Jak zatem wyjść z oficjalnego spotkania „obronną ręką”, zaskarbiając sobie przychylność kontrahentów? Wystarczy zastosowanie się do kilku podstawowych rad.
Dobre pierwsze wrażenie
Przede wszystkim czasy, w których stawiało się na wizerunek twardego, niewzruszonego bez względu na wszystko biznesmena, dawno odeszły do lamusa. Mile widziany w pierwszym kontakcie z potencjalnym klientem czy nieznanym nam przedstawicielem konkurencyjnej firmy jest więc szczery uśmiech. Ogromne znaczenie może mieć także pierwsze wrażenie, jakie wywrzemy. Warto więc naprawdę solidnie przyłożyć się do „odrobienia lekcji”, by uzyskać pożądany efekt.
Kłopotliwy dress code
Schludność, elegancja i prostota - w tych trzech słowach można by zamknąć istotę dobrego biznesowego wyglądu. Dress code w Polsce wciąż jest jednak czymś nowym. Bardzo często ubieramy się intuicyjnie, bez jego znajomości. I nie byłoby w tym zapewne nic złego, gdyby nie fakt, że diabeł tkwi w szczegółach. Dobrze jest więc mieć nie tylko oczywistą świadomość, że połączenie dżinsów i T-shirtu nie zapewni nam sukcesu w biznesie, ale choćby również, że ciemne, stonowane barwy sugerują powagę i prestiż, żywe - pokazują naszą aktywność i świadczą o dynamizmie, a metaliczne – symbolizują bogactwo i przepych. Jeśli firma nie posiada jasno określonych reguł dotyczących ubioru pracowników, za uniwersalne należy uznać spokojne, nasycone kolory (ale uwaga - czarny coraz częściej bywa uznawany za zbyt „pogrzebowy”!). Panom więc proponuje się szare bądź granatowe garnitury, odpowiednio dobrany do nich krawat oraz koszulę, która powinna stanowić najjaśniejszy element całego stroju, paniom - bluzki oraz nie krótsze niż do kolan spódnice lub spodnie w odcieniach brązu, beżu czy szarości. Dopełnieniem kobiecego stroju powinien być staranny, ale subtelny makijaż i fryzura oraz buty z zakrytymi palcami, a nawet odpowiednio dobrany lakier do paznokci - nie ma tu miejsca na ekstrawagancję, podobnie jak wykluczone są zbyt głębokie dekolty czy za krótkie spódniczki.
Bez względu na płeć należy także zadbać o jakość teczek, aktówek, wizytowników itp. Odpowiedni wygląd „biznesowych” dodatków już w pierwszej chwili poinformuje rozmówcę o naszym profesjonalizmie i wadze, jaką przykładamy do swojego image’u.
Czytaj między wierszami
Nieodłącznym elementem porozumiewania się ludzi jest komunikacja niewerbalna. Trudno dziś wyobrazić sobie kogoś, kto nie znałby znaczenia przynajmniej kilku podstawowych gestów ciała. Świadomość, że - często niezamierzenie - przekazujemy rozmówcy dodatkowe informacje i sugestie, jest niezmiernie ważna w biznesie. Może stanowić kluczowy element w uzyskaniu przewagi nad partnerem negocjacji. Warto więc pamiętać o najbardziej popularnych znakach. Stukanie palcami w stół czy biurko pokaże, że jesteśmy zdenerwowani, zaciśnięcie pięści, że nie jesteśmy skorzy do negocjacji, tylko zamknięci. Skrzyżowane ramiona w połączeniu z sylwetką pochyloną do tyłu zakomunikują interlokutorowi, że cechuje nas zbytnia pewność siebie, a unoszenie ramion najprawdopodobniej zostanie zinterpretowane jako zwątpienie. Pomocną pozycją ciała może okazać się natomiast wyraźne zwrócenie się w kierunku partnera - to niewerbalny sposób na okazanie zainteresowania tym, co mówi. Dobrze jest też zapanować nad swoim wzrokiem. Zaleca się stałe patrzenie w oczy rozmówcy - jednak nie w sposób zbyt nachalny, bo może to zostać źle odebrane i spowodować dyskomfort. Z kolei rozbiegany wzrok oznacza lekceważenie, a unikanie kontaktu poświadczy nasze zakłopotanie lub będzie sygnałem o braku rzetelności.
Skuteczny „small talk”
Profesjonalny wygląd i odpowiednie zachowanie - w tym body language - to nie jedyne czynniki, które mogą zaważyć na przyszłości naszych biznesowych kontaktów. Budowanie dobrych relacji zawodowych to także, a może przede wszystkim, rozmowy - również te niezobowiązujące, z angielskiego określane mianem „small talk”. O czym? Zasadniczo: nie o pracy. Jest wiele uniwersalnych tematów, które możemy wykorzystać, rozpoczynając (choćby podczas bankietu) konwersację z klientem czy partnerem biznesowym. Aktualne wydarzenia, fachowa literatura, pogoda - to tylko niektóre z nich. Ważne jest sformułowanie pierwszego pytania lub myśli w taki sposób, by interlokutor miał pole manewru do dalszej rozmowy. Ułatwić kontakt mogą gratulacje z powodu udanego wystąpienia lub inny szczery komplement. Faux pas popełnimy, zwierzając się rozmówcy z osobistych problemów czy narzekając. W trakcie całej, trwającej zazwyczaj piętnaście do dwudziestu minut rozmowy, należy pamiętać o realizacji funkcji fatycznej wypowiedzi, czyli informowaniu partnera, że go słuchamy. Można to zakomunikować, używając zwrotów w rodzaju „ach tak” czy „rozumiem”. Dyskusja powinna zakończyć się podziękowaniem za możliwość jej odbycia oraz wyrażeniem nadziei na ponowienie kontaktu w najbliższym czasie.
Biznesowy savoir-vivre
Zasadniczą różnicą między towarzyskim a biznesowym savoir-vivrem jest pierwszeństwo wieku i płci - w pierwszym przypadku oraz rangi i stanowiska - w drugim. Kontakty biznesowe preferują więc równouprawnienie - docenia się tu nie elementy, na które nie mamy wpływu, ale działania i osiągnięcia, a więc to, na co każdy z nas samodzielnie pracuje. W skrócie zasady dotyczące podawania ręki, zajmowania określonego miejsca przy stole itp. można określić „prawem gospodarza, klienta i zwierzchnika”. Gospodarz nie tylko wskazuje gościom krzesło, ale także jako pierwszy wyciąga dłoń podczas przywitania. Sytuacja ta jednak zmienia się diametralnie, kiedy przypadkiem spotyka klienta, który - jako jego „pracodawca” - tym razem stoi w hierarchii wyżej.
Nieprzypadkowe jest także zajmowanie miejsc w samochodzie. Tu możemy mieć do czynienia z dwiema sytuacjami. W pierwszym przypadku auto prowadzi osoba „z zewnątrz”, niezaangażowana w rozmowy, najważniejsze miejsce znajduje się po przekątnej, z tyłu po prawej. Dalsze to odpowiednio: po lewej, środkowe i z przodu. W przypadku, gdy do samochodu wsiada prezes wraz z asystentem, do dyspozycji zwierzchnika (jeśli nie zarządzi inaczej) z reguły pozostawia się cały tył, a pracownik lokuje się z przodu. Kiedy samochodem kieruje osoba należąca do grupy prowadzącej rozmowy, najważniejsze miejsce znajduje się przy kierowcy. Kolejne są analogiczne do sytuacji poprzedniej.
Diabeł tkwi w szczegółach
Warto pamiętać też o „drobniejszych” kwestiach, które mogą wpłynąć na to, jak zostaniemy odebrani. W trakcie spotkania można odebrać jedynie rozmowę służbową, a nawet w takim przypadku należy mówić stłumionym głosem i możliwie najszybciej ją zakończyć (dobrze widziane jest też wyjście z pomieszczenia na czas konwersacji).
Wizytówki wręczamy wszystkim na początku formalnych spotkań, na konferencjach i podczas bankietów - jedynie tym osobom, z którymi chcemy nawiązać bliższy kontakt. Otrzymanemu biletowi wizytowemu przyglądamy się przez chwilę, po czym chowamy go z należytym szacunkiem do etui. W złym tonie jest bawienie się wizytówką, wyginanie jej itp.
Kieliszki trzymamy za nóżkę, a do szwedzkiego stołu podchodzimy, nie tłocząc się zbytnio i pamiętając, że zapewne jest na nim wiele dań, które nie wyglądają zbyt dobrze na jednym talerzu.
Wyjątek potwierdza regułę
Zasady etykiety biznesowej nie obowiązują w windzie. Aby uniknąć tamowania ruchu, w pierwszej kolejności wsiada i wysiada osoba, która jest najbliżej. Przepuszczenie osoby wyższej rangą jest oczywiście możliwe - jeśli tylko nie stanowi kłopotu - nie wiąże się z przestojem czy koniecznością przesuwania innych.
Bywa, że niektórzy w kontaktach biznesowych kierują się własną, nieco zmodyfikowaną wersją savoir-vivre, uwzględniając chociażby szczególne traktowanie kobiet, tak charakterystyczne przecież dla zasad grzeczności towarzyskiej. Dobrze jest więc czasem dostosować się do sytuacji, w której się znaleźliśmy.
