Aby dana nieruchomość mogła być sprzedana musi być ona przede wszystkim konkretnie określona. Dane uzyskane z ewidencji gruntów i budynków stanowią podstawową informację o nieruchomościach, potrzebną do zawarcie transakcji.
Zadaniem geodetów w procesie sprzedaży nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego jest dostarczanie informacji o oznaczeniu nieruchomości, powierzchni nieruchomości, rodzaju użytków gruntowych i ich klas gleboznawczych i ich powierzchni w obrębie nieruchomości, dane dotyczące sieci uzbrojenia terenu, a także opis budynków, w skład którego należy ich położenie, przeznaczenie, funkcja użytkowa i ogólne dane techniczne. Dane te są niezbędne do określenia wartości nieruchomości a tym samym do wyznaczenia ceny wywoławczej zbywanej nieruchomości.
Jednym z początkowych etapów trybu przetargowego jest sporządzenie przez geodeta Olsztyn wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten zawiera takie dane ewidencyjne jak: oznaczenie i powierzchnie nieruchomości, rodzaj użytków i ich klasy, oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości a także opis budynków i innych składników majątkowych przeznaczonych do sprzedaży. Informacje dotyczące oznaczenia sprzedawanej nieruchomości zawarte są również w ogłoszeniu o przetargu, w protokole z przeprowadzonego przetargu, który stanowi podstawę do zawarcia umowy, oraz w zawiadomieniu o pierwszeństwie nabycia nieruchomości, które otrzymują osoby biorące udział w sprzedaży bezprzetargowej. Uregulowanie stanów prawnych gruntów będących własnością Skarbu Państwa ma również istotne znaczenie dla postępowań administracyjnych takich właśnie jak sprzedaż nieruchomości. Strony tych postępowań, a więc osoby i jednostki pełniące funkcje właścicielskie w imieniu Skarbu Państwa winny być ustalone w sposób jednoznaczny i dokładny. Sprzedaż, przekazywanie w zarząd lub dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa z reguły winna być związana z okazaniem stronie kupującej punktów granicznych tak, aby zakres własności był bezsporny i geodezyjnie określony zarówno co do położenia znaków granicznych jak i powierzchni. Ma to istotne znaczenie dla wyeliminowania późniejszych skarg i roszczeń.
