinetu, centralnym punkcie, od którego zależy twoja kariera.
Według Feng Shui jeśli grzęźniesz ustawicznie w stosach rupieci, nie jesteś zdolny ani do racjonalnego, ani twórczego myślenia. Zagracony gabinet odbiera ci energię i zdolność koncentracji. Nie będziesz także mógł korzystać z dobrodziejstw prawidłowego krążenia chi, jeżeli jego obiekt zostanie zablokowany przez te stosy, sterty, zbiory i tak dalej.
Brian Tracy, spec od organizacji i zarządzania proponuje takie oto ćwiczenie: Odejdź od biurka albo stanowiska pracy i zapytaj: „Któż tu taki pracuje?” zajrzyj do teczki albo do torebki i zadaj pytanie; „Co mówi o człowieku zawartość tej torby? Czy powierzyłbyś komuś takiemu ważne zleceni? Jeśli tak lub nie - to dlaczego?”.
Z badań przeprowadzonych na menedżerach wynika, iż 50 z 52 respondentów nie przyznałoby awansu komuś, kto ma wiecznie bałagan na biurku. A według „Wall Street Journal” przeciętny amerykański kierownik marnuje 6 tygodni rocznie na szukanie brakujących mu informacji na zabałaganionych biurkach (to daje jedną godzinę dziennie!).
„Porządek jest pierwszym prawem Niebios.” Alexander Pope
Co zatem należy zrobić?
Poświęć dzisiaj pół godziny na uprzątnięcie swojego miejsca pracy. Nie mniej nie więcej. Jutro znowu możesz się do tego zabrać. Takie trzydziestominutowe sesje porządkowe sprawią, że nie stanie się to dla ciebie zadaniem ponad twoje siły. Rozłożenie porządkowania na raty sprawi, że nie będzie to zadanie ponad twoje siły, zapobiegnie również powstawaniu zaległości w sprawach bieżących.
Porządkuj papiery zalegające na twoim biurku według zasady:
1. sprawy do natychmiastowego załatwienia
2. sprawy drugorzędne
3. sprawy zaległe
4. materiały informacyjne
Nie żałuj miejsca w koszu na śmieci. Kieruj się zasadą firmy Marks & Spencer: „W razie wątpliwości, wyrzuć!”
Jednak jeśli naprawdę się wahasz i uważasz, ze coś może ci się jeszcze kiedyś przydać postaraj się o taki specjalny pojemnik na śmieci tymczasowe Przeglądaj go co kilka tygodni i jeśli uznasz, że jednak są zbędne – pozbądź się ich.
Na blacie biurka powinieneś pozostawić wyłącznie przedmioty, którymi posługujesz się codziennie takie jak komputer, notatnik, długopisy i ołówki (tylko te piszące) czy terminarz.
Inne przedmioty, z których korzystasz rzadziej lub które nie muszą stale leżeć ci przed nosem, na przykład zszywacz, taśma klejąca, spinacze czy chusteczki higieniczne, mogą z powodzeniem trafić do szuflady.
Nie umieszczaj niezbędnych przedmiotów tam, gdzie trudno po nie sięgnąć. Jeśli potrzebujesz papieru firmowego nie powinieneś przebijać się przez stos ulotek albo iść przez całe biuro do szafy, aby do niego dotrzeć.
Na twoim biurku powinna być rozłożona dokumentacja tylko jednego projektu! Powinieneś zajmować się tylko jedną sprawą na raz, wybierz więc te najważniejszą i skup na niej swoją całą uwagę. Inne rzeczy do zrobienia nie będą cię wtedy rozpraszasz i szybciej uporasz się z pracą.
Niech po twoim służbowym biurku nie pętają się prywatne rachunki albo interesujące cię katalogi wędkarskie, prospekty turystyczne czy oferty kredytu na zakup samochodu. Również inne osobiste rzeczy odrywają cię od pracy. Zasada ta jest szczególnie ważna, gdy masz swoje biuro w domu.
Gdy uporasz się już z bałaganem na biurku atmosfera dosłownie się oczyści. Potężne dobroczynne chi będzie teraz mogło krążyć wokół ciebie swobodnie, darząc cię energią, natchnieniem i siłą.
A co powiesz na gabinet bez biurka?
Mówi się, ze biurka są najczęściej grobami decyzji. Nie jest to zupełna nowość wprowadzana przez kreatywnych menedżerów. Już Thomas Wolfe i Ernest Hemingway pracowali na stojąco. Pracownicy są podobno bardziej wydajni gdy nie korzystają z biurek, na których mogłyby gromadzić się niepotrzebne papiery.
Ewelina Daniła
www.artofbusiness.pl
www.bizneszdusza.blog.onet.pl
Jeśli twój system organizacyjny składa się z samoprzylepnych karteczek ponaklejanych na całym biurku oraz komputerze z zapchanymi plikami właściwie nie wiadomo według jakiego klucza poukładanymi oraz zbyt długiej listy spraw do załatwienia, kartonu ulotek w rogu biura prawdopodobnie zadajesz sobie te pytania. Czas już wdrożyć jakieś lepsze systemy organizacyjne. Od dobrej organizacji dokumentów oraz czasu zależy twój sukces.
Zacznij od biurka przy którym pracujesz.
Pomyśl o swoim biurku jako o sercu gabinetu, centralnym punkcie, od którego zależy twoja kariera.
Według Feng Shui jeśli grzęźniesz ustawicznie w stosach rupieci, nie jesteś zdolny ani do racjonalnego, ani twórczego myślenia. Zagracony gabinet odbiera ci energię i zdolność koncentracji. Nie będziesz także mógł korzystać z dobrodziejstw prawidłowego krążenia chi, jeżeli jego obiekt zostanie zablokowany przez te stosy, sterty, zbiory i tak dalej.
Brian Tracy, spec od organizacji i zarządzania proponuje takie oto ćwiczenie: Odejdź od biurka albo stanowiska pracy i zapytaj: „Któż tu taki pracuje?” zajrzyj do teczki albo do torebki i zadaj pytanie; „Co mówi o człowieku zawartość tej torby? Czy powierzyłbyś komuś takiemu ważne zleceni? Jeśli tak lub nie - to dlaczego?”.
Z badań przeprowadzonych na menedżerach wynika, iż 50 z 52 respondentów nie przyznałoby awansu komuś, kto ma wiecznie bałagan na biurku. A według „Wall Street Journal” przeciętny amerykański kierownik marnuje 6 tygodni rocznie na szukanie brakujących mu informacji na zabałaganionych biurkach (to daje jedną godzinę dziennie!).
„Porządek jest pierwszym prawem Niebios.” Alexander Pope
Co zatem należy zrobić?
Poświęć dzisiaj pół godziny na uprzątnięcie swojego miejsca pracy. Nie mniej nie więcej. Jutro znowu możesz się do tego zabrać. Takie trzydziestominutowe sesje porządkowe sprawią, że nie stanie się to dla ciebie zadaniem ponad twoje siły. Rozłożenie porządkowania na raty sprawi, że nie będzie to zadanie ponad twoje siły, zapobiegnie również powstawaniu zaległości w sprawach bieżących.
Porządkuj papiery zalegające na twoim biurku według zasady:
1. sprawy do natychmiastowego załatwienia
2. sprawy drugorzędne
3. sprawy zaległe
4. materiały informacyjne
Nie żałuj miejsca w koszu na śmieci. Kieruj się zasadą firmy Marks & Spencer: „W razie wątpliwości, wyrzuć!”
Jednak jeśli naprawdę się wahasz i uważasz, ze coś może ci się jeszcze kiedyś przydać postaraj się o taki specjalny pojemnik na śmieci tymczasowe Przeglądaj go co kilka tygodni i jeśli uznasz, że jednak są zbędne – pozbądź się ich.
Na blacie biurka powinieneś pozostawić wyłącznie przedmioty, którymi posługujesz się codziennie takie jak komputer, notatnik, długopisy i ołówki (tylko te piszące) czy terminarz.
Inne przedmioty, z których korzystasz rzadziej lub które nie muszą stale leżeć ci przed nosem, na przykład zszywacz, taśma klejąca, spinacze czy chusteczki higieniczne, mogą z powodzeniem trafić do szuflady.
Nie umieszczaj niezbędnych przedmiotów tam, gdzie trudno po nie sięgnąć. Jeśli potrzebujesz papieru firmowego nie powinieneś przebijać się przez stos ulotek albo iść przez całe biuro do szafy, aby do niego dotrzeć.
Na twoim biurku powinna być rozłożona dokumentacja tylko jednego projektu! Powinieneś zajmować się tylko jedną sprawą na raz, wybierz więc te najważniejszą i skup na niej swoją całą uwagę. Inne rzeczy do zrobienia nie będą cię wtedy rozpraszasz i szybciej uporasz się z pracą.
Niech po twoim służbowym biurku nie pętają się prywatne rachunki albo interesujące cię katalogi wędkarskie, prospekty turystyczne czy oferty kredytu na zakup samochodu. Również inne osobiste rzeczy odrywają cię od pracy. Zasada ta jest szczególnie ważna, gdy masz swoje biuro w domu.
Gdy uporasz się już z bałaganem na biurku atmosfera dosłownie się oczyści. Potężne dobroczynne chi będzie teraz mogło krążyć wokół ciebie swobodnie, darząc cię energią, natchnieniem i siłą.
A co powiesz na gabinet bez biurka?
Mówi się, ze biurka są najczęściej grobami decyzji. Nie jest to zupełna nowość wprowadzana przez kreatywnych menedżerów. Już Thomas Wolfe i Ernest Hemingway pracowali na stojąco. Pracownicy są podobno bardziej wydajni gdy nie korzystają z biurek, na których mogłyby gromadzić się niepotrzebne papiery.
Ewelina Daniła
www.artofbusiness.pl
www.bizneszdusza.blog.onet.pl
Licencja: Creative Commons
