Chcąc ich uniknąć, warto wykazać się zapobiegliwością i zwrócić się do urzędu skarbowego z prośbą o odroczenie terminu złożenia deklaracji.
1. Krok 1: weź do ręki kalendarz
Przed wystąpieniem do urzędu skarbowego z wnioskiem o odroczenie terminu złożenia deklaracji warto zerknąć do kalendarza. Należy sprawdzić, czy nie upłynął już termin do złożenia deklaracji. Wniosek o odroczenie terminu złożenia deklaracji trzeba bowiem wnieść jeszcze przed upływem tego terminu. Nie warto więc zabierać się za pisanie wniosku o odroczenie terminu złożenia deklaracji VAT-7 za październik 2005 r. w grudniu 2005 r. Urząd skarbowy nie przychyli się do tej prośby.
Takie zachowanie urzędu skarbowego wynika z tego, że termin złożenia deklaracji należy do tzw. terminów materialnych. Terminy te, w odróżnieniu od terminów proceduralnych, można odroczyć, ale nie podlegają one przywróceniu. Upływ terminu złożenia deklaracji czyni więc bezzasadnym wniosek o odroczenie tego terminu i to niezależnie od tego, ile wynosi spóźnienie: miesiąc czy jeden dzień. Co można w takiej sytuacji zrobić? Trzeba jak najszybciej złożyć deklarację. Złożenie deklaracji po terminie jest bowiem dopuszczalne, a przez to skuteczne. Należy jednak liczyć się z konsekwencjami tego zaniedbania, np. z mandatem za nieterminowe złożenie deklaracji.
Odroczenie terminu złożenia deklaracji jest więc raczej propozycją dla zapobiegliwych. Dla tych, którzy wiedzą, że nie zdążą złożyć deklaracji na czas, ale przy tym zwłoka wynika z okoliczności od nich niezależnych.
2. Krok 2: przygotuj alibi
Aby móc cieszyć się z odroczenia terminu złożenia deklaracji, nie tylko trzeba wykazać się zapobiegliwością, ale i mieć w zanadrzu argumenty uzasadniające przesunięcie tego terminu. Urząd skarbowy zgodzi się na inną datę złożenia deklaracji, jeśli jest to uzasadnione ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym.
Co to znaczy? Ani definicji "ważnego interesu podatnika", ani definicji "interesu publicznego" nie znajdziemy w Ordynacji podatkowej. Jak jednak podkreślił NSA w wyroku z dnia 14 września 2001 r., sygn. akt III SA 1590/00, nie mogą być one interpretowane w sposób subiektywny, ale zgodnie z powszechnie aprobowaną hierarchią wartości. O ważnym interesie podatnika w odroczeniu terminu złożenia deklaracji można mówić w kontekście wyjątkowego położenia, w jakim się znalazł. Na odroczenie terminu złożenia deklaracji może liczyć np. ten, kto w wyniku zdarzenia losowego (pożaru, kradzieży) stracił dokumentację niezbędną do rozliczenia się z fiskusem i potrzebny jest czas na jej odtworzenie. W przypadku interesu publicznego chodzi natomiast o odwołanie się do pewnych ogólnych wartości wspólnych dla całego społeczeństwa.
Argumenty, które podaje się jako przemawiające za odroczeniem terminu złożenia deklaracji, trzeba starannie przemyśleć. Należy przy tym pamiętać, że "ostanie słowo" należy od urzędu skarbowego. Decyzję w tej sprawie podejmuje bowiem w granicach swobodnego uznania.
Czy warto zabiegać o złożenie deklaracji w odroczonym terminie? Konsekwencją odroczenia terminu złożenia deklaracji jest wyznaczenie nowego terminu, do którego podatnik powinien to uczynić. Zyskuje się tym samym więcej czasu na wywiązanie się z tego obowiązku. Co ważne, nie wywołuje to żadnych ujemnych skutków. Nie łączy się z tym odpowiedzialność karna skarbowa za złożenie deklaracji w terminie innym niż wskazanym w przepisach prawa podatkowego. Nie trzeba również płacić odsetek od podatku, który z deklaracji złożonej po czasie będzie wynikał do zapłaty. W tym przypadku odsetki za zwłokę są bowiem naliczane od dnia następnego po upływie odroczonego terminu.
3. Krok 3: napisz wniosek
Podstawą odroczenia terminu złożenia deklaracji jest wniosek zainteresowanego tym podatnika. Urząd skarbowy nie odroczy terminu z własnej inicjatywy. Pisanie wniosku należy rozpocząć od podania informacji "porządkowych": swoich danych identyfikacyjnych (w tym NIP), miejsca i daty sporządzenia pisma, organu, do którego jest ono wnoszone. To dane, które powinny się znaleźć w każdym podaniu kierowanym do organu podatkowego. Następnie warto podanie zatytułować: wniosek o odroczenie terminu złożenia deklaracji. Pod tym należy zaznaczyć, że jest to prośba o odroczenie terminu, wskazać, której deklaracji ma ono dotyczyć i zaproponować wygodny dla siebie nowy termin złożenia deklaracji. Prośbę trzeba uzasadnić. W tym miejscu należy więc przedstawić argumenty przemawiające za zasadnością odroczenia terminu do złożenia deklaracji. Argumenty świadczące o istnieniu ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Wniosek trzeba podpisać. Jeśli do wniosku dołączane są załączniki, trzeba je na końcu - pod podpisem - wymienić.
Wniosek należy złożyć w kancelarii urzędu skarbowego lub wysłać listem - najlepiej poleconym.
Uwaga na koniec. Z instytucji odroczenia terminu mogą korzystać nie tylko podatnicy. Stosuje się ją również do terminów dotyczących płatników i inkasentów.
