Getting Things Done czyli GTD, to po spolszczeniu: „efektywne załatwianie swoich spraw". Dla mnie GTD oznacza nic innego jak efektywność działania, czy też produktywność osobistą - skuteczne posuwanie się do przodu w gąszczu rzeczy które muszę zrobić na wczoraj, na dziś i na jutro.
Każdy z nas ma coraz więcej rzeczy do zrobienia i jak się okazuje, coraz trudniej jest się z tym uporać metodami wyłącznie domowymi - przypominające supełki, notatki w telefonie czy zapiski na kartce - to przy obecnej ilości spraw jaką przeciętny Kowalski, Ty czy ja mamy do załatwienia, nie wystarczają i wymagają mocnego wsparcia.
GTD jest metodą sprawnego, efektywnego doprowadzania swoich spraw do końca - zaproponowaną przez Davida Allena. Opisał ją w książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity", a po przetłumaczeniu na nasz ojczysty język książka trafiła pod strzechy jako: "Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań"
Jeśli masz kłopoty z ogarnięciem wszystkiego co masz do zrobienia i Twoje domowe metody nie zdały egzaminu - to radzę Ci zapoznać się z GTD.
Jak działa GTD?
Niektórzy mogą mieć wrażenie, że GTD to nic innego jak zebranie do kupy oczywistych rzeczy i żadna to filozofia. I będą mieli rację. Tyle, że jest skuteczna i warto ją stosować - a przecież o to w życiu chodzi, nieprawdaż?
Główne założenia GTD to redukcja Twojego stresu i realizacja Twoich planów, czyli spokojna głowa + skuteczne załatwianie spraw. Tu może parę sensownych słów z naszej pokaźnej encyklopedii wikipedia.pl:
„Celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym.
Według Allena dwa kluczowe elementy w zarządzaniu czasem to kontrola i perspektywa. Kontrolę nad zobowiązaniami zapewnia szczegółowy proces GTD, natomiast na perspektywę pozwala ujęcie bieżących zadań w kontekście sześciu poziomów:
1. Bieżące zadania
2. Bieżące projekty
3. Obszary odpowiedzialności
4. Cele roczne
5. Wizja na 5 lat
6. Całe życie"
Jak widzisz GTD obejmuje swoim zakresem całe Twoje życie, tylko że w przeciwieństwie od metod proponowanych przez Stephena Covey'a (autor 7 nawyków skutecznego działania) czy Anthony Robbinsa (Obudź w sobie olbrzyma i masę wykładów motywacyjnych) - przyjął metodę od szczegółu do ogółu. Najpierw patrzysz na swoje bieżące sprawki i z nimi się zmierzasz - dopiero potem skupiasz się na swoich celach życiowych. Jest to więc sposób „bliższa ciału koszula".
OK. To może trochę o praktycznym podejściu: jak zabrać się za usprawnienie swojego codziennego życia?
Allen zaproponował 5 kroków:
1. Kolekcjonowanie
2. Analiza
3. Porządkowanie
4. Przegląd
5. Realizacja
Kolekcjonowanie
Na początek zbierasz wszystkie swoje zadania, obowiązki, pomysły i plany w kupę. Allen proponuje kulturalniejszą nazwę: "koszyk". Może to być skrzynka odbiorcza w Twojej poczcie, notatnik, kartka papieru, lista todo, segregator na dokumenty, czy też cokolwiek innego, co da Ci obraz całości spraw, jakie na Ciebie czekają. Chodzi o to, byś podczas kolekcjonowania przeniósł wszystko z głowy do konkretnego miejsca. W ten sposób nie musisz już więcej pamiętać o wszystkich rzeczach. Takie zapisanie/przeniesienie naprawdę uwalnia spore zasoby umysłu. Mniej stresu!
Oczywiście by stresu było rzeczywiście mniej, musisz zabrać się za rozładowywanie koszyka. Robisz to w kolejnych etapach.
Analiza
Jak już pamiętasz odrzuciliśmy metody domowe, bo się nie sprawdziły. To samo dotyczy analizy. Tu trzeba wdrożyć parę konkretnych reguł by sprawnie przeanalizować cały koszyk spraw.
GTD proponuje Ci kilka istotnych reguł:
1. Rozpocznij od góry kolejki.
Nie zastanawiaj się co najpierw, nie zwlekaj - to tylko wymówki by szukać tej właściwej sprawy do przyjrzenia się najpierw. Na priorytety przyjdzie jeszcze czas, ważne byś już zaczął działać. Zobacz listę rzeczy, którą zgromadziłeś w koszyku i rozpoczynając od pierwszego z góry zadania rozpocznij analizę.
2. Zajmuj się TYLKO jedną sprawą
Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować poprzez robienie kilku rzeczy na raz. Bierzesz jedną rzecz i staraj się ją doprowadzić do końcowej decyzji.
3. Nigdy nie wrzucaj ponownie sprawy do koszyka
To właśnie pośrednia rzecz związana z punktem 2. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego z powrotem - bo powtórnie stracisz czas na zaznajomienie się z tematem. To bardzo nieefektywne. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.
4. Reguła dwóch minut
Jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, należy to zrobić od razu, a nie przenosić tego zadania do dalszego etapu.
OK. Masz już zebraną listę wszystkich spraw. Bierzesz pierwszą z rzeczy do rąk i analizujesz. Musisz w tym kroku odpowiedzieć sobie na pytanie:
Czy dana sprawa wymaga jakiegoś działania? (ang. Is it actionable?)
* jeśli nie (np. jest to jakaś informacja), możesz ją:
- przenieść do archiwum
- przenieść na listę "być może / w przyszłości" (ang. someday/maybe)
- usunąć/skasować - niech nie zaśmieca. Nie chomikuj bezsensownych rzeczy
* jeśli tak, odpowiadasz sobie cóż to za następna akcja/zadanie musi być zrobione? (ang. What's the next action?). Teraz podejmujesz decyzję odnośnie tego zadania - wybierz jedno z trzech:
- Zrób to (jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty)
- Deleguj dla innej osoby
- Zaplanuj na później (odłóż) - albo umieszczasz w kalendarzu gdy wiesz kiedy musisz/chcesz/możesz się tym zająć (np. konkretna data, lub wolny blok czasowy), albo umieszczasz na liście następnych zadań.
Organizowanie (porządkowanie)
Kontekst
Teraz czas na uporządkowanie tego co zostało Ci do zrobienia w wyniku analizy. GTD proponuje Ci organizowanie spraw w ramach kontekstów (np. praca, dom, nauka, zakupy, telefony do wykonania). Pozwoli Ci to grupować zadania i sprawniej je realizować - np. będąc w pracy zabierzesz się za wszystkie czekające zadania w obrębie tego kontekstu.
Projekty
Kolejnym z przydatnych terminów w GTD są projekty, czyli przedsięwzięcia, które grupują inne zadania a w efekcie przyniosą Ci konkretny rezultat:
* napisanie pracy magisterskiej
* organizacja wesela
* budowa serwisu www
czy też mniejsze sprawki:
* przygotowanie prezentacji
* odnowienie polisy OC/AC (analiza ofert, rozmowy z firmami, wybór oferty, przelew, podpisanie itd.)
Projekty służą lepszej organizacji skomplikowanych zadań: jeśli będziesz miał zadania enigmatycznie opisane np. ‘strategia' albo ‘napisanie pracy magisterskiej' - to właściwie nie wiesz co z tym zrobić. Zadania, które nie są dobrze opisane oraz proste w zrobieniu powinieneś zebrać w projekt, rozbić na mniejsze kawałki i je porządnie opisać. Jeżeli nie jesteś w stanie napisać co masz zrobić, to jak będziesz wiedział w jaki sposób się do tego zabrać? A gdy nie wiesz to zostawiasz na później - tak już to działa (a właściwie nie działa)
Napisanie pracy magisterskiej powinno, więc zostać projektem w ramach którego pojawią się zadania które możesz wykonać np.:
* umówienie wizyty z promotorem
* przygotowanie listy literatury
* wypożyczenie książek
* przygotowanie propozycji tematów pracy
* odszukanie i przejrzenie konstrukcji konspektu pracy
* przygotowanie konspektu (5 stron)
... itd.
Listy
W GTD do dyspozycji masz kilka list, które warto stosować:
1. Zadania oczekujące - czyli takie które delegowałeś komuś innemu i czekasz na rezultat
2. Być może / kiedyś - czyli parking pomysłów, zadań i projektów, które wydają Ci się ciekawe lub warte uwagi w przyszłości, jednak nie musisz nimi się obecnie zajmować. Tu dobrze jest listować Twoje różne błyskotliwe pomysły. Zapisując je na tej liście z jednej strony nie zaśmiecasz sobie dłużej nimi głowy, a z drugiej - nie zapominasz tych genialnych, olśniewających pomysłów.
Przegląd
By posuwać się naprzód z zadaniami do wykonania GTD narzuca Ci rygor codziennego przeglądu listy zadań do zrobienia - tak byś mógł wykonać to co sobie zaplanowałeś. Czyli innymi słowy byś nie przegapił tych ważnych i istotnych spraw. Przeglądanie listy załatwia Ci komfort działania - przeglądając rano listę wiesz co Cię czeka w ciągu dnia i nie zapomnisz np. ważnego spotkania, czy też przygotowania do tego spotkania.
GTD proponuje Ci również przegląd w perspektywie tygodnia. Podobnie jak Stephen Covey w swoim systemie planowania GTD wykorzystuje tydzień do planowania tych ważnych spraw, spojrzenie na swoje projekty z odpowiedniej perspektywy.
Realizacja
Najlepsze plany trzeba realizować, inaczej pozostają jedynie na kartce. Gdy już wiesz co robić (a po poprzednich etapach WIESZ) - nie zwlekaj i zrób to. Just do it!
GTD i na ten etap ma dla Ciebie kilka propozycji- tak by Ci było sprawniej, łatwiej i przyjemniej. Jednak po technikalia odsyłam do książki lub do netu.
Narzędzia GTD
Metoda GTD jest już tak popularna, że narzędzi wyrosło sporo. Sam używam:
RememberTheMilk.com - rewelacyjna, spolszczona aplikacja www z masą opcji w wersji darmowej. Jedną z przydatniejszych funkcjonalności jest integracja z google i praca w trybie offline, co umożliwia Ci pracę w samej przeglądarce nawet gdy połączenie jest niedostępne.
Do wyboru masz również takie narzędzia jak choćby:
* Nozbe.com
* Todoist.com
* Vital!st
* etc. rosną jak grzyby po deszczu
Po ich obszerny opis odsyłam tutaj. Szacunek dla autora za wnikliwą analizę i opis.
Miłego używania GTD :)
Jeśli masz jakieś pytania albo przemyślenia na temat GTD - zapraszam na forum dedykowane tematowi GTD.
Każdy z nas ma coraz więcej rzeczy do zrobienia i jak się okazuje, coraz trudniej jest się z tym uporać metodami wyłącznie domowymi - przypominające supełki, notatki w telefonie czy zapiski na kartce - to przy obecnej ilości spraw jaką przeciętny Kowalski, Ty czy ja mamy do załatwienia, nie wystarczają i wymagają mocnego wsparcia.
GTD jest metodą sprawnego, efektywnego doprowadzania swoich spraw do końca - zaproponowaną przez Davida Allena. Opisał ją w książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity", a po przetłumaczeniu na nasz ojczysty język książka trafiła pod strzechy jako: "Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań"
Jeśli masz kłopoty z ogarnięciem wszystkiego co masz do zrobienia i Twoje domowe metody nie zdały egzaminu - to radzę Ci zapoznać się z GTD.
Jak działa GTD?
Niektórzy mogą mieć wrażenie, że GTD to nic innego jak zebranie do kupy oczywistych rzeczy i żadna to filozofia. I będą mieli rację. Tyle, że jest skuteczna i warto ją stosować - a przecież o to w życiu chodzi, nieprawdaż?
Główne założenia GTD to redukcja Twojego stresu i realizacja Twoich planów, czyli spokojna głowa + skuteczne załatwianie spraw. Tu może parę sensownych słów z naszej pokaźnej encyklopedii wikipedia.pl:
„Celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym.
Według Allena dwa kluczowe elementy w zarządzaniu czasem to kontrola i perspektywa. Kontrolę nad zobowiązaniami zapewnia szczegółowy proces GTD, natomiast na perspektywę pozwala ujęcie bieżących zadań w kontekście sześciu poziomów:
1. Bieżące zadania
2. Bieżące projekty
3. Obszary odpowiedzialności
4. Cele roczne
5. Wizja na 5 lat
6. Całe życie"
Jak widzisz GTD obejmuje swoim zakresem całe Twoje życie, tylko że w przeciwieństwie od metod proponowanych przez Stephena Covey'a (autor 7 nawyków skutecznego działania) czy Anthony Robbinsa (Obudź w sobie olbrzyma i masę wykładów motywacyjnych) - przyjął metodę od szczegółu do ogółu. Najpierw patrzysz na swoje bieżące sprawki i z nimi się zmierzasz - dopiero potem skupiasz się na swoich celach życiowych. Jest to więc sposób „bliższa ciału koszula".
OK. To może trochę o praktycznym podejściu: jak zabrać się za usprawnienie swojego codziennego życia?
Allen zaproponował 5 kroków:
1. Kolekcjonowanie
2. Analiza
3. Porządkowanie
4. Przegląd
5. Realizacja
Kolekcjonowanie
Na początek zbierasz wszystkie swoje zadania, obowiązki, pomysły i plany w kupę. Allen proponuje kulturalniejszą nazwę: "koszyk". Może to być skrzynka odbiorcza w Twojej poczcie, notatnik, kartka papieru, lista todo, segregator na dokumenty, czy też cokolwiek innego, co da Ci obraz całości spraw, jakie na Ciebie czekają. Chodzi o to, byś podczas kolekcjonowania przeniósł wszystko z głowy do konkretnego miejsca. W ten sposób nie musisz już więcej pamiętać o wszystkich rzeczach. Takie zapisanie/przeniesienie naprawdę uwalnia spore zasoby umysłu. Mniej stresu!
Oczywiście by stresu było rzeczywiście mniej, musisz zabrać się za rozładowywanie koszyka. Robisz to w kolejnych etapach.
Analiza
Jak już pamiętasz odrzuciliśmy metody domowe, bo się nie sprawdziły. To samo dotyczy analizy. Tu trzeba wdrożyć parę konkretnych reguł by sprawnie przeanalizować cały koszyk spraw.
GTD proponuje Ci kilka istotnych reguł:
1. Rozpocznij od góry kolejki.
Nie zastanawiaj się co najpierw, nie zwlekaj - to tylko wymówki by szukać tej właściwej sprawy do przyjrzenia się najpierw. Na priorytety przyjdzie jeszcze czas, ważne byś już zaczął działać. Zobacz listę rzeczy, którą zgromadziłeś w koszyku i rozpoczynając od pierwszego z góry zadania rozpocznij analizę.
2. Zajmuj się TYLKO jedną sprawą
Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować poprzez robienie kilku rzeczy na raz. Bierzesz jedną rzecz i staraj się ją doprowadzić do końcowej decyzji.
3. Nigdy nie wrzucaj ponownie sprawy do koszyka
To właśnie pośrednia rzecz związana z punktem 2. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego z powrotem - bo powtórnie stracisz czas na zaznajomienie się z tematem. To bardzo nieefektywne. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.
4. Reguła dwóch minut
Jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, należy to zrobić od razu, a nie przenosić tego zadania do dalszego etapu.
OK. Masz już zebraną listę wszystkich spraw. Bierzesz pierwszą z rzeczy do rąk i analizujesz. Musisz w tym kroku odpowiedzieć sobie na pytanie:
Czy dana sprawa wymaga jakiegoś działania? (ang. Is it actionable?)
* jeśli nie (np. jest to jakaś informacja), możesz ją:
- przenieść do archiwum
- przenieść na listę "być może / w przyszłości" (ang. someday/maybe)
- usunąć/skasować - niech nie zaśmieca. Nie chomikuj bezsensownych rzeczy
* jeśli tak, odpowiadasz sobie cóż to za następna akcja/zadanie musi być zrobione? (ang. What's the next action?). Teraz podejmujesz decyzję odnośnie tego zadania - wybierz jedno z trzech:
- Zrób to (jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty)
- Deleguj dla innej osoby
- Zaplanuj na później (odłóż) - albo umieszczasz w kalendarzu gdy wiesz kiedy musisz/chcesz/możesz się tym zająć (np. konkretna data, lub wolny blok czasowy), albo umieszczasz na liście następnych zadań.
Organizowanie (porządkowanie)
Kontekst
Teraz czas na uporządkowanie tego co zostało Ci do zrobienia w wyniku analizy. GTD proponuje Ci organizowanie spraw w ramach kontekstów (np. praca, dom, nauka, zakupy, telefony do wykonania). Pozwoli Ci to grupować zadania i sprawniej je realizować - np. będąc w pracy zabierzesz się za wszystkie czekające zadania w obrębie tego kontekstu.
Projekty
Kolejnym z przydatnych terminów w GTD są projekty, czyli przedsięwzięcia, które grupują inne zadania a w efekcie przyniosą Ci konkretny rezultat:
* napisanie pracy magisterskiej
* organizacja wesela
* budowa serwisu www
czy też mniejsze sprawki:
* przygotowanie prezentacji
* odnowienie polisy OC/AC (analiza ofert, rozmowy z firmami, wybór oferty, przelew, podpisanie itd.)
Projekty służą lepszej organizacji skomplikowanych zadań: jeśli będziesz miał zadania enigmatycznie opisane np. ‘strategia' albo ‘napisanie pracy magisterskiej' - to właściwie nie wiesz co z tym zrobić. Zadania, które nie są dobrze opisane oraz proste w zrobieniu powinieneś zebrać w projekt, rozbić na mniejsze kawałki i je porządnie opisać. Jeżeli nie jesteś w stanie napisać co masz zrobić, to jak będziesz wiedział w jaki sposób się do tego zabrać? A gdy nie wiesz to zostawiasz na później - tak już to działa (a właściwie nie działa)
Napisanie pracy magisterskiej powinno, więc zostać projektem w ramach którego pojawią się zadania które możesz wykonać np.:
* umówienie wizyty z promotorem
* przygotowanie listy literatury
* wypożyczenie książek
* przygotowanie propozycji tematów pracy
* odszukanie i przejrzenie konstrukcji konspektu pracy
* przygotowanie konspektu (5 stron)
... itd.
Listy
W GTD do dyspozycji masz kilka list, które warto stosować:
1. Zadania oczekujące - czyli takie które delegowałeś komuś innemu i czekasz na rezultat
2. Być może / kiedyś - czyli parking pomysłów, zadań i projektów, które wydają Ci się ciekawe lub warte uwagi w przyszłości, jednak nie musisz nimi się obecnie zajmować. Tu dobrze jest listować Twoje różne błyskotliwe pomysły. Zapisując je na tej liście z jednej strony nie zaśmiecasz sobie dłużej nimi głowy, a z drugiej - nie zapominasz tych genialnych, olśniewających pomysłów.
Przegląd
By posuwać się naprzód z zadaniami do wykonania GTD narzuca Ci rygor codziennego przeglądu listy zadań do zrobienia - tak byś mógł wykonać to co sobie zaplanowałeś. Czyli innymi słowy byś nie przegapił tych ważnych i istotnych spraw. Przeglądanie listy załatwia Ci komfort działania - przeglądając rano listę wiesz co Cię czeka w ciągu dnia i nie zapomnisz np. ważnego spotkania, czy też przygotowania do tego spotkania.
GTD proponuje Ci również przegląd w perspektywie tygodnia. Podobnie jak Stephen Covey w swoim systemie planowania GTD wykorzystuje tydzień do planowania tych ważnych spraw, spojrzenie na swoje projekty z odpowiedniej perspektywy.
Realizacja
Najlepsze plany trzeba realizować, inaczej pozostają jedynie na kartce. Gdy już wiesz co robić (a po poprzednich etapach WIESZ) - nie zwlekaj i zrób to. Just do it!
GTD i na ten etap ma dla Ciebie kilka propozycji- tak by Ci było sprawniej, łatwiej i przyjemniej. Jednak po technikalia odsyłam do książki lub do netu.
Narzędzia GTD
Metoda GTD jest już tak popularna, że narzędzi wyrosło sporo. Sam używam:
RememberTheMilk.com - rewelacyjna, spolszczona aplikacja www z masą opcji w wersji darmowej. Jedną z przydatniejszych funkcjonalności jest integracja z google i praca w trybie offline, co umożliwia Ci pracę w samej przeglądarce nawet gdy połączenie jest niedostępne.
Do wyboru masz również takie narzędzia jak choćby:
* Nozbe.com
* Todoist.com
* Vital!st
* etc. rosną jak grzyby po deszczu
Po ich obszerny opis odsyłam tutaj. Szacunek dla autora za wnikliwą analizę i opis.
Miłego używania GTD :)
Jeśli masz jakieś pytania albo przemyślenia na temat GTD - zapraszam na forum dedykowane tematowi GTD.
Licencja: Creative Commons
