Wirtualny sekretariat wypełnia ten sam zakres obowiązków, co tradycyjna sekretarka „z krwi i kości”. Rozpoczynając od tak typowych prac, jak odbieranie telefonów, odbieranie i odpowiadanie na listy oraz e-maile, prowadzenie dokumentacji, rejestrowanie działalności firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym, Urzędzie Skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także Głównym Urzędzie Statystycznym. Ponadto korzystając z usług wirtualnego sekretariatu otrzymujemy kompleksowe doradztwo z zakresu prawno-księgowego.
Usługi sekretarskie reklamowane są przez firmy, jako te najwyższej jakości, w pełni profesjonalne. Szczególnie jeżeli chodzi o kwestię obsługi klienta, zarówno w kontakcie telefonicznym, jak i osobistym. Pracownik wirtualnego sekretariatu reklamowany jest jako osoba znająca wszystkie zasady etykiety biznesu w kontaktach interpersonalnych. To bardzo ważne ponieważ to właśnie ta osoba, zaznajamiając się wcześniej z obowiązującymi w naszej firmie standardami, będzie po części reprezentować nasze interesy.
Pracownicy wirtualnego sekretariatu odpowiedzialni są również za organizowanie spotkań biznesowych. Począwszy od ustalania ich dogodnego terminu, przez informowanie innych osób o spotkaniach. Pamiętajmy, że to właśnie wirtualne biuro, w pakiecie którego jest wirtualny sekretariat, jest w stanie zapewnić nam w pełni wyposażona salę na potrzeby konferencji.
Firmy oferujące usługi sekretarskie pomogą nam również w wykreowaniu oczekiwanego przez nas wizerunku naszej firmy, a także wypromują naszą działalność w sieci. Każde inne zadanie wykonywane może być przez sekretariat na specjalne życzenie klienta, który powierzyć może mu nawet zadanie przeprowadzania rekrutacji pracowników.
Podsumowując, korzyści wynikających z opłacania wirtualnego sekretariatu dla naszej firmy jest bardzo wiele. Redukcja kosztów, wykwalifikowani pracownicy, oszczędność czasu, jednak i tu pojawić się musi jakieś „ale”. Bardziej sceptyczni przedsiębiorcy mają bowiem wątpliwości, czy jedna osoba prowadząca sekretariat kilku, a nawet kilkunastu firm jest w stanie rzetelnie wypełniać wszystkie swoje obowiązki? A co jeżeli zdarzy się tak, że jedna osoba będzie dbała o interesy dwóch konkurencyjnych firm?
Jak zawsze, tam gdzie są plusy odnaleźć można również minusy. Nie inaczej jest z korzystaniem z usług wirtualnych biur czy sekretariatów. Ważne, aby potrafić przeprowadzić obiektywny bilans korzyści.
