W działalności gospodarczej zawsze przychodzi dzień, gdy podejmujemy decyzję o inwestycji, dzięki której nasza firma się rozwinie. Decyzja poprzedzona jest przeważnie długim rozmyślaniem i badaniem tematu. Każdą inwestycję, nieważne czy jest to kilka tysięcy na wdrożenie nowej usługi, czy też kilkaset na adaptację nieruchomości, należy przemyśleć z każdej strony i wszystko szczegółowo zaplanować. Pozwoli to uniknąć błędów, niepotrzebnych kosztów, a nawet zwrotu otrzymanej dotacji.
Proces wnioskowania należy rozpocząć od przyporządkowania inwestycji do odpowiedniego programu wsparcia. Poszczególne programy przeznaczone są dla firm według ich wielkości oraz lokalizacji na terenach miejskich lub wiejskich. I tak, ogólnie dla przedsiębiorstw „wiejskich” odpowiedni będzie Program Rozwoju Obszarów Wiejskich (PROW), a dla firm „miejskich” Regionalne Programy Operacyjne. O dotacje z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka mogą ubiegać się firmy planujące inwestycje w e-biznes. Przystąpienie do przygotowania dokumentacji konkursowej poprzedza się analizą instrukcji wypełnienia wniosku, regulaminu konkursu, listy wskaźników projektowych oraz podręcznika i wytycznych dla beneficjenta. Dokumentacja obejmuje sam wniosek o dofinansowanie, biznesplan oraz załączniki dotyczące firmy. Po zapoznaniu się z tymi pozycjami nadchodzi czas na przygotowanie dokumentów konkursowych. W tym czasie, o ile nie dysponujemy własną gotówką, organizujemy środki na pokrycie kosztów inwestycji. Niezbędną kwotę można pożyczyć, np. w banku lub regionalnym funduszu pożyczkowym.
Właściwe przygotowanie dokumentacji jest największym wyzwaniem: im więcej czasu zajmie poprawna analiza i przygotowanie projektu, tym większa szansa na otrzymanie pieniędzy i późniejsze wdrażanie inwestycji. Czas, który należy poświęcić na porządne opracowanie projektu, wynosi średnio od 2 do kilku miesięcy. Konkursy ogłaszane są zwykle tylko raz w roku. Przygotowaną dokumentację konkursową składa się wyłącznie w czasie trwania naborów. Aby zdążyć warto odpowiednio wcześniej zgromadzić wszystkie niezbędne załączniki. Ocena wniosku trwa średnio 6 miesięcy. W tym czasie nasz projekt oceniany jest pod kątem formalnym i merytorycznym. Na zakończenie otrzymuje się punkty: jeżeli będzie ich wystarczająco dużo, projekt dostanie pozytywną ocenę i promesę dofinansowania. Wybierane są tylko projekty najlepsze! Po otrzymaniu promesy i podpisaniu umowy z instytucją zarządzającą danym programem, przystępujemy do realizacji inwestycji. Ściśle przestrzegane powinny być terminy ujęte w harmonogramie rzeczowo – finansowym, koszty oraz rodzaje prac zawarte w projekcie. Należy również pamiętać zbieraniu dokumentacji związaną z inwestycją, np. oferty, zapytania, faktury, umowy o roboty budowlane, listy płac itp.). W związku z tym, że dotacje dla przedsiębiorstw przyznawane są na zasadzie refundacji, inwestycje realizuje się z własnych środków, najczęściej pożyczonych. Po rozliczeniu inwestycji otrzymamy zwrot kosztów w wysokości przyznanej dotacji. Rozliczenie polega głównie na skompletowaniu i opisaniu dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Dotacja jest wypłacana po pozytywnej weryfikacji dokumentów i kontroli w miejscu inwestycji.
Po zakończeniu realizacji inwestycji przy wsparciu dotacji unijnych przedsiębiorca jest zobowiązany do zachowania trwałości projektu przez okres co najmniej 3 lat. W tym czasie rezultaty projektu nie mogą ulec większym zmianom. Dlatego warto starannie przygotować i przeprowadzić cały proces, aby inwestycja bez problemów przyczyniła się do szybkiego rozwoju naszej firmy.
