Promocja projektu objętego dofinansowaniem to obowiązek, ale też dodatkowe możliwości
Realizacja każdego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej obligatoryjnie powinna uwzględniać jego promocję. Promowanie takiego projektu, jeśli odbywa się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i zasadami może zostać objęte dofinansowaniem. Niestety, brak wypełnienia tego obowiązku może skutkować korektą finansową, a w szczególnych przypadkach wręcz koniecznością zwrotu całej przyznanej dotacji wraz z odsetkami od wypłaconych do momentu wydania decyzji kwot. Pomimo faktu, że promowanie realizowanego projektu nie jest tak ważne, jak przedsięwzięcie samo w sobie, warto poświęcić zasoby na optymalne wypełnienie tego zadania. Optymalne, to znaczy takie, które nie tylko zapewni wywiązanie się z nałożonych umową dotacyjną obowiązków, ale dodatkowo przyniesie korzyści dla projektu i pośrednio podmiotu go realizującego.
Rys prawny
Wszystkie podejmowane działania informacyjno-promocyjne, aby zostały objęte dofinansowaniem, muszą być zgodne z przepisami wspólnotowymi i krajowymi. Podstawowym drogowskazem w tym zakresie są Rozporządzenia Komisji Europejskiej. Dodatkowo każdy beneficjent powinien zapoznać się z krajowymi uszczegółowieniami w zakresie informacji i promocji, np:
- wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i Infrastruktury;
- planami komunikacji poszczególnych programów operacyjnych.
Warunkiem objęcia dotacją działań informacyjno-promocyjnych jest przedstawienie ich we wniosku o dofinansowanie. Należy właściwe je zaplanować opracowując strategię określającą np. grupę docelową, najskuteczniejsze i dopasowane narzędzia oraz kanały. Działania informacyjno-promocyjne należy także uwzględnić w harmonogramie prac oraz co ważne, w budżecie projektu. W przeważającej ilości programów nie zakłada się limitu wydatków na te cele. Najczęściej wystarczy kierować się zdrowym rozsądkiem planując te działania i wynikające z nich wydatki: kwota przeznaczona na promocję projektu powinna odpowiadać jego wielkości, zasięgowi, rodzajowi i celom.
Formy promocji
Przepisy dotyczące konstruowania działań informacyjno-promocyjnych mają na celu spowodowanie poinformowania jak najszerszego grona opinii publicznej o realizacji projektu z pomocą dotacji z funduszy europejskich:
- poinformowania osób i podmiotów będących w jakikolwiek sposób powiązanych z projektem o fakcie zrealizowania projektu z udziałem pomocy Unii Europejskiej;
- poinformowania społeczeństwa, że projekt korzystał z dotacji, aby kształtować obraz skali pomocy płynącej z Unii.
W pewnym zakresie podejmowane działania są ściśle zdefiniowane. Należą do nich tablice informacyjne, trwałe umieszczenie informacji o dotacji na przedmiotach zakupionych lub wytworzonych z pomocą dotacji czy też komunikowanie we wszelkiej dokumentacji, nawet w najmniejszej mierze powiązanej z projektem, o fakcie korzystania z subwencji.
Oprócz działań obligatoryjnych promocja powinna obejmować także takie działania jak:
- dystrybucja materiałów reklamowych (plakaty, ulotki, foldery, broszury, książki),
- komunikacja internetowa (strona, newsletter, bannery, boksy reklamowe),
- reklama (bilboardy, reklama w prasie, radiu telewizji, środkach transportu publicznego).
- działania PR (w ramach konferencji, targów, w prasie, radiu i telewizji).
Na szczególną uwagę bezwzględnie zasługuje ten ostatni zakres realizacji działań informacyjno-promocyjnych. Dla wielu mediów funkcjonowanie przemysłu, branż i poszczególnych przedsiębiorstw jest ważnym zagadnieniem, o które opierają swoją strategię działania. Oznacza to, że inicjując działania PR dotyczące realizowanego, często ambitnego, pozytywnie oddziaływującego na otoczenie przedsięwzięcia firma relatywnie małym kosztem może zwrócić na siebie „kamery i mikrofony”. Podjęte dzięki dofinansowaniu działania mające na celu przedstawienie projektu to wystąpienia na konferencjach, w audycjach radiowych lub telewizyjnych czy w ramach sponsorowanego artykułu w czasopiśmie lub gazecie. Oprócz wypełniania obowiązku beneficjenta pozwalają pokazać się firmie kontrahentom, klientom i konsumentom swoich produktów. A wszystko to może dziać się we wsparciu dotacji.
Należy oczywiście pamiętać o tym, że zaplanowane działania promocji projektu powinny odpowiadać jego wielkości, zasięgowi, rodzajowi i celom. Tym niemniej dobierając konferencje promujące przedsiębiorczość, selekcjonując media biznesowe, szczególnie nakierowane na grupę docelową spójną z obszarem naszego projektu z dotacją możemy mieć pewność, że wpiszemy się w oczekiwania ewaluatorów decydujących o zarekomendowaniu naszego projektu do dotacji.
