Pojęcie imprezy:
Przepisy prawa same w sobie nie definiują konkretnie pojęcia impreza, zdecydowana większość przepisów jakie odnaleźć można w literaturze określa samą w sobie imprezę jako spotkanie uczestników jednorazowego lub cyklicznego wydarzenia. Imprezy podzielić można na różne rodzaje. Rodzaj i forma imprezy uzależniona jest od wielu zmiennych czynników. Kryteria kwalifikacji imprezy wyglądają następująco:
Według miejsca wydarzenia:
Impreza plenerowa – organizowana na obiektach otwartych lub poza obiektami. To mogą być stadiony, boiska ale również miejskie tereny zielone.
Impreza zamknięta – organizowana w lokalizacjach zamkniętych takich jak kluby sportowe, świetlice, sale sportowe lub sale konferencyjne.
Czas trwania:
Impreza jednodniowa
Impreza wielodniowa (2 dni i więcej) – Do tego typu imprezy nie zalicza się wydarzeń, które rozpoczynają się wieczorem jednego dnia, ale kończą się po północy jak na przykład zabawy sylwestrowe.
Cykliczność:
Imprezy organizowane jednorazowo ( takie, które powstają z dowolnej inicjatywy organizatora, często wzorowane na innych wydarzeniach występujących w przeszłości w innym miejscu)
Imprezy okazjonalne – to takie, które organizowane są z danej okazji. Mogą być jednorazowe, ale mogą być również cykliczne.
Imprezy powtarzalne – są silnie powiązane z tematyką imprezy, organizowane cyklicznie w podobnych odstępach czasowych.
Liczebność:
Zwykłe (małe, okazjonalne wydarzenia, kiedy organizowane na otwartym terenie, nie przekraczające 1000 uczestników, kiedy organizowane na zamkniętym obiekcie, nie przekraczające 500 uczestników).
Duże (masowe imprezy) - to takie, gdzie liczba uczestników przekracza 1000 pod warunkiem organizacji na terenie otwartym i 500 pod warunkiem organizacji na obiekcie zamkniętym.
Bardzo ważna informacja dotycząca kategoryzacji imprezy pod kątem tego czy jest ona masowa czy nie. Przepisy ustawy mówią jednoznacznie o tym, że impreza masowa jest imprezą rozrywkową, artystyczną lub sportową. Oznacza to, że jeśli organizowana jest impreza religijna lub społeczna, to nie będzie ona kwalifikowana jako impreza masowa, nawet w przypadku, kiedy uczestniczyć będzie w niej ponad 1000 osób.
Jak zabrać się do organizacji imprezy?
- Po pierwsze należy określić temat, cel, termin i miejsce wydarzenia.
- Kolejny krok to opracowanie regulaminu imprezy.
- Dalej – trzeba stworzyć możliwie jak najbardziej dokładny plan zawierający wszystkie atrakcje.
- Stworzenie dokładnego kosztorysu imprezy.
- Później pozostaje opracować scenariusz otwarcia i zamknięcia wydarzenia, oraz jego przebiegu. (Chodzi głównie o to, co będzie działo się pomiędzy poszczególnymi punktami wydarzenia, jak poprowadzić ludzi od atrakcji do atrakcji, jak będzie wyglądała komunikacja z uczestnikami i organizatorami).
- Przygotowanie materiałów promocyjnych imprezy (ulotki, posty do mediów społecznościowych, artykuły na blogi, strategia płatnej reklamy w Internecie, plakaty, wizytówki, bazy do dzwonienia oraz komunikaty w środkach masowego przekazu).
- Przygotowanie miejsca imprezy – przygotowanie terenu, dekoracji, zaopatrzenie miejsca we wszystkie niezbędne narzędzia, które mogą być potrzebne w razie awarii sprzętu wykorzystywanego podczas imprezy. Sprawdzenie sprawności wszystkich dróg ewakuacyjnych itp.
- Zaopatrzenie we wszystkie nagrody i upominki dla uczestników.
- Uzyskanie niezbędnych pozwoleń
Zorganizowanie imprezy okolicznościowej, cyklicznej, masowej, okazjonalnej czy jakiejkolwiek innej to bardzo złożony i czasochłonny proces. Nie sposób opisać wszystkie etapy przygotowania takiego wydarzenia w jednym artykule. Mam jednak nadzieję, że zawarte w tym artykule informacje, będą mocno pomocne podczas pierwszych kroków stawianych w organizowaniu imprez.
