Ponadto zmieniono nie tylko strukturę sprawozdania finansowego. Konsekwencją rezygnacji z wersji papierowej jest także zmiana sposobu podpisywania i przesyłania raportów finansowych. Zgodnie ze zmianą - sprawozdanie finansowe sporządzone po 1 października 2018 roku powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu spółki przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a następnie złożenie w formie elektronicznej przez osobę, której numer PESEL został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Kto musi uzyskać podpis elektroniczny?
Elektroniczne sprawozdania finansowe składane są przy wykorzystaniu bramki Ministerstwa Sprawiedliwości przez osobę, której numer PESEL został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. W konsekwencji oznacza to, że spółki, których często reprezentantami są osoby zagraniczne nieposiadające numeru PESEL muszą dodatkowo wnioskować o jego wydanie, a następnie zaktualizować dane we wpisie do KRS.
Obowiązujące terminy
Sprawozdanie finansowe należy złożyć w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy i rok kalendarzowy są tożsame, termin przypada na 31 marca. Po sporządzeniu sprawozdania należy je udostępnić organom, odpowiedzialnym w przedsiębiorstwie za jego zatwierdzenie. W zależności od rozmiaru podmiotu, jego formy organizacyjnej i prawnej może to być np. rada nadzorcza, walne zgromadzenie wspólników, właściciel przedsiębiorstwa. W terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego sprawozdanie powinno być zatwierdzone, a następnie w ciągu 15 dni przekazane, w odpowiedniej formie razem z uchwałą o jego zatwierdzeniu:
- do rejestru sądowego - jeżeli obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu zarejestrowanego w Krajowym Rejestrze Sądowym,
- do krajowej Administracji Skarbowej - jeżeli obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu nie zarejestrowanego w KRS.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe?
Dokument składany do urzędu powinien być podpisany przez upoważnione osoby jedną z dwóch metod:
-
podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP,
-
kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Podpisy złożone na jeden ze wskazanych wyżej sposobów muszą złożyć wszyscy zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego, przy czym możliwe jest użycie różnych metod przez różne osoby. Należy pamiętać o odpowiedniej kolejności, ponieważ najpierw składamy podpisy potwierdzone profilem zaufanym ePUAP, a następnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jak poradzić sobie ze sporządzeniem sprawozdania w nowej formie?
Nowe zasady sporządzenia i składania sprawozdania finansowego oznaczają konieczność rozwiązania różnego rodzaju problemów. Bez zastosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych nie będzie to możliwe. Na rynku pojawiło się już oprogramowanie, które znakomicie ułatwi dostosowanie się do nowych warunków. Program jest przygotowany do pracy w Biurach Rachunkowych, które bez dostępu do wydajnego i skutecznego narzędzia mogą mieć spore trudności z dostosowaniem się do nowych wymagań KRS.
