Oto pięć strategii zarządzania czasem, które pozwalają osiągnąć więcej w krótszym czasie:
1: Umiejętnie korzystaj z prawa Parkinsona
Na pewno kojarzysz „syndrom studenta”, prawda? 90% studentów odkłada naukę, czy przygotowanie pracy zaliczeniowej na sam koniec. Siadają na noc przed egzaminem i wkuwają materiał, którego opanowanie normalnie zajęło by kilka tygodni.
Parkinson na podstawie swoich badań, zaobserwował ciekawe zjawisko. Polega ono na rozwlekaniu czynności wraz z ilością czasu, którą chcemy na nią poświęcić. I więcej poświęcisz czasu na wykonanie danej czynności, tym więcej czasu zajmie Ci jej wykonanie!
Jaki jest z tego wniosek?
Ustalaj krótkie terminy. Staraj się ustalić minimalny termin w którym wykonasz daną pracę. Zapoznaj się z metodą łańcucha krytycznego aby jeszcze efektywniej korzystać z tego prawa.
2: Przestań odkładać na później!
Jeśli masz coś zrobić, zrób teraz. Ciekawy model zarządzania sprawami opracował David Allen (GTD). Jeśli pojawi się jakaś sprawa do wykonania, to:
Jeśli ma zająć mniej niż 2 minuty, wykonaj natychmiast
Jeśli ma zająć więcej, niż 2 minuty, zaplanuj (wpisz do kalendarza/listy rzeczy do wykonania)
Jeśli nie warto jej wykonywać, pozbądź się jej (wyrzuć, zdeleguj, przesuń do spraw które może kiedyś zrobisz)
3: Ustalaj priorytety
Nie ma nic gorszego niż długa lista rzeczy do zrobienia, a Ty nie wiesz za co się teraz zabrać. Ustalaj priorytety wg tego, co jest dla Ciebie ważne i pilne. Dobrym a zarazem prostym rozwianiem jest metoda ABCDE, gdzie:
A – rzeczy które musisz zrobić, a niezrobienie będzie się wiązało z poważnymi konsekwencjami
B – rzeczy które powinieneś zrobić, konsekwencje łagodniejsze niż w A
C – coś, co miło byłoby zrobić, brak konsekwencji
D – do delegowania komuś innemu
E – do eliminacji
Mając więcej zadań w jednej kategorii, uszereguj je wg pilności: A1, A2, B, C1, C2, C3 itd. Zawsze wykonuj najpierw zadania A, potem B, potem C itd. Nie przechodź do niższej kategorii, póki nie ukończysz wszystkich z wyższej.
4: Koncentruj się na zadaniu
Minuta pracy w pełnej koncentracji jest wydajniejsza, niż 10, 15 a nawet 30 minut pracy z mniejszą koncentracją. Wyłącz telefony, zamknij drzwi, odłącz się od Internetu jeśli z niego nie musisz korzystać. Skup się na swoim zadaniu i wytrwaj tak długo, aż ukończysz swoje zadanie. Jeśli musisz dłużej pracować, co godzinę zrób sobie przerwę i odpręż się.
5: Deleguj wszystko, czego nie musisz sam wykonać.
Delegowanie to najważniejsza umiejętność menedżera. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i nie masz ludzi do pomocy, poszukaj kogoś przez Internet, zapytaj znajomych, rozejrzyj się na forach. Część czynności które wykonujesz, na pewno można komuś zlecić!
Pozdrawiam,
Marcin Kijak
