Zorganizowanie koncertu, imprezy plenerowej, pikniku, urodzin czy innego rodzaju imprezy to nie jest tylko zrealizowanie dobrego pomysłu, który przyniesie uciechę wielu osobom. Organizacja imprezy to nie tylko wizja świetnej zabawy i dobrego zarobku. To również szereg obowiązków i ogromna odpowiedzialność jaką ponosi sam organizator.

Data dodania: 2017-12-13

Wyświetleń: 798

Przedrukowań: 0

Głosy dodatnie: 0

Głosy ujemne: 0

WIEDZA

0 Ocena

Licencja: Creative Commons

Co nazwać imprezą i jak ją zorganizować?
 

Pojęcie imprezy:

Przepisy prawa same w sobie nie definiują konkretnie pojęcia impreza, zdecydowana większość przepisów jakie odnaleźć można w literaturze określa samą w sobie imprezę jako spotkanie uczestników jednorazowego lub cyklicznego wydarzenia. Imprezy podzielić można na różne rodzaje. Rodzaj i forma imprezy uzależniona jest od wielu zmiennych czynników. Kryteria kwalifikacji imprezy wyglądają następująco:

Według miejsca wydarzenia:

Impreza plenerowa – organizowana na obiektach otwartych lub poza obiektami. To mogą być stadiony, boiska ale również miejskie tereny zielone.

Impreza zamknięta – organizowana w lokalizacjach zamkniętych takich jak kluby sportowe, świetlice, sale sportowe lub sale konferencyjne.

Czas trwania:

Impreza jednodniowa

Impreza wielodniowa (2 dni i więcej) – Do tego typu imprezy nie zalicza się wydarzeń, które rozpoczynają się wieczorem jednego dnia, ale kończą się po północy jak na przykład zabawy sylwestrowe.

Cykliczność:

Imprezy organizowane jednorazowo ( takie, które powstają z dowolnej inicjatywy organizatora, często wzorowane na innych wydarzeniach występujących w przeszłości w innym miejscu)

Imprezy okazjonalne – to takie, które organizowane są z danej okazji. Mogą być jednorazowe, ale mogą być również cykliczne.

Imprezy powtarzalne – są silnie powiązane z tematyką imprezy, organizowane cyklicznie w podobnych odstępach czasowych.

Liczebność:

Zwykłe (małe, okazjonalne wydarzenia, kiedy organizowane na otwartym terenie, nie przekraczające 1000 uczestników, kiedy organizowane na zamkniętym obiekcie, nie przekraczające 500 uczestników).

Duże (masowe imprezy)  - to takie, gdzie liczba uczestników przekracza 1000 pod warunkiem organizacji na terenie otwartym i 500 pod warunkiem organizacji na obiekcie zamkniętym.

Bardzo ważna informacja dotycząca kategoryzacji imprezy pod kątem tego czy jest ona masowa czy nie. Przepisy ustawy mówią jednoznacznie o tym, że impreza masowa jest imprezą rozrywkową, artystyczną lub sportową. Oznacza to, że jeśli organizowana jest impreza religijna lub społeczna, to nie będzie ona kwalifikowana jako impreza masowa, nawet w przypadku, kiedy uczestniczyć będzie w niej ponad 1000 osób.

 

Jak zabrać się do organizacji imprezy?

  1. Po pierwsze należy określić temat, cel, termin i miejsce wydarzenia.
  2. Kolejny krok to opracowanie regulaminu imprezy.
  3. Dalej – trzeba stworzyć możliwie jak najbardziej dokładny plan zawierający wszystkie atrakcje.
  4. Stworzenie dokładnego kosztorysu imprezy.
  5. Później pozostaje opracować scenariusz otwarcia i zamknięcia wydarzenia, oraz jego przebiegu. (Chodzi głównie o to, co będzie działo się pomiędzy poszczególnymi punktami wydarzenia, jak poprowadzić ludzi od atrakcji do atrakcji, jak będzie wyglądała komunikacja z uczestnikami i organizatorami).
  6. Przygotowanie materiałów promocyjnych imprezy (ulotki, posty do mediów społecznościowych, artykuły na blogi, strategia płatnej reklamy w Internecie, plakaty, wizytówki, bazy do dzwonienia oraz komunikaty w środkach masowego przekazu).
  7. Przygotowanie miejsca imprezy – przygotowanie terenu, dekoracji, zaopatrzenie miejsca we wszystkie niezbędne narzędzia, które mogą być potrzebne w razie awarii sprzętu wykorzystywanego podczas imprezy. Sprawdzenie sprawności wszystkich dróg ewakuacyjnych itp.
  8. Zaopatrzenie we wszystkie nagrody i upominki dla uczestników.
  9. Uzyskanie niezbędnych pozwoleń

 

Zorganizowanie imprezy okolicznościowej, cyklicznej, masowej, okazjonalnej czy jakiejkolwiek innej to bardzo złożony i czasochłonny proces. Nie sposób opisać wszystkie etapy przygotowania takiego wydarzenia w jednym artykule. Mam jednak nadzieję, że zawarte w tym artykule informacje, będą mocno pomocne podczas pierwszych kroków stawianych w organizowaniu imprez.

Licencja: Creative Commons
0 Ocena