Zanim zaczniesz się organizować najpierw musisz uświadomić sobie najważniejszą zasadę: nie da się zarządzać czasem, ten jest niezmienny. To nad czym można pracować to my sami, nasze nawyki i zachowania. To normalne, że zdarza się myśleć, że czasu jest za mało, ale wiele zależy od nas. Efektywna praca to taka, dzięki której możesz wygospodarować czas na obowiązki i życie prywatne. Przed wami kilka rad jak to osiągnąć.
1. Nie zaczynaj pracy bez planu. W przeciwnym razie skończy się na robieniu mnóstwa mniej potrzebnych rzeczy i pod koniec dnia przypomnisz sobie, że naprawdę pilne sprawy nadal czekają na realizację. Zrób listę spraw, które musisz załatwić wraz z szacunkowym czasem wykonania . Odhaczaj każdą tuż po wykonaniu. Taka metoda działa też bardzo mobilizująco.
2. Zaplanuj to co nieoczekiwane. Nie można przewidzieć wszystkiego co się wydarzy. Nawet jeśli dzień zapowiada się spokojnie i do pracy zabierasz się leniwie, za chwilę może okazać się, że masz dodatkowe zadanie i cały twój plan legnie w gruzach. Zaplanuj 60% dnia, resztę zostaw dla sytuacji nagłych i na odpoczynek, przecież wiesz, że będzie ci potrzebny.
3. Nie daj się skusić sieci. Pracując często korzystamy z internetu, który kusi mnóstwem stron i aplikacji. Wchodząc na nie marnujesz czas, a dodatkowo się rozpraszasz i spowalniasz pracę. Owszem przerwy są potrzebne, ale jeśli i tak siedzisz w ich trakcie przed komputerem, ten kilkuminutowy odpoczynek jest nieskuteczny.
4. Na zmianę. Efektywna praca to także taka, która nie męczy. Dlatego racjonalnie musisz dostosować plan do siebie. Jeśli na początku dnia masz mnóstwo energii zajmij się tym co jest najbardziej uciążliwe. Nie dość, że szybciej pozbędziesz się problemu to ukończenie trudnego zadania podziała mobilizująco na resztę dnia. Po wytężonej pracy zrób sobie przerwę np. na napisanie maili.
5. Za dużo na raz. To kwestia bardzo indywidualna. Fakt, że nie potrafisz skupić się na wykonywaniu kilku zdań jednocześnie nie znaczy, że nie możesz efektywnie pracować. Zajmując się tylko jedną sprawą możesz skończyć ją wcześniej, ostateczny bilans między wielozadaniowością a pracą „linearną” jest więc taki sam.
6. Korzystaj z organizatorów czasu. Jest wiele internetowych aplikacji, które ułatwiają uporządkować sprawy. Najpopularniejsze to Remember The Milk, Simplenote, Springpad, TeuxDeux.
7. Czasem odpuść. Siłownia, hiszpański, kurs tańca i szkolenie z umiejętności autoprezentacji to bardzo dobre sposoby na konstruktywne spędzanie wolnego czasu. Uatrakcyjniają czas miedzy pracą a domem, ale nie wszystkie na raz. Dodatkowe zajęcia tak, ale jeśli przestają sprawiać przyjemność to znaczy, że przesadzasz i musisz zwolnić. Organizm sam zaczyna domagać się odpoczynku i jeśli najlepiej regeneruje się w pozycji leżącej na kanapie czasem warto go posłuchać.
8. Rób notatki z tego co robisz, zwłaszcza jeśli pracujesz w domu i brakuje ci samodyscypliny. Przez dwa tygodnie spisuj każdą czynność jaką robisz (od pójścia do toalety po przeprowadzone spotkanie, odbieranie telefonów, czy przerwę w pracy). Notuj również ile czasu zajmuje każda z tych czynności. Analizując potem dane zobaczysz na co poświęcasz zbyt dużo czasu i w którym momencie dnia możesz zyskać na efektywności.
