Czas, jaki spędzamy w pracy, to niezwykle ważny czynnik z punktu widzenia przepisów Kodeksu Pracy - ma on kluczowe znaczenie i może stanowić podstawę ustalania wynagrodzenia dla pracowników. Czynnik ten wykorzystywany jest głównie w ogromnych zakładach przemysłowych czy korporacjach zatrudniających sporą liczbę pracowników, których nie sposób na bieżąco kontrolować czy jednoznacznie określić efektywność ich pracy.
W celu uniknięcia nieporozumień, aby właściwie rozliczyć swoich pracowników za przepracowany czas, wiele firm decyduje się obecnie na instalację specjalistycznego sprzętu, dzięki któremu ewidencja czasu pracy staje się w pełni zautomatyzowana. Pomimo tego, że struktura takich systemów może na początku wydawać się nieco zawiła to ich działanie jest niezwykle łatwe i dostosowane do współczesnych realiów rynkowych i technologicznych. Cała „magia” takiego systemu polega na wyposażeniu każdego pracownika w odpowiednie karty zbliżeniowe z indywidualnym numerem rejestracyjnym, które reagują na kontakt z czytnikiem wysyłając odpowiedni sygnał do systemu. Od tej chwili program komputerowy zaczyna naliczanie czasu pracy i odnotowuje aktywność i każde kolejne użycie karty przez danego pracownika. Wiele systemów posiada również wyspecjalizowane tryby wejścia i wyjścia zwykłego i służbowego, odpowiedzialne za dokładne rejestrowanie zachowania pracowników. Wchodząc do pracy, pracownik przykłada zatem swoją kartę do czytnika i przyciska klawisz wejście, wychodząc wciska wyjście, bez zbędnych komplikacji.
Odpowiednie wykorzystanie takich nowoczesnych systemów usprawnia nie tylko proces rozliczeniowy ale i całą komunikację i wymianę niezbędnych danych w firmach, likwidując kolejki przy listach obecności czy nieścisłości wynikające z błędnego zaznaczenia swojej obecności w pracy.
