Delegacje krajowe i zagraniczne - Podróż służbowa z przekroczonym limitem

Pracownikowi skierowanemu do pracy poza siedzibę firmy, poza wynagrodzeniem przysługują również diety i ryczałt za noclegi. Należności te wolne są od podatku dochodowego  – do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Tymi przepisami są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju .

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową za granicę przysługuje zwrot  kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków – do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Ponadto pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu:

- w wysokości wynikającej z rachunku – w granicach ustalonego limitu określonego w załączniku do rozporządzenia dotyczącego podróży służbowej poza granicami kraju lub w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity (w pewnych sytuacjach), albo - w formie ryczałtu stanowiącego 25 % limitu – w razie nie przedłożenia przez pracownika rachunku za nocleg.

Ustawy podatkowe nie zawierają definicji „podróży służbowej” oraz nie określają czy pracownikom przysługują diety za okres delegacji . Czy zatem jeśli firma w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wysyła swoich pracowników do wykonywania prac za granicę nie na kilka dni, a na kilka miesięcy jest to podróż służbowa?

Należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie kodeks pracy. W art. 77.5 § 1 kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzje o tym czy pracownik odbywa podróż służbową podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

  Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, związane z wyjazdem służbowym pracowników jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów.

Zarówno w przypadku  podróży na obszarze kraju jak i poza jego granicami musi zostać spełniony podstawowy warunek, a mianowicie pracownik musi odbyć podróż służbową, a pracodawca musi dokonać wypłaty należności.

Zdarzają się sytuacje, że koszt jednego noclegu wynikający z faktury jest wyższy niż kwota limitu na nocleg dla danego państwa określona we wspomnianym  rozporządzeniu.

Pracodawca może mieć wątpliwość czy zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Korzystną w tej kwestii interpretację wydał Dyrektor Izby Skarbowej 2 października br. (IPPB2/415-1034/08-4/SP), stwierdzając, że w przypadku, gdy pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas zwrócona nadwyżka ponad limit, będzie wolna od podatku dochodowego.